Krisis public relations (PR) bisa menjadi mimpi buruk bagi Anda yang menjalankan bisnis. Hal yang tidak disangka ini dapat merusak atau membunuh bisnis yang sudah lama Anda bangun.
Kondisi ini terjadi ketika peristiwa atau ulasan negatif telah memengaruhi reputasi sebuah brand atau bisnis. Dikutip dari Reputation X, pada kondisi yang lebih parah, diperlukan waktu bertahun-tahun untuk pulih dari masalah ini.
Untungnya, bagaimana perusahaan merespon hal ini dapat menentukan seberapa besar kerugian atau dampak yang harus diterima.
Kali ini, RadVoice Indonesia akan mencoba membagikan langkah-langkah menangani krisis public relations agar Anda dapat menjawab tantangan dari situasi yang menegangkan ini.
Langkah-langkah Menangani Krisis Public Relations
Memahami cara menangani krisis public relations adalah fondasi utama untuk meminimalisir dampak yang mungkin terjadi. Berikut adalah beberapa strategi untuk melewati badai PR di perusahaan Anda.
1. Membentuk Tim Respons
Terlepas dari ukuran perusahaan Anda, menangani krisis public relations tidak bisa dilakukan seorang diri. Ketika dilakukan sendirian, Anda harus menjawab berbagai pertanyaan, dan di waktu yang bersamaan, harus mendapatkan informasi dan mencari solusi untuk menyelesaikan akar penyebab krisis yang terjadi.
Menanganinya dengan membuat tim respon krisis public relations secara khusus akan membantu mendistribusikan beban kerja secara merata. Hal ini juga membuat Anda fokus untuk menyelesaikan masalah di balik layar.
Terbentuknya tim respons dalam kondisi krisis juga akan membantu memastikan fungsi public relations dalam perusahaan bekerja sebagaimana mestinya.
2. Identifikasi Pihak Terdampak
Sebelum berkomentar kepada media mengenai krisis yang terjadi pada perusahaan, Anda perlu menyelidiki fakta dan mengidentifikasi siapa yang terdampak.
Tim respons yang sebelumnya sudah dibentuk harus membantu mengumpulkan semua fakta. Ini agar Anda atau perusahaan dapat bekerja menangani krisis dengan informasi yang cukup lengkap.
Berempati dengan pihak yang terkena dampak. Mengatakan apa yang sebenarnya terjadi dan sedang adanya upaya yang dilakukan tim respons adalah sesuatu yang bijak.
Hal ini juga untuk memastikan apakah para pihak terdampak atau terkait telah mendapatkan penangguhan hukuman atau kompensasi atas pengalaman buruk mereka dengan perusahaan Anda.
3. Buat Pernyataan atau Siaran Pers
Masih ingat dengan manfaat press release untuk perusahaan? Salah satunya adalah sebagai sarana penanganan atau menyampaikan respons atas krisis public relations yang terjadi.
Pernyataan pertama yang harus disampaikan kepada media serta khalayak umum adalah tanggapan awal untuk mengatasi masalah tersebut.
Tim respons krisis public relations harus membuat pesan yang paling jujur dan transparan. Jelaskan juga tentang apa yang telah atau akan dilakukan tim eksekutif Anda untuk mengatasi masalah tersebut.
Publik dan pemangku kepentingan terkait akan meminta pertanggungjawaban perusahaan atas semua yang dikatakan oleh tim respons atau tim krisis PR. Jadi, sampaikan pesan atau respons dengan jelas dan konsisten.
4. Monitor Situasi
Saat berada di tengah kondisi krisis public relations, Anda harus tetap berada di garda terdepan dalam situasi apa pun. Pantau kondisi di sekitar dan mainkan peran Anda sebagai bagian dari tim krisis dengan baik.
Misalnya, salah satu peran utama tim media sosial Anda adalah mengamati apa yang orang katakan tentang krisis di perusahaan Anda melalui jaringan media sosial. Ingatlah bahwa peran media sosial untuk public relations dapat memperkuat pengaruh publik, baik dalam hal positif dan sebaliknya.
Selain media sosial, perhatikan juga beberapa hal terkait:
- Respons atas siaran pers
- Pernyataan karyawan yang di luar kontrol
- Komentar publik atau pelanggan
- Reaksi pesaing
5. Bicara pada Media
Media menentukan efektivitas upaya manajemen krisis Anda. Alat manajemen krisis Anda dapat berdampak negatif atau positif, tergantung bagaimana Anda menjawab pertanyaan dan spekulasi publik.
Cara terbaik untuk mencegah krisis organisasi Anda disalahartikan oleh media adalah berbicara atau merangkul media.
Perusahaan media biasanya ingin berbicara dengan seseorang yang bertanggung jawab untuk mendapatkan cerita dari sisi perusahaan. Pilihlah juru bicara yang bisa memastikan pesan Anda tersampaikan dengan jelas dan mewakili perusahaan secara positif.
Jangan lupa untuk mempelajari bagaimana cara menjawab pertanyaan media saat melakukan konferensi pers.
Kesimpulan
Strategi manajemen krisis public relations yang baik adalah sebuah tameng yang dibutuhkan perusahaan untuk bertahan dari publisitas buruk. Lakukan beberapa langkah penting berikut sewaktu menangani krisis PR.
- Membentuk tim respons
- Identifikasi pihak terdampak
- Membuat press release
- Monitor situasi
- Menemui atau berbicara pada media
Beberapa strategi di atas harus dilakukan dengan hati-hati tanpa menyerang dan menyalahkan orang lain. Tidak hanya itu, mengatasi situasi dengan respons terukur merupakan salah satu kunci agar perusahaan Anda tetap berada di puncak, meskipun sedang menghadapi krisis public relations.
