Saat mengirimkan sebuah press release, biasanya PR juga akan melampirkan lembar fakta atau fact sheet sebagai informasi tambahan.

Mengutip academic.udayton.edu, fact sheet adalah dokumen yang berisi fakta, biasanya terdiri dari satu hingga dua halaman. Lembar fakta memiliki informasi latar belakang utama untuk media, pemangku kepentingan, dan konsumen.

Jika dilihat dari fungsinya, fact sheet tidak berbeda jauh dari siaran pers. Hanya saja, lembar fakta disampaikan dengan kalimat lebih singkat atau berupa poin.

Biasanya, seorang praktisi PR memberikan informasi tambahan dalam lembar fakta, seperti perjalanan perusahaan atau data penunjang dari produk yang akan diluncurkan.

Fact sheet memang penting karena lembar fakta mempermudah wartawan saat akan mengolahnya menjadi sebuah artikel di media massa.

Sebelum menulis fact sheet, Anda sebaiknya mencari tahu tujuannya. Jika Anda belum tahu, mungkin proses penulisan lembar fakta akan terasa menyulitkan karena Anda kesulitan membayangkan siapa pembaca artikel tersebut.

Sebuah lembar fakta biasanya berisi beberapa hal sebagai berikut.

Hal Penting dalam Fact Sheet

RadVoice Indonesia telah merangkum hal penting yang harus Anda tulis dalam sebuah lembar fakta. Berikut ulasannya.

1. Company Overview

Hal pertama yang harus ditulis dalam sebuah fact sheet adalah company overview.

Wartawan mungkin tidak memiliki waktu jika Anda menyampaikan company overview dengan panjang karena memerlukan waktu untuk membacanya.

Anda dapat memanfaatkan lembar fakta jika ingin menyampaikan tentang perusahaan dengan kalimat yang singkat padat dan jelas.

Mengutip NerdWallet, company overview adalah bagian dari rencana bisnis yang memberikan dasar-dasar dan latar belakang perusahaan.

Biasanya company overview diberikan ketika Anda baru memulai bisnis atau ingin melakukan ekspansi terhadap bisnis perusahaan.

Seorang wartawan mungkin membutuhkan informasi ini ketika ingin menulis tentang perusahaan atau perkembangan bisnis Anda.

2. Detail Produk

Detail tentang produk dari suatu perusahaan juga dapat Anda tulis dalam lembar fakta.

Dalam TheGood dijelaskan, detail produk merupakan salah satu hal penting untuk diketahui seseorang sebelum membeli barang.

Selain itu, detail produk juga dapat memberikan informasi terhadap produk kompetitor Anda.

Seorang wartawan mungkin akan menulis artikel review produk sehingga memerlukan informasi yang sangat detail.

Nah, di sinilah lembar fakta dibutuhkan. Anda tidak perlu lagi melakukan wawancara secara khusus, sebab informasi dalam lembar fakta dapat menjadi landasan untuk wartawan mengulas produk.

Untuk menulis fact sheet terkait lembar produk, Anda dapat menyampaikannya dengan poin atau berupa tabel.

Cara ini mungkin akan lebih disukai oleh wartawan, sebab mereka tidak kesulitan dalam mencari data terkait produk tersebut.

Berikan data yang akurat terkait produk yang akan diluncurkan, sehingga wartawan tertarik untuk mengangkat informasi terkait produk Anda ke media massa.

3. FAQ

Mengutip blog.bit.ai, lembar fakta juga dapat berisi Frequently Asked Questions (FAQ) atau daftar pertanyaan yang sering ditanyakan publik.

Biasanya, seseorang akan mencari halaman FAQ ketika ingin mendapatkan informasi lebih banyak terkait produk suatu perusahaan.

Hal ini bisa jadi rujukan PR ketika ingin mengirimkan sebuah fact sheet kepada wartawan sebagai penunjang siaran pers.

Rangkum semua pertanyaan yang paling sering disampaikan dalam sebuah lembar fakta, sehingga Anda tidak perlu lagi menyampaikan jawaban yang sama.

Biasanya, pertanyaan yang diberikan wartawan mungkin akan sama dengan apa yang masyarakat tanyakan.

4. Gambar Penunjang

Hal lain yang juga penting dimasukkan dalam fact sheet adalah gambar penunjang.

Anda mungkin akan menyampaikan pencapaian perusahaan, sehingga butuh gambar penunjang yang baik.

Adanya gambar penunjang dapat mempermudah wartawan menulis sebuah berita.

Pastikan gambar yang diberikan beresolusi tinggi dan ‘nyambung’ dengan artikel.

Kesimpulan

Lembar fakta atau fact sheet harus memiliki empat hal berikut.

1. Company overview
2. Detail produk
3. FAQ
4. Gambar penunjang

Jika keempat hal tersebut telah disampaikan dengan baik, fact sheet Anda mungkin akan lebih menarik perhatian wartawan.

Jadi, sudah siap memberikan informasi melalui fact sheet?

RadVoice Indonesia dapat menyampaikan pesan institusi Anda melalui laporan media yang kredibel di Indonesia. Berbekal pendekatan bercerita dan standar konten yang tinggi, RadVoice Indonesia akan bekerja sama dengan Anda untuk menulis artikel yang edukatif dan membidik media-media nasional atau internasional yang relevan.

Jadwalkan konsultasi online dengan RadVoice Indonesia di sini. 100% gratis, tanpa komitmen.