Menulis press release yang akurat dan kredibel tidak lepas dari kemampuan melakukan wawancara narasumber dengan efektif. Lewat wawancara, Anda bisa mendapatkan kutipan langsung untuk digunakan, dan menjadi salah satu cara agar press release dimuat di media massa.
Dengan begitu, kesempatan press release Anda dimuat media jadi lebih besar.
Salah satu metode yang masih relevan hingga kini adalah wawancara lewat telepon. Meski era digital menawarkan opsi seperti chat atau email, komunikasi via telepon memiliki keunggulan tersendiri dalam membangun kedekatan dan mendapatkan kutipan langsung yang autentik.
Perlu diingat, wawancara lewat telepon berbeda dengan tatap muka karena Anda tidak dapat melihat ekspresi dari lawan bicara Anda. Sehingga menjadi penting menjaga tone suara Anda dan arah topik pembicaraan agar tidak membuang waktu narasumber.
Baca juga: 5+ Jenis Press Release dan Fungsinya, Mana yang Cocok untuk Perusahaan Anda?
Di tengah maraknya komunikasi berbasis teks seperti WhatsApp atau email, wawancara melalui telepon tetap menjadi pilihan utama bagi banyak jurnalis dan PR profesional. Alasannya sederhana: telepon memungkinkan komunikasi dua arah yang cepat, langsung, dan lebih personal.
Keunggulan utama wawancara lewat telepon adalah kemampuannya untuk menangkap intonasi, ekspresi suara, dan spontanitas narasumber. Hal ini membuat hasil kutipan terasa lebih hidup dan alami dibandingkan hasil dari chat yang cenderung formal dan kaku.
Selain itu, ketika narasumber sulit ditemui secara langsung, wawancara lewat telepon menjadi solusi paling efisien tanpa mengurangi kualitas data.
Namun, wawancara lewat telepon sebaiknya dipilih ketika membutuhkan klarifikasi cepat, konfirmasi data, atau pernyataan singkat untuk melengkapi press release.
Sementara wawancara tatap muka tetap ideal untuk topik mendalam atau eksklusif. Dengan demikian, narasumber juga menyesuaikan cara mereka menghadapi pertanyaan media.
Simak rangkuman RadVoice mengenai lima langkah penting yang harus dilakukan untuk mewawancarai narasumber melalui telepon, serta contoh nyata percakapan dengan narasumber dalam berbagai situasi profesional.
Sebelum menghubungi narasumber, lakukan riset menyeluruh mengenai profil, jabatan, serta topik yang akan dibahas. Persiapan ini menunjukkan profesionalisme Anda dan membantu menjaga arah wawancara tetap fokus.
Buat daftar pertanyaan yang berurutan dari umum ke spesifik. Misalnya, mulai dari garis besar topik yang dituju, hingga pernyataan inti yang ingin dikutip. Hindari pertanyaan tertutup yang bisa dijawab dengan “ya” atau “tidak”. Sebaiknya Anda menggunakan format terbuka agar narasumber lebih banyak bercerita.
Dengan riset dan struktur pertanyaan yang matang, Anda dapat menggali informasi lebih dalam tanpa mengulang hal-hal yang sudah diketahui publik.
Kalau Anda ingin melakukan wawancara narasumber lewat telepon, sebaiknya kirim pesan singkat terlebih dahulu. Langkah ini penting dan tidak boleh dilewatkan jika Anda menginginkan informasi dari seorang narasumber.
Sebab, etika utama dalam wawancara telepon adalah menghormati waktu narasumber. Hindari menelepon secara mendadak, apalagi pada jam sibuk seperti pagi hari atau saat jam makan siang. Sebaiknya kirim pesan atau email terlebih dahulu untuk meminta waktu wawancara.
Perkenalkan diri dan tujuan melalui pesan singkat, sehingga narasumber tidak akan terkejut ketika Anda menghubunginya lewat telepon. Selain itu, narasumber juga akan lebih menghargai ketika menerima telepon Anda karena dianggap lebih sopan.
Contohnya:
“Selamat pagi, Bapak/Ibu. Saya [nama] dari [instansi/media]. Apakah memungkinkan saya menelepon hari ini pukul 15.00 untuk wawancara singkat terkait kegiatan [topik]?”
Konfirmasi seperti ini tidak hanya sopan, tapi juga memberi kesan profesional. Jangan ragu untuk meminta izin ketika sudah memiliki waktu untuk wawancara. Jika sudah mendapat izin dari narasumber, barulah Anda dapat menghubungi dan melakukan wawancara.
Baca juga: 7 Tips Wawancara Narasumber yang Sulit dan Tertutup
Wawancara narasumber lewat telepon berbeda dengan tatap muka. Jadi, penting untuk selalu menjaga tone saat berbicara karena Anda tidak dapat melihat ekspresi satu sama lain.
Nada bicara yang tenang dan ramah akan membuat narasumber merasa dihargai. Perkenalkan diri dengan jelas di awal percakapan, sampaikan tujuan wawancara, dan pastikan narasumber memahami konteksnya.
Gunakan kalimat sopan seperti,
“Terima kasih atas waktunya, Bapak/Ibu. Saya ingin memastikan beberapa informasi untuk penulisan press release agar lebih akurat.”
Jika wawancara sudah berjalan, tetapi narasumber mulai menaikkan tone suaranya, Anda tetap harus bersikap tenang. Tarik napas panjang dan berusaha untuk tersenyum untuk diri Anda sendiri selama melakukan wawancara.
Hal ini sangat efektif dan dapat membuat narasumber nyaman dan menjawab semua pertanyaan dari Anda. Mengutip Descript.com, wawancara dikatakan sukses jika semua informasi yang diinginkan sudah Anda dapatkan.
Nada suara yang konsisten, tidak tergesa-gesa, dan menunjukkan ketertarikan akan membangun kepercayaan. Hindari menyela pembicaraan; berikan jeda ketika narasumber sedang menjelaskan pandangannya.
Selanjutnya, Anda juga harus mengaktifkan voice recorder sebelum melakukan wawancara narasumber. Sebab, Anda mungkin tidak dapat mengingat atau mencatat semua perkataan seorang narasumber, sehingga harus merekamnya dengan aplikasi yang tersedia.
Mengutip Columbia Journalism Review, perekam suara memudahkan seseorang ketika sedang menulis artikel atau press release. Rekaman akan membantu Anda menyalin kutipan secara akurat dan menghindari kesalahan interpretasi. Selain merekam, tetap buat catatan manual untuk menandai poin-poin penting seperti tanggal, data, atau kutipan yang kuat.
Selain itu, harap diingat untuk selalu minta izin terlebih dahulu sebelum merekam wawancara. Katakan dengan sopan:
“Apakah saya boleh merekam percakapan ini agar tidak ada informasi yang terlewat?”
Saat ini, sudah banyak aplikasi perekam suara dari luar atau bawaan dari handphone yang mampu memfasilitasi perekaman telepon dengan baik.
Jika Anda menulis press release berdasarkan hasil wawancara, bagian ini akan memudahkan Anda memilih kalimat yang paling mewakili pandangan narasumber. Biasanya kalimat tersebut yang menjadi point perhatian bagi jurnalis untuk mengutip press release Anda.
Selain kutipan verbal, jangan ragu meminta data tambahan seperti dokumen, foto kegiatan, atau laporan resmi. Data ini sangat membantu untuk memastikan isi press release tidak hanya berdasarkan opini, tetapi juga fakta.
Anda dapat meminta mereka untuk mengirim setelah selesai wawancara. Mintalah dengan sopan dan tanpa berbasa-basi:
“Apakah Bapak/Ibu berkenan mengirimkan data tambahan atau foto kegiatan agar rilis kami bisa lebih lengkap dan akurat?”
Data penunjang merupakan hal yang penting ketika Anda menulis sebuah press release.
Jika narasumber tidak ingin memberikan, Anda perlu menjelaskan bahwa hal tersebut penting sehingga wartawan akan mempublikasikan secara luas. Permintaan yang jelas menunjukkan Anda serius menjaga kualitas tulisan dan kredibilitas sumber.
Baca juga: Apa Itu Data-driven PR dan Mengapa Penting?
Agar Anda memiliki bayangan seperti apa langkah awal menghubungi narasumber via telepon dengan mengirim pesan terlebih dahulu, berikut beberapa contoh yang bisa disimak:
Public Relation (PR): “Selamat siang, Pak Arif. Saya [nama] dari Dinas Kominfo. Boleh saya konfirmasi terkait jumlah peserta pelatihan literasi digital kemarin?”
Narasumber: “Oh ya, totalnya ada 120 peserta dari 15 kecamatan, dengan dominasi pelajar SMA.”
PR: “Baik, Pak. Apakah ada kegiatan lanjutan dari program tersebut bulan depan?”
Narasumber: “Ya, kami rencanakan pelatihan lanjutan di tingkat desa pada pertengahan bulan depan.”
Situasi: Cocok untuk press release kegiatan pemerintah atau lembaga sosial yang butuh angka valid.
PR: “Selamat sore, Ibu Ratna. Saya ingin meminta pernyataan resmi mengenai kerja sama antara perusahaan Ibu dan Bank XYZ.”
Narasumber: “Ya, kerja sama ini bertujuan memperkuat layanan digital bagi pelanggan, khususnya di sektor pembayaran cepat.”
PR: “Terima kasih, Bu. Bolehkah saya mencantumkan pernyataan Ibu seperti ini dalam rilis kami?”
Narasumber: “Silakan, asal tidak mengubah maknanya.”
Situasi: Digunakan ketika PR memerlukan kutipan pernyataan untuk rilis kolaborasi atau kemitraan.
PR: “Selamat pagi, Pak Dedi. Kami ingin memastikan kebenaran informasi mengenai insiden jaringan kemarin.”
Narasumber: “Benar, sempat terjadi gangguan selama 2 jam, namun sekarang layanan sudah pulih sepenuhnya.”
PR: “Apakah perusahaan akan merilis pernyataan resmi?”
Narasumber: “Ya, kami akan mengirimkan keterangan tertulis sore ini.”
Situasi: Cocok untuk press release krisis di mana akurasi dan kecepatan informasi sangat penting.
Contoh: ditujukan kepada Kepala Pusat Studi Agraria Institut Pertanian Bogor (IPB), Bayu Eka Yulian, yang akrab disapa Mas Bey;
“Siang Mas Bey, saya Asti dari RadVoice Indonesia, agensi Public Relations (PR) dan content writing yang berbasis di Jakarta. Salam kenal, Mas.
Begini Mas Bey, saya ingin mewawancarai Mas Bey terkait ekologi berkelanjutan di Indonesia, untuk melengkapi bagian penjelasan dari pakar untuk press release klien kami Yayasan Bekal Indonesia. Topiknya terkait isu lingkungan berfokus pada ekologi berkelanjutan.
Apakah Mas Bey bersedia?”
Situasi: Cocok untuk press release yang membutuhkan validasi dari seorang pakar mengenai topik program yang sedang diusung oleh klien.
Dari contoh-contoh di atas, tergambar sejumlah narasumber wajib dalam press release untuk dikutip pernyataannya oleh media. Sehingga mereka harus ada di dalam uraian siaran pers yang Anda terbitkan.
Jadi, sudah siap membuat wartawan menerbitkan press release perusahaan Anda? Tim Radvoice siap bantu Anda menciptakan konten press release berita yang akurat dan menarik bagi pembaca.
We collaborate with you to tell your brand’s story, helping people better understand how you can transform their lives.
Copyright © 2025 RadVoice Indonesia | All Rights Reserved
Tell us about your project, and we will get back to you within one business day.
