Saat mengirimkan sebuah press release, biasanya PR juga akan melampirkan lembar fakta atau fact sheet sebagai informasi tambahan.
Mengutip academic.udayton.edu, fact sheet adalah dokumen yang berisi fakta, biasanya terdiri dari satu hingga dua halaman. Lembar fakta memiliki informasi latar belakang utama untuk media, pemangku kepentingan, dan konsumen.
Jika dilihat dari fungsinya, fact sheet atau lembar fakta tidak berbeda jauh dari siaran pers. Hanya saja, lembar fakta disampaikan dengan kalimat lebih singkat atau berupa poin.
Biasanya, seorang praktisi PR memberikan informasi tambahan dalam lembar fakta, seperti perjalanan perusahaan atau data penunjang dari produk yang akan diluncurkan.
Lembar fakta memang penting karena lembar fakta mempermudah wartawan saat akan mengolahnya menjadi sebuah artikel di media massa.
Sebelum menulis fact sheet, Anda sebaiknya mencari tahu tujuannya. Jika Anda belum tahu, mungkin proses penulisan lembar fakta akan terasa menyulitkan karena Anda kesulitan membayangkan siapa pembaca artikel tersebut.
Apa Itu Fact Sheet?
Apa itu fact sheet? Dilansir dari laman Community Tool Box University of Kansas, lembar fakta adalah sebuah dokumen yang berisi daftar fakta penting sebuah isu, profil, atau peristiwa.
Fact sheet dapat disusun sesuai dengan kebutuhan, selama Anda mencantumkan fakta-fakta yang ingin disertakan.
Sebaiknya harus berapa halamankah lembar fakta dibuat? Jumlah lembar tergantung kebutuhan, namun harus menjawab kebutuhan jurnalis untuk mendapatkan informasi tambahan.
Laman Fujita & Miura Public Relations mengatakan, meskipun fact sheet dapat berdiri sendiri, tetapi mereka sering melengkapi siaran pers (press release) atau situs web, press kit, bahkan menggantikan brosur.
Sementara itu, mengutip dari blog.bit.ai, sebuah lembar fakta memiliki informasi kunci, fakta, dan angka-angka seputar topik tertentu yang disajikan secara visual dengan bantuan bagan, gambar, tabel, dan lainnya.
Karena itu, fact sheet biasanya berisi tinjauan umum perusahaan (company overview), informasi produk, statistik, data teknis, FAQ, listing, how-to, materi edukasi, dan sebagainya.
Lembar fakta mencantumkan semua informasi, fakta, dan angka-angka penting seputar topik tertentu secara visual, dengan bantuan file, bagan, gambar, dan lainnya.
Sebagai catatan, agar fact sheet Anda menarik perhatian jurnalis, pastikan kontennya jelas, tajam, dan ringkas.
Jangan lupa, tambahkan call to action (CTA) di akhir fact sheet. Hal-hal tersebut di antaranya berupa kontak tim komunikasi, email, situs web, hingga media sosial.
Lantas, mengapa lembar fakta wajib ada? Berikut pembahasannya.
Mengapa Fact Sheet Wajib Ada?
Dilansir dari berbagai sumber, terdapat beberapa alasan lembar fakta wajib ada bersama press release dan press kit. Berikut pembahasannya:
- Perusahaan atau brand dapat mengkomunikasikan pesan secara singkat, mudah dimengerti, dan langsung ke poinnya
- Perusahaan atau brand dapat menghemat anggaran pemasaran
- Perusahaan atau brand dapat membuatnya untuk tim penjualan dan didistribusikan kepada klien, mitra bisnis, atau prospek
- Perusahaan rintisan (startup) dapat menjadikannya sebagai pengantar pada investor
- Perusahaan dapat memanfaatkannya untuk pelaporan internal per kuartal, semester, atau tahun
- Tim marketing dapat memaksimalkannya sebagai materi pemasaran dan konten penjualan
- Tim agensi PR dan media dapat menyediakan semua informasi perusahaan pada jurnalis
- Tim komunikasi di kementerian atau lembaga kesehatan dapat mengumumkan iklan layanan masyarakat, hasil laporan, atau survei
- Perusahaan atau brand dapat menghemat waktu dengan fact sheet
- Perusahaan atau brand membantu pekerjaan jurnalis untuk meriset perusahaan tersebut
- Perusahaan atau brand dapat menonjol karena tidak semuanya menyediakan fact sheet ke jurnalis dan masyarakat
- Jurnalis dapat mencari sudut pandang berbeda melalui pendapat ahli berdasarkan fact sheet
- Perusahaan atau brand tampak kredibel melalui fact sheet
Dari alasan-alasan ini, fact sheet tidak hanya digunakan untuk satu bidang saja, melainkan lintas bidang.
Yang penting, materi kontennya dapat tersampaikan dengan jelas sesuai target audiens.
Apa yang Perlu Diperhatikan dalam Membuat Fact Sheet?
Menurut laman Central for Rural Health, School of Medicine & Health Sciences, University of North Dakota, lembar fakta dianggap sebagai alat komunikasi yang efektif.
University of North Dakota menyarankan, sebaiknya memahami hal-hal berikut ketika membuat lembar fakta.
- Pastikan teks tetap singkat
- Gunakan judul “Fact Sheet” atau “Lembar Fakta” yang diikuti dengan deskripsi singkat topik yang dibahas
- Gunakan font berukuran 12-14
- Gunakan kata kerja aktif
- Definisikan setiap kata atau konsep
- Gunakan istilah-istilah awam dan hindari jargon
- Gunakan grafik atau bagan sederhana dan mudah dimengerti untuk menggambarkan informasi
- Gunakan daftar berpoin (bullet points) dibandingkan narasi panjang
- Gunakan ruang kosong sebagai jeda pembaca
- Cantumkan kontak agar pembaca mendapatkan informasi lebih lanjut
Sumber tersebut juga menyarankan, apa pun dokumen yang dibuat, yang penting perhatikan audiensnya.
Sebab, target audiens secara individu akan memprioritaskan informasi secara berbeda. Jadi, pastikan data masuk dalam fact sheet.
“… before creating a fact sheet, you should always be crystal clear about the purpose of creating it and its intended audience. Only then you will be able to create an informative fact sheet that your readers will pay attention to and enjoy.”
— blog.bit.ai
Hal Penting dalam Fact Sheet
RadVoice Indonesia telah merangkum hal penting yang harus Anda tulis dalam sebuah lembar fakta. Berikut ulasannya.
1. Company Overview
Hal pertama yang harus ditulis dalam sebuah fact sheet adalah company overview.
Wartawan mungkin tidak memiliki waktu jika Anda menyampaikan company overview dengan panjang karena memerlukan waktu untuk membacanya.
Anda dapat memanfaatkan lembar fakta jika ingin menyampaikan tentang perusahaan dengan kalimat yang singkat padat dan jelas.
Mengutip NerdWallet, company overview adalah bagian dari rencana bisnis yang memberikan dasar-dasar dan latar belakang perusahaan.
Biasanya company overview diberikan ketika Anda baru memulai bisnis atau ingin melakukan ekspansi terhadap bisnis perusahaan.
Seorang wartawan mungkin membutuhkan informasi ini ketika ingin menulis tentang perusahaan atau perkembangan bisnis Anda.
2. Detail Produk
Detail tentang produk dari suatu perusahaan juga dapat Anda tulis dalam lembar fakta.
Dalam TheGood dijelaskan, detail produk merupakan salah satu hal penting untuk diketahui seseorang sebelum membeli barang.
Selain itu, detail produk juga dapat memberikan informasi terhadap produk kompetitor Anda.
Seorang wartawan mungkin akan menulis artikel review produk sehingga memerlukan informasi yang sangat detail.
Nah, di sinilah lembar fakta dibutuhkan. Anda tidak perlu lagi melakukan wawancara secara khusus, sebab informasi dalam lembar fakta dapat menjadi landasan untuk wartawan mengulas produk.
Untuk menulis fact sheet terkait lembar produk, Anda dapat menyampaikannya dengan poin atau berupa tabel.
Cara ini mungkin akan lebih disukai oleh wartawan, sebab mereka tidak kesulitan dalam mencari data terkait produk tersebut.
Berikan data yang akurat terkait produk yang akan diluncurkan, sehingga wartawan tertarik untuk mengangkat informasi terkait produk Anda ke media massa.
3. FAQ
Mengutip blog.bit.ai, lembar fakta juga dapat berisi Frequently Asked Questions (FAQ) atau daftar pertanyaan yang sering ditanyakan publik.
Biasanya, seseorang akan mencari halaman FAQ ketika ingin mendapatkan informasi lebih banyak terkait produk suatu perusahaan.
Hal ini bisa jadi rujukan PR ketika ingin mengirimkan sebuah fact sheet kepada wartawan sebagai penunjang siaran pers.
Rangkum semua pertanyaan yang paling sering disampaikan dalam sebuah lembar fakta, sehingga Anda tidak perlu lagi menyampaikan jawaban yang sama.
Biasanya, pertanyaan yang diberikan wartawan mungkin akan sama dengan apa yang masyarakat tanyakan.
4. Gambar Penunjang
Hal lain yang juga penting dimasukkan dalam fact sheet adalah gambar penunjang.
Anda mungkin akan menyampaikan pencapaian perusahaan, sehingga butuh gambar penunjang yang baik.
Adanya gambar penunjang dapat mempermudah wartawan menulis sebuah berita.
Pastikan gambar yang diberikan beresolusi tinggi dan ‘nyambung’ dengan artikel.
Kesimpulan
Lembar fakta atau fact sheet harus memiliki empat hal berikut.
- Company overview
- Detail produk
- FAQ
- Gambar penunjang
Jika keempat hal tersebut telah disampaikan dengan baik, fact sheet Anda mungkin akan lebih menarik perhatian wartawan.
