Begitu sebuah isu mencuat, tuntutan untuk merespons datang silih berganti. Media mulai menghubungi, netizen membanjiri kolom komentar, dan atasan ingin klarifikasi segera dirilis.
Dalam kondisi ini, menjaga akurasi pesan menjadi tantangan besar. Saat ini, kecepatan sering kali menjadi prioritas utama, bahkan sebelum pesan benar-benar matang.
Sayangnya, respons yang terlambat bisa menimbulkan asumsi negatif: dianggap tidak peduli, tidak siap, atau bahkan menyembunyikan sesuatu.
Di sisi lain, terlalu cepat bisa berisiko salah ucap atau menimbulkan kesalahpahaman baru.
Dalam artikel ini, RadVoice Indonesia akan membahas strategi PR untuk tetap menjaga akurasi pesan tanpa tertinggal momentum.
Risiko Terlalu Mengutamakan Kecepatan Tanpa Menjaga Akurasi Pesan
Derasnya arus informasi membuat praktisi PR sering dihadapkan pada dilema: merespons sekarang atau tunggu sebentar agar pesannya lebih matang?
Tekanan waktu memang nyata, terutama saat publik menunggu jawaban. Tapi, langkah tergesa tanpa pertimbangan justru bisa membawa risiko baru yang tak kalah serius.
Potensi miskomunikasi atau salah kutip
Dalam situasi darurat, keinginan untuk merespons dengan cepat sering kali membuat pesan disusun secara terburu-buru.
Akibatnya, informasi yang disampaikan bisa menimbulkan interpretasi berbeda dari yang dimaksud.
Pernyataan yang tidak lengkap, ambigu, atau terlalu reaktif bisa membuka ruang untuk kesalahpahaman, baik di mata media maupun publik, seperti dikutip dari Allegory Agency. Niat baik pun dapat berujung bumerang.
Inilah mengapa menjaga akurasi pesan tetap penting, bahkan saat waktu terasa sangat mendesak.
Baca Juga: Tantangan Baru Jurnalis: Ketika Narasumber Pilih Klarifikasi lewat Medsos
Respons tergesa dapat memperkeruh situasi
Anda mungkin sering melihat contoh di mana klarifikasi yang dikeluarkan terlalu cepat justru memperburuk keadaan.
Misalnya, pernyataan yang terdengar defensif di tengah isu sensitif, atau tanggapan yang terkesan menyepelekan keresahan publik.
Dalam kondisi seperti ini, kecepatan tanpa pertimbangan matang bisa menciptakan krisis baru.
Maka, meskipun tekanan tinggi, menjaga akurasi pesan dan sensitivitas tetap harus menjadi prioritas utama bagi praktisi PR.
Strategi Menjaga Akurasi Pesan Tanpa Ketinggalan Momen
Terkadang, tantangan terbesar bukan soal tahu apa yang harus dikatakan, tapi kapan dan bagaimana menyampaikannya dengan cepat tanpa ‘tergelincir’.
Untuk itu, dibutuhkan lebih dari sekadar insting.
Praktisi PR perlu strategi praktikal agar tetap bisa menjaga akurasi pesan meskipun berada di tengah tekanan waktu.
Siapkan rencana sebelum krisis
Jangan tunggu masalah datang baru bersiap. Buat dokumen krisis berisi template pernyataan, alur persetujuan, dan daftar kontak internal yang bisa dihubungi kapan saja.
Cara ini membuat tim PR dapat langsung bergerak saat isu muncul, tanpa perlu mulai dari nol.
Gunakan dua tahap respons
Saat situasi masih berkembang, keluarkan pernyataan awal (holding statement) yang menjelaskan bahwa tim sedang menangani isu tersebut.
Menurut PR Daily, holding statement memberi ruang untuk menyusun klarifikasi lengkap yang lebih matang dan akurat, tanpa terlihat lambat.
Baca Juga: Holding Statement untuk Bisnis: Kunci Komunikasi Saat Krisis Melanda
Kolaborasi antar tim
Bangun alur komunikasi yang efisien antara PR, legal, manajemen, dan stakeholder terkait.
Gunakan grup khusus atau channel komunikasi real-time agar proses approval berjalan cepat tanpa melompati tahap verifikasi penting yang menjaga akurasi pesan.
Pahami konteks dan emosi audiens
Respons yang faktual belum tentu cukup.
Saat isu menyentuh emosi publik, bahasa yang digunakan harus tetap empatik. Pilih kata-kata yang netral tapi menunjukkan kepedulian, supaya pesan tidak malah memperkeruh suasana.
Gunakan alat bantu yang mempercepat tanpa mengorbankan kualitas
Manfaatkan tools seperti media monitoring untuk deteksi isu secara real-time, dan platform kolaborasi seperti Google Docs atau Notion untuk revisi cepat.
Selain itu, gunakan FAQ template untuk menjawab pertanyaan umum dengan tetap menjaga konsistensi dan akurasi pesan.
Kapan Harus Cepat dan Kapan Harus Lebih Hati-Hati dalam Menjaga Akurasi Pesan
Tidak semua situasi membutuhkan respons kilat.
Untuk isu teknis yang sederhana, Anda dapat langsung menanggapinya. Tapi, jika berhubungan dengan reputasi, sentimen publik, atau nilai sosial, lebih baik tarik napas dulu dan pastikan pesan yang Anda siapkan benar-benar matang.
Sebelum mengirimkan pernyataan, cek dulu tiga hal ini:
- Apakah informasinya sudah terverifikasi?
- Apakah bahasanya cukup sensitif?
- Apakah tim terkait sudah menyetujui?
Langkah sederhana ini bisa jadi penentu antara klarifikasi yang efektif atau blunder komunikasi.
Baca Juga: 3+ Cara Menghindari Blunder Public Relations, Wajib Tahu!
Kesimpulan
Menjaga akurasi pesan di tengah tekanan untuk bergerak cepat bukan hal mudah, tapi sangat penting.
Respons yang cepat memang dibutuhkan, tapi jika disusun tanpa pertimbangan, risikonya bisa lebih besar dari manfaatnya.
Dengan strategi yang tepat, mulai dari persiapan, kolaborasi tim, hingga empati terhadap audiens, praktisi PR dapat tetap bergerak cepat tanpa mengorbankan kepercayaan publik.
