Mengirim artikel ke media adalah hal yang umum dilakukan oleh brand atau perusahaan. Namun, bayangkan skenario berikut: perusahaan Anda baru saja meluncurkan produk, jasa, atau partnership penting, dan Anda telah menulis artikel yang menjelaskan brand story Anda secara detail.
Tetapi, ternyata tidak ada respons atau ketertarikan sama sekali dari media. Apakah yang salah di sini?
Nyatanya, tidak semua artikel yang dikirim berbagai perusahaan maupun public relations agency (agensi humas) menarik bagi para jurnalis.
Selain itu, rekan-rekan media terkadang mengabaikan kiriman artikel dan tidak membalas email tersebut. Akibatnya, banyak praktisi humas dan marketer bingung mengapa konten mereka tidak berhasil “menembus” media.
Tips Mengirim Artikel yang Dapat Memikat Media
Terlepas dari kenyataan bahwa setiap media memiliki fokus dan preferensinya masing-masing, berikut sembilan tips mengirim artikel yang dapat memikat media untuk meliput konten Anda:
1. Kirim Artikel ke Jurnalis yang Tepat
Cara mengirimkan artikel ke media yang pertama adalah tujukan artikel ke jurnalis yang tepat. Jika dibaca sekilas, media-media melaporkan berita yang sama dengan detail yang mirip satu dan lainnya. Biarpun begitu, setiap publikasi memiliki ciri khasnya sendiri.
Misalnya: Bisnis.com akan menitikberatkan berita keuangan dan ekonomi.
Oleh karena itu, bidiklah jurnalis yang membahas topik yang Anda ajukan. Hal ini perlu dilakukan demi memastikan kemungkinan pers merespons rilis yang lebih tinggi. Jurnalis juga manusia yang memiliki perspektif dan minatnya masing-masing. Contohnya: Johannes Nugroho, kontributor South China Morning Post, menulis tentang di antaranya kebudayaan dan masyarakat Indonesia.
Untuk memastikan rilis ditanggapi dengan baik, Anda dapat mengamati karya jurnalistik terkini setiap reporter untuk memahami bagaimana jurnalis tersebut mengemas dan membahas suatu peristiwa. Lalu, bandingkanlah dengan tulisan Anda untuk mencari tahu apakah artikel tersebut masih dapat “dijual” atau justru harus direvisi lagi.
Penting juga bagi Anda untuk memiliki database jurnalis dan isu yang mereka liput. Jurnalis yang meliput isu bisnis bisa jadi berbeda dengan jurnalis yang meliput isu hiburan. Begitu juga dengan jurnalis yang membahas topik lifestyle akan berbeda dengan jurnalis yang mengangkat berita internasional.
Dengan memiliki database jurnalis dan isu yang mereka liput, Anda bisa lebih mudah untuk mendistribusikan artikel yang sudah ditulis.
2. Detail adalah Kunci
Cara mengirim artikel ke media selanjutnya adalah fokus pada detail. Pastikan Anda mengecek beberapa kali email Anda sebelum mengklik tombol “Kirim”. Kurangnya perhatian kepada detail juga akan memberikan kesan pertama yang buruk terhadap Anda dan brand Anda.
Sebelum mengirim email, pastikan hal-hal berikut:
- Apakah Anda sudah menulis nama jurnalis dengan benar?
- Apakah penulisan nama media tujuan sudah benar?
- Apakah artikel Anda sudah di-attach di email?
Jurnalis punya aturan menulis berita atau artikel yang dikenal dengan istilah 5W1H atau what, when, where, who, why, dan how. Pastikan mengirimkan artikel yang telah memenuhi 5W1H agar dapat memikat jurnalis.
Jangan berharap artikel yang tidak lengkap atau tidak detail akan dilirik oleh jurnalis.
3. Follow Up adalah Sebuah Kewajiban
Cara mengirim artikel ke media selanjutnya adalah lakukan follow up. Layaknya komunikasi digital, sebuah email terkadang terlupa untuk dibaca dan dibalas. Ini barangkali karena penerima terlalu sibuk atau inbox mereka penuh dengan kiriman artikel yang lain.
Kami merekomendasikan untuk menghubungi jurnalis sekitar dua atau tiga hari setelah email pertama Anda untuk menanyakan apakah ada pertanyaan lanjutan, sekaligus “mendorong” email pertama Anda di inbox jurnalis. Anda juga dapat menanyakan jika ada hal lain yang Anda bersedia bantu.
Dari email singkat tersebut, barangkali Anda akan langsung mendapatkan jawaban positif yang tidak perlu membuat Anda menunggu lebih lama. Jika jawaban yang Anda terima tidak sesuai yang diharapkan, jangan berkecil hati! Ini adalah suatu kesempatan.
Jika Anda mendapat jawaban negatif, ini adalah kesempatan untuk membangun hubungan dan dialog dengan jurnalis tersebut. Sebagai contoh: Anda dapat menanyakan langsung tentang jenis artikel yang jurnalis ini harapkan, cara lain menghubungi mereka selain lewat email, dan kemungkinan kerja sama lain ke depan.
4. Tulis Judul di Subjek Email
Penulisan judul di subjek email menjadi hal yang paling penting sebagai untuk diperhatikan oleh humas perusahaan atau lembaga saat mengirim artikel ke media.
Pastikan Anda menulis judul lengkap pada bagian subjek email yang akan dikirim ke jurnalis.
Hal ini penting, sebab judul menjadi pertimbangan awal seorang jurnalis ketika akan membaca siaran pers yang dikirimkan.
Jika Anda tidak menulis judul pada subjek, besar kemungkinan siaran pers yang dikirimkan tidak akan dibaca apalagi dipublikasikan oleh wartawan.
Jadi, penting untuk Anda selalu menulis judul di subjek email secara lengkap agar jurnalis tertarik mempublikasikannya.
5. Kirim dengan Lengkap
Cara mengirim artikel ke media berupa press release yang perlu diperhatikan berikutnya adalah attachment atau lampiran file.
Dalam hal ini, Anda harus melengkapi siaran pers dengan foto, profil, atau audio jika memungkinkan.
Lampiran ini penting untuk menunjang pekerjaan wartawan ketika akan menulis siaran pers yang diberikan.
Kendati demikian, Anda tidak perlu mengirimkan siaran pers berupa file Word atau PDF kepada wartawan.
Sebab, cara mengirim artikel berupa press release ke media online melalui body email akan mempermudah wartawan untuk membacanya.
Perlu diingat, wartawan khususnya di media online bekerja tidak selalu di kantor ,sehingga mereka akan lebih sering membuka email melalui smartphone dibandingkan laptop.
6. Lengkapi dengan Data
Cara mengirim artikel berupa press release ke media online berikutnya adalah selalu melengkapi dengan data.
Hal ini penting, khususnya ketika Anda mengirimkan artikel terkait ekonomi atau bisnis, jangan lupa untuk melengkapi dengan data.
Siaran pers, khususnya terkait ekonomi atau bisnis tanpa data pendukung, mungkin tidak akan dilirik oleh wartawan karena dianggap tidak valid.
Pastikan data yang Anda lampirkan valid dan dapat dipertanggungjawabkan di kemudian hari.
Jika terkait dengan penjualan, pastikan Anda melengkapi dengan data seperti market share atau jumlah penjualan secara YoY.
Anda perlu melengkapi angka tersebut dalam persentase sehingga wartawan tidak meraba-raba terkait penjualan produk Anda.
Alih-alih menjelaskan dengan kalimat, Anda juga dapat menambahkan tabel terkait data penjualan produk perusahaan.
7. Kirim Langsung ke Wartawan
Beberapa perusahaan atau lembaga mungkin akan mengirim artikel ke media berupa siaran pers melalui redaksi, tetapi hal ini sebaiknya mulai dihindari.
Sebab, dalam sehari redaksi akan menerima puluhan bahkan ratusan email berupa undangan atau siaran pers. Kemungkinan press release Anda terlewat dan tidak diterbitkan.
Cobalah untuk mengirimkan siaran pers secara pribadi kepada wartawan melalui email atau WhatsApp.
Biasanya, hal ini dapat dilakukan jika Anda sudah memiliki hubungan dekat dengan para jurnalis.
Sebelum mengirimkannya, pastikan Anda telah memberi kabar kepada rekan media yang akan menerima.
Hal ini penting karena jurnalis mungkin akan mengabaikan jika mereka tidak diinfokan terlebih dahulu.
8. Perkenalan
Hal lain yang perlu diperhatikan ketika mengirim artikel berupa siaran pers ke media adalah perkenalan.
Jurnalis mungkin akan lebih tertarik membaca siaran pers yang dikirimkan jika Anda memperkenalkan diri atau perusahaan terlebih dahulu.
Tips ini juga berlaku jika Anda mengirimkan siaran pers di bidang hiburan seperti peluncuran album, film, atau pertunjukan.
Jelaskan dengan singkat dan jelas pada paragraf awal siaran pers agar wartawan mendapat gambaran umum ketika akan mengolahnya.
9. Sisipkan Kutipan
Cara mengirim artikel berupa press release ke media yang terakhir adalah selalu menyisipkan kutipan pada siaran pers.
Wartawan yang tertarik dengan judul mungkin tidak akan mengolahnya jika tidak ada kutipan dari penanggung jawab atau pembuat keputusan dari sebuah perusahaan.
Jadi, jangan melupakan bagian ini ketika Anda ingin mengirimkan press release kepada wartawan.
Kesimpulan
Banyak praktisi humas terlalu fokus menulis artikel yang sempurna, tetapi kurang memperhatikan aspek distribusi dan human connection yang penting untuk mencapai kesuksesan sebuah kampanye marketing.
Beberapa tips ini bisa membantu Anda mengatasi masalah tersebut:
- Kirim ke jurnalis yang tepat
- Detail adalah kunci
- Follow up adalah sebuah kewajiban
- Tulis judul di subjek email
- Kirim dengan lengkap
- Lengkapi dengan data
- Kirim langsung ke wartawan
- Perkenalan
- Sisipkan kutipan
Itulah beberapa tips mengirim artikel yang bisa memikat media. Semoga tips-tips ini bisa Anda gunakan untuk proyek Anda yang selanjutnya!
