Setiap organisasi yang ingin tampil di media perlu tahu cara berkomunikasi dengan jurnalis secara efektif. Salah satu alatnya adalah media advisory.
Radvoice sudah merangkum pengertian, langkah membuat, hingga contoh media advisory yang bisa langsung Anda jadikan referensi.
Pengertian Media Advisory
Media advisory merupakan cara efektif lainnya untuk menyebarkan berita kepada massa.
Secara singkat, media advisory adalah dokumen satu halaman yang ditulis untuk memberi tahu media tentang acara yang layak diberitakan dan tentunya terkait dengan bisnis Anda.
Dokumen ini dikirimkan beberapa hari sebelum acara, dan dikirimkan untuk kedua kalinya sehari sebelum acara atau pagi hari saat acara akan berlangsung. Setelah itu, media akan dihubungi untuk memberikan konfirmasi kehadiran.
Baca juga: PR Tak Cukup Jago Ngomong, Nilai Ini Selalu Ditanamkan Elvi Sihite kepada Mahasiswanya
Langkah-langkah Membuat Media Advisory
Tujuan dari media advisory adalah untuk meyakinkan media agar mereka menghadiri acara Anda. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan memberikan mereka cerita yang menarik.
Dikutip dari Chatter Buzz, terdapat lima langkah membuat media advisory yang harus Anda perhatikan.
1. Gunakan Kop Surat
Menggunakan kop surat adalah langkah membuat media advisory yang menunjukkan profesionalisme perusahaan dan organisasi Anda.
Ini sekaligus menunjukan bahwa Anda adalah tuan rumah dari acara tersebut.
Hal ini akan membangun kredibilitas untuk acara Anda dan memberitahu pers bahwa Anda serius menggarap acara tersebut serta mengharapkan kedatangan mereka.
2. Tambahkan Informasi Kontak
Langkah membuat media advisory yang kedua yaitu menyisipkan kalimat “Media Advisory” di pojok kiri atas halaman dengan huruf kapital dan di bawahnya informasi tanggal.
Setelah teks tersebut, masukkan informasi kontak siapa pun yang menjadi tuan rumah acara tersebut.
Idealnya, Anda bisa memasukan dua nama dalam kontak yang mudah dihubungi. Ini dapat membantu penerima undangan memiliki pilihan lain ketika menunggu tanggapan dari salah satu kontak yang tidak memberikan balasan dengan cepat.
Dengan cara ini, pers dapat memperoleh lebih banyak informasi tentang acara tersebut.
Informasi kontak harus mencakup:
Nama perusahaan
Nama setiap kontak
Jabatan mereka (misalnya: Koordinator Humas)
Nomor telepon
Alamat email
3. Tulis Judul yang Menarik Perhatian
Penulisan judul berita yang baik tidak hanya menarik perhatian pembaca, tetapi juga membuat mereka membaca tulisan hingga selesai.
Memperhatikan judul berita adalah langkah membuat media advisory yang sangat penting.
Tidak jauh berbeda dengan cara membuat judul press release, judul media advisory bisa terdiri dari empat baris, termasuk sub-judul. Buatlah judul yang pendek, ringkas, dan menggunakan huruf yang besar serta tebal.
Ingatlah bahwa satu cara terbaik untuk memastikan Anda menarik perhatian pembaca adalah dengan menggunakan kata-kata strong dalam judul. Kata-kata strong adalah kata-kata persuasif yang dapat Anda gunakan dalam tulisan Anda untuk menambahkan lebih banyak deskripsi.
4. Berikan Informasi dengan Detail
Cakup semua informasi penting atau detail acara Anda dalam sebuah deskripsi singkat.
Dalam langkah-langkah membuat advisory untuk media, informasi penting yang juga harus disertakan: siapa, apa, kapan, di mana, dan mengapa (5W).
Dengan begitu, setiap pertanyaan yang mungkin dimiliki para penerima undangan Anda akan langsung terjawab.
5. Perhatikan Format Penulisan
Format penulisan juga harus diperhatikan saat membuat advisory untuk media.
Jika media advisory Anda lebih dari satu halaman, ketik ‘MORE’ atau ‘LEBIH BANYAK’ di akhir halaman pertama.
Sertakan kembali nomor telepon yang dapat dihubungi dan judul di sudut kanan atas halaman-halaman berikutnya. Di akhir undangan, ketik “###” sebagai cara wartawan mengakhiri tulisan.
6. Distribusikan Media Advisory
Langkah membuat media advisory yang terakhir yaitu pendistribusian. Setelah selesai, sekarang saatnya untuk mulai mengirimnya ke media.
Salah satu cara untuk mendistribusikannya adalah dengan mengirimkannya langsung ke kontak pers yang Anda miliki.
Perhatikan tips untuk mem-filter daftar media, sebab ini akan membantu Anda untuk fokus pada media terkait yang berpotensi menayangkan berita atau acara Anda.
Baca juga: 10 Tips Mengirim Press Release ke Media Asing, Lengkap dengan Topik yang Menarik
Contoh Media Advisory
Template media advisory dapat sangat membantu menyederhanakan proses pembuatannya.
Strukturnya biasanya terdiri dari judul yang menarik perhatian, tanggal dan waktu rilis, serta detail acara yang mencakup kapan, di mana, siapa yang terlibat, apa yang terjadi, dan mengapa acara itu penting.
Di bagian akhir, selalu cantumkan kontak media untuk memudahkan jurnalis menghubungi pihak terkait.
Dilansir dari naeyc, berikut contoh media advisory yang bisa dijadikan referensi:
[LOGO RADVOICE]
For Immediate Release [Kota, tanggal dan tahun]
Untuk informasi lebih lanjut, hubungi: [nama contanct person] [nomer telepon contact person]
RADVOICE GELAR WORKSHOP PR WRITING UNTUK PARA KOMUNIKATOR DI INDONESIA
Tingkatkan kemampuan komunikasi profesional lewat pelatihan intensif satu hari
JAKARTA — Radvoice mengundang media untuk meliput workshop PR Writing yang dirancang khusus bagi komunikator Indonesia. Acara ini menghadirkan para pakar komunikasi yang akan berbagi strategi dan teknik penulisan PR yang efektif.
Apa: Workshop PR Writing bersama Radvoice Siapa: [Narasumber yang akan mengisi] Kapan: [Tanggal dan waktu] Di mana: [Lokasi acara]
Untuk konfirmasi kehadiran atau pertanyaan lebih lanjut, hubungi [nama contact person] di [email protected] atau [nomor telepon contact person].
Radvoice adalah PR dan content agency berbasis di Jakarta yang membantu brand membentuk narasi, opini, dan kehadiran yang diperhatikan.
Baca juga: 5 Perbedaan PR & Jurnalistik, Serupa tapi Tak Sama!
Kesimpulan
Tujuan dari media advisory adalah untuk memastikan bahwa akan ada liputan media tentang acara yang berhubungan dengan bisnis Anda. Perhatikan enam langkah membuat media advisory.
1. Gunakan kop surat
2. Tambahkan informasi kontak
3. Tulis judul yang menarik perhatian
4. Berikan informasi dengan detail
5. Perhatikan format penulisan
6. Distribusikan media advisory
Jika acara Anda diliput oleh media, maka acara tersebut akan dipublikasikan melalui media cetak, televisi, radio, dan media online. Advisory untuk media dapat membantu menarik lebih banyak perhatian terhadap bisnis Anda.
