Dalam praktik public relations, perbedaan press release dengan press conference sering kali masih dianggap sepele, padahal keduanya memiliki fungsi, tujuan, dan dampak komunikasi yang sangat berbeda.
Pemilihan metode yang tepat akan menentukan seberapa efektif pesan organisasi diterima oleh media dan publik.
Dalam artikel ini, Radvoice Indonesia akan membahas pengertian, fungsi, serta kapan waktu yang tepat menggunakan press release maupun press conference secara ringkas dan jelas. Berikut ulasannya.
Apa Itu Press Release?
Press release adalah pernyataan resmi tertulis yang dibuat oleh sebuah perusahaan, organisasi, atau institusi untuk disampaikan kepada media massa.
Isinya berupa informasi faktual yang dianggap layak diberitakan, seperti pengumuman, laporan data, peluncuran produk, atau perkembangan terbaru organisasi.
Dilansir dari Investopedia, press release biasanya digunakan untuk menyampaikan informasi penting kepada publik melalui media secara terstruktur dan terkontrol. Media kemudian bebas mengutip atau mengolah informasi tersebut menjadi berita untuk dipublikasikan kepada masyarakat.
Fungsi Press Release
Seperti dikutip dari Mailchimp dan Indeed, press release membantu menjaga konsistensi pesan karena seluruh informasi sudah disiapkan sebelumnya.
Secara strategis, fungsi press release antara lain:
- Membangun awareness. Informasi yang dikirim ke banyak media membantu meningkatkan eksposur brand atau organisasi.
- Menjangkau media secara luas. Satu dokumen dapat dikirim ke berbagai platform media sekaligus, baik online maupun cetak.
- Cocok untuk update rutin dan pengumuman formal. Misalnya laporan keuangan, kerja sama bisnis, peluncuran fitur atau produk, atau agenda perusahaan.
- Efektif untuk penyampaian data dan informasi teknis. Press release memungkinkan penyajian data secara rapi tanpa interupsi.
Ada beberapa jenis press release yang bisa anda gunakan dan disesuaikan dengan kebutuhan juga fungsinya. Misalnya press release perusahaan, product release, atau press release acara.
Baca juga: 10 Perbedaan Press Release dan Berita + Tips Praktis Kapan Menggunakannya
Apa Itu Press Conference?
Press conference adalah pertemuan resmi baik tatap muka langsung maupun daring antara perwakilan organisasi dengan media, di mana informasi disampaikan secara lisan dan dapat dilanjutkan dengan sesi tanya jawab.
Menurut Investopedia, press conference memungkinkan keterlibatan media secara real-time sehingga jurnalis dapat langsung mengajukan pertanyaan dan mendapatkan klarifikasi secara langsung dari narasumber. Tidak hanya itu, press conference juga bisa langsung disiarkan oleh media kepada masyarakat.
Baca juga: 5 Kesalahan Saat Menggelar Press Conference, Wajib Dihindari
Fungsi Press Conference
Seperti dilansir dari Humas Indonesia dan Kumparan, press conference sering dipilih ketika sebuah pesan perlu dijelaskan dari berbagai sudut pandang. Adapun fungsi press conference meliputi:
- Menjawab pertanyaan media secara langsung dan memberikan ruang dialog dua arah antara narasumber dan jurnalis.
- Menguatkan kredibilitas dan transparansi. Kehadiran pimpinan atau juru bicara utama menunjukkan keseriusan organisasi.
- Cocok untuk isu besar atau sensitif. Misalnya krisis, isu hukum, klarifikasi publik, atau kebijakan strategis.
- Mempercepat klarifikasi informasi. Sangat efektif saat organisasi perlu merespons isu yang berkembang cepat.
Baca juga: 5 Hal Penting Saat Menggelar Press Conference, Wajib Diperhatikan!
Perbedaan Press Release dengan Press Conference
Meskipun sama-sama digunakan dalam aktivitas public relations dan media relations, press release dan press conference memiliki karakteristik yang berbeda dalam cara penyampaian informasi.
Perbedaan ini tidak hanya terletak pada format komunikasi, tetapi juga pada tujuan, tingkat interaksi dengan media, serta situasi penggunaannya.
Memahami perbedaan press release dengan press conference menjadi penting agar organisasi dapat memilih strategi komunikasi yang paling efektif dan sesuai dengan konteks pesan yang ingin disampaikan.
Berikut perbedaan press release dan press conference seperti dilansir dari VRITimes.
Bentuk Komunikasi
Perbedaan utama terletak pada formatnya. Press release bersifat tertulis, sedangkan press conference bersifat lisan dan melibatkan interaksi langsung antara perwakilan narasumber yang ditunjuk organisasi atau perusahaan dengan media.
Tujuan Komunikasi
Tujuan komunikasi press release cenderung satu arah, di mana organisasi menyampaikan pesan tanpa dialog langsung. Sebaliknya, press conference bersifat dua arah karena media dapat bertanya dan menggali informasi lebih dalam dari narasumber yang hadir.
Baca juga: Tips Lengkap Menulis Press Release Produk Beserta Contohnya
Kapan Digunakan
Press release biasanya digunakan ketika organisasi ingin menyampaikan update formal atau pengumuman resmi tanpa perlu interaksi langsung dengan media.
Metode ini cocok untuk pengumuman teknis, rilis data, laporan berkala, kerja sama bisnis, atau informasi yang sifatnya informatif dan sudah final.
Karena pesannya tertulis dan terstruktur, press release membantu menjaga konsistensi narasi serta meminimalkan salah tafsir.
Sementara itu, press conference digunakan pada situasi yang lebih strategis atau sensitif, seperti peluncuran besar, isu yang berpotensi menimbulkan pertanyaan publik, krisis reputasi, atau ketika organisasi perlu memberikan klarifikasi secara cepat.
Keuntungan press conference salah satunya adalah media dapat berinteraksi langsung dengan narasumber, sehingga informasi dapat dijelaskan lebih mendalam dan kepercayaan publik dapat dibangun melalui transparansi.
Mana yang Harus Dipilih? Press Release atau Press Conference?
Jika Anda sudah memahami perbedaan antara press release dan press conference, maka Anda tinggal menentukan platform mana yang cocok dengan tujuan organisasi Anda.
Apabila tujuan utamanya adalah untuk mengontrol pesan, menjaga konsistensi informasi, dan efisiensi distribusi, maka press release menjadi pilihan yang tepat.
Namun, jika organisasi ingin menunjukkan transparansi, keterbukaan, dan membangun kepercayaan, terutama pada isu besar, maka press conference lebih efektif.
Kombinasi Dua Teknik untuk Dampak Maksimal
Dalam praktik profesional, keduanya sering dikombinasikan. Press release dibagikan lebih dulu sebagai dasar informasi, lalu dilanjutkan dengan press conference untuk memperdalam konteks dan menjawab pertanyaan media.
Pendekatan ini dinilai paling optimal untuk menjaga akurasi pesan sekaligus membangun hubungan baik dengan media, seperti dijelaskan dalam berbagai praktik kehumasan modern.
Baca juga: 6 Ide Press Release Tanpa Harus Menunggu Event Besar
Kesimpulan
Perbedaan press release dengan press conference terletak pada bentuk, tujuan, dan cara penyampaian pesan. Press release digunakan untuk menyampaikan informasi secara tertulis, terstruktur, dan satu arah sehingga cocok untuk pengumuman formal, update rutin, serta penyampaian data yang ingin dikontrol dengan rapi.
Sementara itu, press conference bersifat lisan dan interaktif, sehingga lebih efektif untuk isu strategis, sensitif, atau situasi yang membutuhkan klarifikasi cepat dan transparan.
Pemilihan antara press release atau press conference sebaiknya disesuaikan dengan tujuan komunikasi dan konteks isu yang dihadapi. Dalam banyak kasus, mengombinasikan keduanya dapat memberikan dampak maksimal karena informasi tersampaikan dengan jelas, sekaligus membuka ruang dialog yang membangun kepercayaan publik dan media.
Ingin membuat press release yang terarah dan efektif? RadVoice siap membantu Anda menyusun press release yang dapat menjangkau audiens secara tepat untuk pertumbuhan brand Anda.
