9 Cara Membuat Press Kit yang Disukai Jurnalis

Jika Anda ingin mempromosikan produk atau layanan baru, Anda perlu memahami cara menyusun press kit untuk media.

Salah satu tools PR ini dapat memudahkan jurnalis untuk mendapatkan akses ke informasi penting perusahaan.

Di dalam press kit, tersedia foto dan video berkualitas tinggi yang akan membangun brand image perusahaan Anda.

Singkatnya, press kit memudahkan media untuk mengakses informasi yang akurat tentang perusahaan Anda.

Folder dokumen ini mengumpulkan semua press release, lembar fakta (fact sheet), serta foto-foto yang menggambarkan produk dalam satu folder.

Lalu, apa sebenarnya press kit itu, dan bagaimana cara membuat press kit yang memudahkan jurnalis? Simak ulasan lengkapnya dari ulasan dari RadVoice Indonesia.

**Apa itu Press Kit?**

Jika Anda baru terjun ke dunia PR, Anda mungkin bertanya apa itu press kit?

Dilansir dari laman Prowly, press kit adalah sekumpulan informasi yang dibutuhkan oleh media ketika mereka ingin meliput perusahaan Anda.

Press kit bisa disusun dalam berbagai ukuran dan bentuk, seperti dokumen PDF, Microsoft Word, folder Google Drive yang berisi dokumen seperti siaran pers (versi PDF atau Word), foto, fact sheet, materi terkait, bahkan dalam bentuk cetak.

Lalu, apa saja yang wajib ada dalam press kit?

Menurut Forbes, press kit memuat informasi umum tentang perusahaan (company overview), informasi produk atau jasa, logo, aset media (foto atau video), detail kontak, dan materi lainnya.

Perbedaan Press Kit vs. Media Kit

Press kit berisi informasi yang tepat waktu dan sering digunakan untuk acara, pembaruan produk atau jasa, hingga peluncuran produk.

Sementara menurut Agility PR, media kit adalah dokumen permanen yang berkembang seiring waktu.

**Mengapa Press Kit Penting untuk PR dan Jurnalis?**

Press kit memudahkan jurnalis untuk menulis tentang perusahaan Anda dengan menyediakan informasi dan gambar yang lengkap.

Dengan press kit yang disiapkan dengan baik, baik Anda maupun jurnalis bisa menghemat banyak waktu.

Jurnalis tidak perlu mengirim email atau menunggu balasan, sedangkan Anda tidak perlu repot membalas setiap permintaan informasi media.

**9 Cara Membuat Press Kit yang Memudahkan Jurnalis**

Seperti beberapa poin penting dalam press release, memahami langkah-langkah dalam menyusun press kit dapat mempermudah pekerjaan Anda.

Dalam artikel ini, RadVoice akan membahas langkah-langkah penting dalam membuat press kit, seperti dikutip dari Indeed.

1. Tentukan Tujuan Press Kit Sejak Awal

Sebelum mulai membuat press kit, penting untuk memahami tujuan penggunaannya. Sebagian besar perusahaan menggunakan press kit untuk berbagai alasan seperti:

Memperkenalkan produk atau layanan baru

Press kit biasanya berfokus pada detail dan fitur produk, bukan hanya informasi perusahaan.

Memperkenalkan bisnis baru

Press kit mencakup informasi tentang perusahaan, produk atau layanan yang ditawarkan, dan cerita di balik pendirian bisnis tersebut.

Mempromosikan sebuah acara

Press kit berguna untuk menyediakan semua informasi penting yang dibutuhkan media dalam mempromosikan acara tersebut.

2. Buat Profil Perusahaan yang Ringkas dan Informatif

Tuliskan deskripsi singkat tentang brand dan produk perusahaan Anda dalam maksimal dua paragraf. Gunakan bagian ini untuk menjelaskan misi, visi, serta tujuan perusahaan.

Mengutip Shopify, pastikan Anda mencantumkan informasi penting seperti tanggal pendirian, lokasi kantor, jumlah karyawan, serta latar belakang perusahaan.

Ingat, bagian ini biasanya menjadi hal pertama yang dilihat oleh jurnalis, jadi pastikan informasinya selalu terbaru dan akurat.

**3. Masukkan Press Release atau Berita Baru**

Mengutip Agility PR, press release berisi informasi penting seperti peluncuran produk atau pencapaian sejarah perusahaan.

Press release menjadi aset berharga yang wajib disertakan dalam press kit Anda.

Hampir 70% jurnalis mengandalkan press release untuk membuat berita mereka.

Jangan lupa untuk selalu memperhatikan kebutuhan dan pertimbangan wartawan saat menerima press release.

4. Sertakan Data & Fakta Penting dalam Bentuk Ringkas

Setelah menulis business story, langkah berikutnya adalah membuat daftar 5 hingga 10 fakta tentang perusahaan, acara, produk, atau layanan Anda.

Seperti halnya dalam press release, manfaat fact sheet membantu para wartawan dalam membuat liputan.

Namun, ingat bahwa fakta-fakta tersebut harus relevan dengan tujuan Anda. Permudahlah pekerjaan media untuk membuat konten menarik.

Beberapa informasi yang bisa Anda sertakan dalam lembar fakta meliputi:

Tanggal pendirian bisnis
Lokasi kantor pusat
Jumlah karyawan
Jumlah pelanggan
Pelanggan utama
Informasi penting lainnya

5. Tambahkan Foto, Logo dan Video Berkualitas Tinggi

Selanjutnya, Anda harus mengumpulkan foto-foto berkualitas tinggi dari produk Anda, acara perusahaan, karyawan, kantor atau pabrik Anda.

Anda dapat menggunakan gambar yang lebih kecil di seluruh press kit Anda untuk menambah daya tarik visual dan membuatnya lebih informatif.

Pastikan foto-foto tersebut dapat dipublikasikan oleh media. Sertakan juga tautan unduh untuk logo dan video beresolusi tinggi yang dapat digunakan oleh wartawan.

6. Cantumkan Biografi Singkat Narasumber Utama

Jika Anda memiliki tim yang besar, sertakan biografi singkat dan foto setiap orang dalam tim Anda tersebut.

Minimal, Anda harus menulis biografi CEO dan pendiri serta mencantumkan foto.

Selain itu, jika ada beberapa eksekutif C-level dan karyawan tingkat senior, Anda juga dapat menyertakan biografi dan foto mereka.

Jika Anda mempromosikan sebuah produk, jasa, atau acara yang dipimpin oleh direktur atau manajer divisi terkait, pastikan biografi dan foto tersebut ada dalam press kit.

7. Berikan Kontak Media yang Aktif dan Mudah Dihubungi

Langkah selanjutnya adalah menentukan siapa yang akan menjadi kontak utama jika ada media yang memiliki pertanyaan lebih lanjut.

Anda harus menyertakan nama kontak utama, alamat email, nomor telepon, lokasi, dan website perusahaan.

8. Gunakan Format Digital yang Mudah Diakses

Dilansir dari laman Shopify, banyak perusahaan kini menambah press kit digital di situs web mereka agar jurnalis bisa menemukan informasi penting dengan cepat dan mudah.

Format digital press kit yang umum digunakan bisa berupa Google Drive, Dropbox, atau halaman khusus di website.

**9. Desain Press Kit dengan Tampilan Profesional dan Rapi**

Agar press kit Anda meninggalkan kesan yang baik, pastikan desainnya mencerminkan identitas brand dengan konsisten.

Gunakan font yang mudah dibaca dan warna yang sesuai dengan brand Anda.

Tampilan yang profesional dan rapi akan memudahkan jurnalis dalam membaca dan memahami informasi.

**Contoh Press Kit yang Baik**

Press Kit Uber: Simpel dan efektif

Uber adalah salah satu perusahaan yang sering menjadi sorotan media.

Press kit Uber terintegrasi dengan platform berita online mereka.

Saat jurnalis mengunjungi halaman resmi Uber, mereka akan langsung disuguhi dengan informasi perusahaan terbaru, seperti siaran pers terkini, fakta perusahaan, sebelum mereka mengunduh aset digital.

Selain itu, desain yang digunakan sederhana dan profesional. Penggunaan warna, font, dan elemen grafis konsisten dengan identitas brand Uber.

Airbnb Press Kit: Fokus pada Cerita

Airbnb memanfaatkan situs web khusus sebagai pusat informasi.

Situs web ini didesain sangat mudah dinavigasi dan menonjolkan cerita di balik merek Airbnb.

Press kit Airbnb menyertakan banyak konten multimedia, seperti video, foto berkualitas tinggi, dan infografis.

Tips & Trik Tambahan untuk PR

Berikut tips & trik tambahan untuk PR dalam melengkapi press kit agar mudah menarik jurnalis:

Update press kit setiap ada kegiatan atau informasi terbaru.
Sediakan dua versi bahasa, miminal dalam bahasa Indonesia dan Inggris).
Hindari file atau dokumen yang terlalu berat.
Selalu uji tautan (link) sebelum dibagikan ke media.
Gunakan tone netral dan faktual.

Kesimpulan

Menyediakan press kit saat Anda merilis produk, jasa, atau acara dapat membantu jurnalis dan menunjukkan bahwa Anda adalah perusahaan yang kredibel.

Langkah-langkah membuat press kit yang bisa Anda ikuti, yaitu:

1. Tentukan tujuan dari press kit sejak awal

2. Buat profil perusahaan yang ringkas dan informatif

3. Masukkan press release atau berita terbaru

4. Sertakan data & fakta penting dalam bentuk ringkas

5. Tambahkan foto, logo dan video berkualitas tinggi

6. Cantumkan biografi singkat narasumber utama

7. Berikan kontak media yang aktif dan mudah dihubungi

8. Gunakan format digital yang mudah diakses

9. Desain press kit dengan tampilan profesional dan rapi.

Membuat press kit bukanlah hal yang sulit. Coba buat press kit untuk mempromosikan produk, jasa, atau acara Anda.

Apakah press kit Anda belum cukup memikat di mata jurnalis?