Ketika ingin menyampaikan hal penting tentang bisnis Anda ke publik, press conference adalah salah satu hal wajib untuk Anda lakukan.
Dengan mengundang media, Anda bisa mendapatkan exposure yang cukup besar.
Press conference atau konferensi pers sendiri adalah salah satu alat komunikasi media yang digunakan oleh public relations, seperti dikutip dari Publikasimedia.com.
Namun, di era yang serba cepat, Anda akan merasakan persaingan ketat untuk menarik perhatian media. Apalagi, media mempunyai waktu yang terbatas untuk meliput konferensi pers Anda.
Anda perlu membuat langkah yang tepat untuk mengundang media ke press conference Anda. Kali ini, RadVoice Indonesia akan memberikan beberapa langkah yang bisa dilakukan saat ingin mengundang media ke press conference Anda.
Langkah Mengundang Media ke Press Conference
Lantas, seperti apa langkah mengundang media ke konferensi pers? Simak penjelasan berikut, ya!
1. Pilih Sarana untuk Mengundang Media
Langkah pertama untuk mengundang media ke press conference Anda adalah memilih sarana yang akan digunakan.
Ada beberapa sarana yang bisa Anda gunakan untuk mengundang media agar tertarik datang ke konferensi pers yang Anda gelar. Anda bisa mengundang media lewat email, lewat PR agency, atau bertemu langsung.
Email merupakan sarana yang wajib ada di top of mind Anda! Ini bisa dimanfaatkan untuk membangun hubungan yang baik dengan media ke depannya.
Alih-alih mengirim undangan dengan di-blast, Anda wajib menyiapkan undangan yang ditujukan secara personal agar media bersedia datang ke press conference Anda.
Jika Anda berencana mengundang media lewat agensi, susun daftar nama yang mungkin Anda hubungi dengan baik.
Fokus pada media online, televisi, surat kabar, dan stasiun radio yang paling relevan. Singkatnya, siapa saja yang mungkin bisa datang dan meliput press conference Anda.
Selanjutnya, buat penjelasan singkat tentang dan mengapa acara tersebut diadakan. Jangan tertukar dengan siaran pers, ya. Imbauan media hanyalah pemberitahuan singkat, biasanya tidak lebih dari 2 paragraf.
Jika Anda berencana untuk menggelar press conference lainnya di kemudian hari, menemui media secara langsung bisa jadi ide yang bagus.
Pastikan Anda sudah siap dengan materi yang ingin ditunjukkan sebelumnya dan susun daftar media yang berpotensi untuk datang ke press conference Anda dan bisa menjadi mitra ke depannya.
2. Buat Undangan yang Mengesankan
Membuat undangan yang tidak membosankan adalah langkah kedua untuk mengundang media ke press conference.
Anda harus lebih spesifik saat membuat undangan. Gunakan kata-kata seperti “Anda akan belajar” atau “Anda akan melihat”. Hal ini bisa menarik perhatian media.
Lalu, informasikan juga secara langsung apa yang akan terjadi di press conference sehingga mereka tahu apakah itu menarik untuk dipublikasikan.
Jika Anda mengundang mereka karena Anda melihat mereka menulis artikel tentang topik terkait, beri tahu mereka bahwa hal ini bisa menambah pemahaman mereka tentang mengapa press conference Anda bisa relevan bagi mereka.
3. Siapkan Materi dan Informasi yang Anda Ingin Sebar
Langkah ketiga untuk mengundang media ke press conference Anda adalah menyiapkan materi dan informasi yang ingin disebar.
Saat mengundang media, pastikan Anda memberikan materi dan informasi yang eksklusif untuk ditulis ke dalam artikel media.
Misalnya, Anda dapat mencocokkan setiap jurnalis dengan pelanggan yang juga menghadiri acara tersebut, menawarkan wawancara eksklusif, dan memaparkan studi kasus.
Atau, Anda bisa menawarkan wawancara dengan eksekutif tertentu untuk membahas sudut pandang yang cocok dengan area fokus setiap publikasi.
Kesimpulan
Demi kelancaran mengundang media ke press conference Anda, ada 3 hal yang perlu dilakukan. Berikut rinciannya:
- Pilih sarana untuk mengundang media
- Buat undangan yang mengesankan
- Siapkan materi dan informasi yang Anda ingin sebar
Tiga langkah ini bisa memperlancar Anda saat mengundang media ke press conference. Semoga informasi ini bermanfaat!
