Membangun citra perusahaan menjadi hal yang penting untuk keberlangsungan setiap bisnis, apa pun industrinya.
Anda dapat memelihara image positif dengan menjalin hubungan dengan media melalui divisi humas masing-masing instansi.
Menurut ClearVoice, media exposure bermanfaat untuk meningkatkan kredibilitas suatu organisasi, mengingat liputan yang dihasilkan oleh pihak ketiga terlihat lebih objektif daripada iklan berbayar.
Media massa juga diperlukan oleh perusahaan yang berhubungan langsung dengan konsumen atau masyarakat seperti transportasi umum. Tujuannya agar organisasi dapat senantiasa membangun citra perusahaan.
Yatti Febri, staf media relations dari perusahaan transportasi di Jakarta, menjelaskan kepada RadVoice Indonesia cara membangun citra perusahaan dan tantangan bekerja di divisi media relations di perusahaan transportasi umum.
Bagaimana Yatti Febri membangun citra perusahaan, khususnya ketika diterpa berita negatif? Apakah melalui siaran pers?
“Salah satu kejadian besar yang pernah kami tangani ialah insiden kecelakaan dua bus yang menewaskan beberapa orang saat itu. Sorotan mata langsung tertuju pada insiden itu.
“Langkah tercepat yang kami lakukan adalah dengan mengirimkan siaran pers sebagai kronologi awal. Siaran pers hanyalah salah satu upaya yang kami lakukan.
“Kami juga menggelar konferensi pers kepada media untuk meminimalisir dugaan-dugaan yang tidak diinginkan. Di saat bersamaan, tim media relations juga menggali kronologi kejadian yang sebenarnya di lapangan.
Baca juga: Strategi Konsultan PR Atiqa Hanum Mengatasi Opini Negatif
“Upaya-upaya tersebutlah yang kemudian kami turut melibatkan keikutsertaan media untuk mengkomunikasikan secara luas kepada masyarakat.
“Tantangan terberat di sini adalah bagaimana meminimalisir munculnya berita negatif lainnya yang dapat merusak citra perusahaan. Kami terus memaksimalkan komunikasi yang baik dengan media massa agar mudah dalam mendapatkan klarifikasi dari narasumber secara langsung.
“Upaya-upaya lain yang dilakukan yakni dengan menjalin silaturahmi secara langsung melalui kegiatan media visit hingga mengadakan pertemuan santai untuk semakin dekat satu sama lain. Kami juga berupaya mengetahui apa saja yang harus diperbaiki dari kerja sama yang sudah dilakukan sebelumnya.”
Apakah ada tips dari Yatti Febri untuk menghadapi masalah di publik, khususnya yang bersifat negatif?
“Semua isu sensitif yang muncul tentu sangat berpotensi merusak citra perusahaan.
Baca juga: 5 Langkah Menangani Krisis Public Relations
“Karena itu, penting untuk menyelesaikan masalah tersebut dengan tetap mengedepankan aspek keterbukaan informasi yang dibutuhkan. Ini bertujuan agar tidak semakin merusak opini masyarakat akan layanan yang diberikan.
“Keterbukaan informasi yang dimaksud yakni mempermudah pemberian data yang diberikan, misalnya angka pelanggan harian dan sebagainya.
“Pada dasarnya, semua data sudah kami siapkan di website resmi. Namun, kami juga bersedia memberikan data lain yang dibutuhkan sesuai dengan kebijakan internal yang berlaku.
“Untuk ini, tentu harus mempunyai skill komunikasi yang baik. Kami tetap memberikan informasi yang diminta.
“Harus punya kemampuan menganalisis masalah serta bagaimana meluruskan hal tersebut dengan tetap menjaga hubungan baik dengan kedua belah pihak, salah satunya media massa.
“Jika ada insiden terjadi, harus dianalisis apa penyebab terjadinya masalah. Pasalnya, masyarakat akan melihat kecelakaan terjadi karena bus yang menabrak pemotor, misalnya. Setelah dievaluasi, penyebab awal adalah gesekan sesama pemotor yang kemudian secara tidak sengaja terlindas oleh kendaraan lain.
“Namun, headline media massa biasanya akan menyelipkan nama perusahaan transportasinya. Nah, tugas kami adalah menjelaskan kronologi yang sebenarnya agar tidak terjadi kekeliruan, apalagi menimbulkan ketakutan menggunakan transportasi publik.”
Apakah ada kejadian yang pernah tim Yatti Febri hadapi terkait dengan komplain pelanggan melalui media sosial? Bagaimana mengatasinya?
“Pada dasarnya, media sosial bukan tanggung jawab dari tim media relations. Media sosial memiliki tim tersendiri yang menangani keluhan secara langsung.
“Namun, jika isu di media sosial diperkirakan dapat berdampak signifikan terhadap citra perusahaan, ini menjadi ranah media relations untuk mengkaji hal-hal apa saja yang harus dilakukan sebelum isu menjadi semakin liar.
“Misalnya, terkait tarif saldo kartu uang elektronik yang sempat viral di media sosial.
“Masyarakat hanya mengetahui pemotongan saldo terjadi akibat menggunakan layanan kami saja, padahal ada perusahaan lain yang menangani masalah pembiayaan tarif.
“Namun selaku media relations, kami tetap harus menjelaskan secara rinci apa yang harus diketahui oleh media dan masyarakat terkait hal ini agar tidak terjadi kekeliruan.
“Kami membahas isu tersebut bersama tim dan atasan. Sebisa mungkin memberikan klarifikasi secara langsung kepada media agar semua isu yang beredar bisa dijawab secara langsung.
“Selanjutnya, kami bergegas membuat siaran pers untuk dikirimkan kepada media. Jika diperlukan, kami segera menggelar press conference agar media bisa lebih leluasa mendapatkan informasi secara langsung.”
Baca juga: 5 Hal Penting saat Menggelar Press Conference, Wajib Diperhatikan!
Wawancara dengan Yatti Febri dilakukan pada Selasa, 5 Maret 2024. Percakapan ini telah diedit agar lebih ringkas.
