Jadwal media yang padat membuat PR harus lebih jeli ketika mengundang wartawan menghadiri sebuah media event.
Mendapatkan liputan media adalah salah satu contoh earned media. Oleh karena itu, Anda sebagai PR harus tahu bagaimana caranya agar media menghadiri acara yang Anda selenggarakan.
Ini merupakan salah satu cara termudah bagi perusahaan Anda untuk mendapatkan media exposure dan menarik perhatian publik.
Biarpun begitu, perwakilan media adalah orang-orang yang sibuk. Terutama jika Anda fokus pada media yang sudah dikenal luas, Anda harus siap bersaing untuk mendapatkan perhatian seorang jurnalis.
Tips Persuasi Media agar Menghadiri Media Event
Sebelum mengundang media, ada cara persuasi media yang bisa dilakukan oleh PR. Seperti dikutip dari Vitamin, berikut empat tips persuasi media agar menghadiri event sebuah perusahaan.
1. Pastikan Event Layak Diberitakan
Faktanya, tidak semua acara layak diberitakan. Meskipun Anda (atau atasan Anda) mungkin senang dengan pesta liburan internal atau upacara penghargaan staf Anda, bukan berarti media akan senang.
Jadi sebelum Anda menghubungi mereka, pastikan acara Anda akan menarik bagi para reporter dan terutama audiens mereka.
Apakah Anda akan menyertakan hal baru dalam acara tersebut? Atau misalnya, apakah pembicara tamu yang terkenal akan menghadiri acara Anda?
Ingat bahwa tidak semua media meliput hal yang sama. Lakukan riset tentang apa yang diliput oleh setiap media dan lihat apakah relevan untuk menghubungi mereka.
2. Lakukan Media Pitching secara Efisien dan Lebih Awal
Wartawan biasanya sangat sibuk dan mereka selalu dibombardir dengan undangan. Mereka dapat menerima hingga lebih dari sepuluh undangan acara dalam seminggu.
Jika Anda ingin mereka menghadiri acara Anda, Anda harus menghubunginya lebih dulu. Mengabari lebih cepat adalah tips persuasi media agar menghadiri media event yang cukup efektif.
Karena banyaknya email yang mereka terima setiap harinya, penerapan 5W pada media invitation dan tips mengirim media invitation via email adalah cara-cara teknis yang harus dimanfaatkan oleh PR.
Berikan mereka informasi yang paling relevan di awal dan secara proaktif menjawab pertanyaan yang mungkin mereka miliki agar tidak ditanyakan ulang.
3. Beri Daya Tarik dari Segi Emosional
Media, terutama stasiun TV, menginginkan cerita yang menyentuh emosi masyarakat.
Acara penggalangan dana, jalan sehat, dan acara yang mendukung organisasi yang berhubungan dengan segala sesuatu yang bermanfaat, dapat meningkatkan daya tarik jurnalis untuk membuat berita dan menyebarkannya.
Menyoroti alasan pribadi perusahaan Anda di balik penyelenggaraan acara ini akan membuat Anda berbeda dari yang lain.
4. Buat Acara yang Media-friendly
Aksesibilitas merupakan hal yang penting ketika mengundang media agar menghadiri media event.
Media ingin melaporkan berita dengan cepat, jadi lakukan apa saja yang dapat membantu mereka menulis berita di tempat.
Tentukan ruang yang dapat digunakan secara eksklusif sebagai ruang media agar ada tempat bagi mereka untuk bekerja saat meliput acara.
Tidak hanya itu, patut diingat bahwa media menggunakan platform digital dan sosial untuk melaporkan berita lebih cepat, jadi pastikan tempat Anda memiliki akses Internet.
Kesimpulan
Banyak PR merasa tertekan ketika mereka dituntut untuk memastikan kehadiran jurnalis dalam media event yang mereka buat.
Berikut beberapa tips mengundang media menghadiri acara Anda:
1. Pastikan event layak diberitakan
2. Lakukan media pitching secara efisien dan lebih awal
3. Beri daya tarik dari segi emosional
4. Buat acara yang media-friendly
Promosi acara adalah sebuah seni tersendiri. Persiapkan segala sesuatu dengan matang dan strategis.
Selain itu, pahami tips menghindari di-blacklist jurnalis agar setiap event perusahaan yang Anda selenggarakan mendapatkan perhatian media.
