Mempersiapkan media invitation melalui email dapat membuat pihak PR tertekan.
Terlepas dari berbagai kesulitan yang ada, banyak keuntungan press conference untuk bisnis menanti. Begitu juga media event lainnya.
Media invitation melalui email diharapkan dapat memperkenalkan acara yang membutuhkan waktu berminggu-minggu atau berbulan-bulan untuk direncanakan.
Alih-alih mendapatkan manfaat media coverage untuk perusahaan, media invitation yang buruk justru bisa diabaikan oleh media yang diundang.
Apalagi kalender dan kotak masuk para jurnalis dipenuhi dengan sejumlah acara virtual dan offline yang terus bertambah.
Tips Mengirim Media Invitation dengan Email
PR harus memastikan bahwa media invitation yang dikirim email dapat menonjol dari deretan email yang masuk. Ini berlaku saat menyelenggarakan acara virtual atau offline.
Seperti dikutip dari SendX, ada lima tips yang harus diperhatikan dalam mengirim media invitation melalui email.
1. Buat Subject Line yang Menarik
Judul adalah elemen pertama yang menjadi penentu apakah media invitation akan dibuka penerima atau tidak.
Tujuan dari subject line bukanlah untuk menceritakan keseluruhan email, tetapi untuk membuat seseorang berpikir, ‘Oh, saya ingin tahu lebih banyak… Tentang apa ini?’
Keringkasan adalah kunci dari subject line yang menarik. Baris subject email yang terdiri dari 60 karakter atau kurang lebih disukai.
Pastikan bahwa subject line menarik perhatian media yang dituju. Pastikan Anda menyertakan detail yang diperlukan untuk menarik minat penerima.
2. Tulis Detail Acara
Berikan detail penting dalam media invitation Anda seperti:
Nama acara
Tanggal & waktu
Durasi acara
Lokasi (Apakah virtual atau fisik)
Hal ini dapat membantu media yang menerima undangan Anda untuk membuat keputusan cepat apakah mereka akan hadir atau sebaliknya.
3. Paparkan Alasan Media Menghadiri Acara Tersebut
Dalam media invitation, berikan alasan kuat mengapa mereka harus menghadiri acara ini.
Anda juga bisa berbicara tentang insight eksklusif yang akan mereka lewatkan jika mereka tidak menghadiri acara tersebut.
Anda dapat berbicara tentang manfaat yang dapat diperoleh media jika mereka menghadiri acara tersebut. Misalnya: tanya jawab langsung dengan pembicara tertentu yang eksklusif.
4. Beri Informasi RSVP
Setelah Anda meyakinkan media untuk menghadiri acara tersebut, beri tahu mereka dengan jelas bagaimana cara mendaftar atau RSVP.
Jelaskan prosesnya di email media invitation tersebut. Buatlah CTA dengan jelas dan dapat ditindaklanjuti.
5. Buat Desain Menarik
Setelah semua detail di atas jelas, maka Anda bisa melanjutkan dengan memasukkannya melalui desain email media invitation yang menarik tersebut.
Pastikan desain Anda ramah untuk perangkat seluler, sesuai dengan brand, dan membuat informasi mudah dibaca.
Memanfaatkan kekuatan desain juga dapat menjadi strategi pemasaran email yang luar biasa. Caranya serupa dengan bagaimana membuat press release menarik secara visual.
Kesimpulan
Anda tentu ingin memaksimalkan RSVP ke acara Anda. Oleh karena itu, perhatikan beberapa hal penting dalam membuat media invitation melalui email ke para rekan media.
Berikut beberapa tipsnya:
1. Buat subject line yang menarik
2. Tulis detail acara
3. Paparkan alasan media menghadiri acara
4. Beri informasi tata cara RSVP
5. Buat desain menarik
Media invitation yang sesuai standar dapat memaksimalkan kehadiran media. Selamat mencoba!
