Salah satu tugas public relations adalah menjalankan fungsi media relations, yakni berhubungan dengan media atau jurnalis. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk tahu cara membangun media relations yang erat dengan para jurnalis. Salah satunya dengan memiliki daftar media.
Hubungan dengan media yang erat akan memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan. Salah satunya, saat menggelar press conference atau mengirim press release, Anda tahu siapa yang perlu dihubungi. Anda hanya perlu mencari nama jurnalis di daftar media Anda yang sesuai dengan target dari press conference atau press release Anda.
Dikutip dari Indeed, sebelum mengirimkan email berisi siaran pers, Anda perlu menentukan dan memfilter beberapa media pilihan yang sesuai dengan konten dalam siaran pers.
Anda perlu membuat daftar media target untuk mempersempit fokus media yang berpotensi menayangkan rilis serta untuk menghemat waktu dan sumber daya.
Tips Memfilter Daftar Media
Memfilter daftar media yang panjang tentu bukan hal mudah. Namun, dengan sedikit usaha, Anda bisa melakukannya. Bagaimana caranya? Berikut ini beberapa tips memfilter daftar media yang bisa Anda lakukan.
1. Filter Berdasarkan Tier
Tier merupakan level dari berbagai media yang ada. Tier pertama merupakan media dengan kaliber dan cakupan yang besar, dan cukup banyak dikenal, baik online maupun cetak.
Biasanya, media ini mengusung berita-berita yang sifatnya mendalam, investigatif, dan terverifikasi dari sumber terpercaya.
Media tier pertama juga dapat berupa media yang fokus membahas satu tema, seperti fokus membahas mengenai fashion hingga olahraga. Untuk jenis media tier pertama dengan fokus industri tertentu, Anda dapat melihat jumlah pembacanya untuk dapat mengkategorikannya sebagai media tier pertama.
Jika sudah menemukan media yang tergolong ke dalam tier pertama, lakukan pemisahan dan pengelompokan sehingga email massal mudah dikirimkan. Jika data media disimpan dalam format Excel, maka pastikan juga email yang tercatat merupakan email yang tepat dan terbaru dari nama perwakilan media yang bersangkutan.
Pemilihan media berdasarkan tier ini memiliki potensi berakhir terlalu general, sehingga Anda perlu juga mempertimbangkan filter daftar media yang ada pada poin selanjutnya.
2. Filter Berdasarkan Relevansi Industri
Tidak hanya dari sisi tier, pemilihan media untuk menerima siaran pers juga dapat dilihat dari relevansi industri. Terdapat beberapa media yang hanya fokus meliput dan memuat berita mengenai satu vertikal.
Untuk menentukan media sesuai relevansi industri, Anda perlu memeriksa kembali cakupan industri klien yang Anda wakili serta relevansi isi siaran pers.
Untuk memudahkan Anda melakukan filter daftar media, tambahkan kolom yang berisi industri di mana media berkecimpung. Dengan demikian, Anda dapat lebih cepat memfilter media berdasarkan keyword industri.
Semakin relevan industri dengan isi dari siaran pers, semakin besar kemungkinan media terpilih mempublikasikan siaran pers.
3. Filter Berdasarkan Relasi
Salah satu opsi dalam menentukan media yang akan menerima siaran pers adalah dengan melihat kembali relasi yang Anda miliki. Hal ini merupakan strategi yang paling mudah dan cepat karena Anda memanfaatkan koneksi yang Anda miliki.
Dalam dunia hubungan masyarakat dan media, koneksi dan relasi memegang peranan besar untuk meloloskan siaran pers menjadi berita pilihan. Dengan memupuk relasi yang baik dengan wartawan atau penulis maupun editor dari media yang bersangkutan, Anda akan memperoleh daftar media yang menjadi kekuatan dari agensi Anda.
Dari relasi ini, koneksi dengan media menjadi lebih mudah terjalin. Anda bisa berkomunikasi kapan saja dan secara otomatis, agensi Anda akan diingat oleh pihak media yang bersangkutan. Anda selaku perwakilan klien dapat mengamankan posisi top of mind sehingga kesempatan untuk dipublikasikan juga semakin besar.
Kesimpulan
Untuk bisa memaksimalkan penayangan press release, Anda perlu memfilter daftar media. Beberapa cara bisa Anda lakukan, antara lain:
- Filter berdasarkan tier
- Filter berdasarkan relevansi industri
- Filter berdasarkan relasi
Itulah beberapa hal yang bisa Anda lakukan untuk memfilter daftar media. Selain dari ketiga tips di atas, pemilihan media juga erat kaitannya dengan update berkala yang harus Anda lakukan.
Selalu cek dan perbarui daftar media agar tetap relevan dan sesuai dengan kebutuhan klien. Dengan memiliki daftar media yang selalu updated, proses pengiriman undangan maupun siaran pers dapat berlangsung secara lebih efisien.
