Membangun brand image bukanlah hal yang mudah. Dibutuhkan strategi yang matang dan realistis agar brand dapat tumbuh kuat dan dipercaya publik.
Untuk menyampaikan pesan yang konsisten dan relevan di media, dibutuhkan perencanaan yang matang. Di sinilah PR content calendar berperan penting.
PR content calendar membantu bisnis merencanakan aktivitas PR secara terstruktur, mulai dari press release, pitching media, hingga kampanye komunikasi jangka panjang.
Agar penerapannya berjalan efektif, ada empat tahap dalam menyusun PR content calendar. Berikut ulasan dari RadVoice Indonesia.
Definisi PR Content Calendar dan Pentingnya Bagi Bisnis
PR content calendar adalah rencana terstruktur dan strategis yang memetakan semua aktivitas komunikasi publikasi organisasi seperti press release, acara, dan konten media sosial.
Tujuannya untuk memastikan konsistensi pesan, mengidentifikasi celah media, serta mengelola alur kerja tim secara efektif, seperti yang digambarkan oleh CoSchedule dan konsep perencanaan media secara umum.
Di dunia PR, content calendar menjadi jadwal kerja yang digunakan untuk merencanakan, mengatur, dan melacak semua aktivitas komunikasi serta publikasi konten dalam periode waktu tertentu, baik mingguan, bulanan, maupun tahunan.
Dengan perencanaan yang jelas, brand dapat menyampaikan narasi yang berkelanjutan di media, bukan pesan yang terputus-putus.
Berikut beberapa manfaat utama PR content calendar bagi bisnis:
- Brand tampil lebih konsisten dan profesional di media
- Pesan komunikasi lebih terarah dan terukur
- Reputasi brand dibangun secara jangka panjang
- Hubungan dengan media lebih terjaga
Agensi dapat membantu menyusun kalender PR yang selaras dengan positioning brand dan kebutuhan media.
RadVoice, sebagai PR agency, membantu bisnis dalam merancang PR content calendar melalui perencanaan yang matang dan membangun kredibilitas brand Anda.
Pendekatan RadVoice dapat menggabungkan pemahaman media, penulisan rilis sesuai standar jurnalistik, serta distribusi ke media yang relevan.
Baca juga: 3 Manfaat Kalender Konten untuk Melancarkan Bisnis Anda
4 Tahap Membuat PR Content Calendar
PR content calendar yang baik mencakup jadwal publikasi konten, penanggung jawab tiap konten, serta keselarasan konten dengan isu yang sedang relevan.
Pakar social media marketing Viktorija Nikoloska menyarankan agar perencanaan konten dilakukan 1–2 minggu sebelumnya untuk menjaga alur kerja tetap terorganisir.
“Selaraskan konten dengan tanggal-tanggal penting, acara industri, dan hari libur,” ujar Viktorija.
Berikut empat tahap dalam menyusun PR content calendar:
1. Menentukan Tujuan PR
Setiap aktivitas dalam PR content calendar perlu memiliki tujuan yang jelas sejak tahap perencanaan. Tujuan ini bisa berupa meningkatkan brand awareness, membangun reputasi, hingga mendukung lead generation.
Dengan tujuan yang terdefinisi dengan baik, tim PR dapat menentukan pesan, angle, dan media yang paling relevan.
Jika Anda ingin setiap pesan tersampaikan di waktu yang tepat, perencanaan konten yang matang menjadi kunci penting.
2. Mapping Isu, Momen, dan Peluang Media
Topik PR sebaiknya disesuaikan dengan momentum, tren industri, maupun isu yang sedang berkembang. Pemilihan isu yang tepat membuat pesan brand terasa lebih relevan bagi audiens target.
Pendekatan ini membantu brand tampil lebih kontekstual, sekaligus meningkatkan peluang untuk mendapatkan liputan dari media.
3. Menyusun Konten dan Aktivitas PR
Pada tahap ini, tentukan frekuensi, jadwal dan gaya konten yang sesuai dengan brand Anda. Dikutip dari Planable, PR content calendar yang baik idealnya mempunyai beragam aktivitas sepanjang waktu.
Brand Anda bisa menarik perhatian media jika Anda konsisten dan mendekati audiens dari berbagai sudut pandang dan ide yang segar.
Fokus untuk mengeksekusi berbagai ide bagus secara konsisten daripada mengisi PR content calendar dengan terlalu banyak inisiatif dan membuat tim Anda kelelahan.
4. Evaluasi dan Optimalisasi PR Content Calendar
Evaluasi rutin diperlukan untuk mengukur efektivitas PR content calendar yang dijalankan.
Hasil evaluasi ini menjadi dasar untuk menyempurnakan strategi PR di periode berikutnya.
Agar informasi tersampaikan secara jelas kepada seluruh anggota tim, maka perlu dilakukan penataan kalender dengan rapi.
Best Practice Saat Menyusun PR Content Calendar
PR content calendar dirancang untuk membantu tim PR menyederhanakan proses perencanaan dan pengelolaan konten. Saat memilih alat untuk mengelola konten PR, penting untuk mempertimbangkan gambaran besar strategi komunikasi.
Beberapa alat yang umum digunakan untuk menyusun PR content calendar yaitu Google Sheets dan monday.com.
1. Google Sheets
Dikutip dari Planable, Google Sheets merupakan alat yang andal untuk menyelesaikan pekerjaan dengan mudah dan efisien.
Anda dapat membuat PR content calendar sederhana secara online, membagikannya kepada anggota tim untuk mendapat masukan, dan menautkan langsung ke berbagai aset.
Tambahkan lembar kerja yang berbeda jika Anda ingin membuat daftar kontak media khusus atau melacak outlet media dalam dokumen yang sama.
Selain itu, Anda dapat menambahkan lembar kerja terpisah untuk menyusun daftar kontak media atau melacak outlet media dalam satu dokumen yang sama.
Google Sheets dapat diakses hanya dengan akun Google. Untuk memaksimalkan fungsinya, pertimbangkan untuk menggunakan alat otomatisasi seperti Coefficient untuk meningkatkan manajemen data dan kolaborasi tim.
2. monday.com
Monday.com adalah alat manajemen proyek yang banyak digunakan oleh tim perusahaan, terutama untuk menghubungkan anggota tim dan mengoordinasikan proyek secara virtual.
Platform ini memungkinkan pengguna untuk membuat dashboard yang terstruktur, memprioritaskan tugas, mengunggah file, serta membangun alur kerja yang sesuai dengan kebutuhan tim.
Fitur utama monday.com mencakup kolaborasi dan komunikasi lintas tim global, serta perencanaan, prioritisasi, dan pengelolaan tugas secara efisien.
Selain itu, monday.com juga dapat dimanfaatkan untuk melakukan onboarding klien, hingga mengelola kontrak dalam satu platform terpadu.
Jika bisnis Anda membutuhkan diskusi lebih lanjut tentang penyusunan dan eksekusi PR content calendar, tim RadVoice siap membantu merancang strategi PR yang relevan dan terarah sesuai kebutuhan brand.
