Mengundang jurnalis ke konferensi pers perusahaan bukan hal yang mudah di tengah padatnya agenda media.
Tanpa strategi yang tepat, minimnya kehadiran media dapat berdampak pada keberhasilan acara Anda.
Lalu, apa saja langkah yang harus dilakukan untuk memastikan media hadir?
Bagaimana Mengundang Media agar Menghadiri Konferensi Pers?
RadVoice Indonesia telah merangkum lima cara agar media hadir di konferensi pers.
Buat Daftar Undangan Media
Tentukan media apa saja yang akan Anda undang. Usahakan untuk mengirimkan undangan setidaknya sebulan atau paling lambat dua minggu sebelum acara.
Pemberitahuan awal ini memberikan ruang bagi media untuk merencanakan liputan mereka.
Anda dapat mengirimkan undangan konferensi pers melalui surel atau pesan pribadi jika telah memiliki hubungan baik dengan mereka.
Jangan lupa melakukan follow up sebagai pengingat atas undangan yang Anda kirimkan.
Berencana mengundang media untuk menghadiri konferensi pers? Hubungi RadVoice sekarang.
Pilih Tempat yang Strategis
Setelah membuat daftar undangan media, Anda juga harus menentukan lokasi acara karena dapat memengaruhi kesediaan media untuk hadir.
Anda perlu menyesuaikan tempat yang dipilih sesuai kepentingan dan pesan yang ingin disampaikan.
Misalnya, kantor perusahaan cocok dijadikan tempat untuk menyampaikan pengumuman internal atau peluncuran produk.
Konferensi pers juga dapat dilakukan di tempat lain seperti restoran, kafe, hotel, coworking space, atau lokasi outdoor seperti taman.
Mengutip Imogen PR, pemilihan tempat dapat diterapkan, misalnya, pada brand kecantikan yang ingin melakukan konferensi pers terkait peluncuran produk baru.
Lokasi yang tepat adalah tempat dengan nuansa modern, terbuka, dan familiar untuk kebutuhan foto media sosial.
Perhatikan juga akses menuju lokasi. Jangan pilih tempat terpencil atau jauh dari stasiun kereta komuter atau MRT.
Tawarkan Konten Eksklusif
Berikan alasan bagi media untuk hadir ke konferensi pers dengan menawarkan konten eksklusif.
Mengutip Content Grip, penawaran konten eksklusif dapat membuat media merasa memiliki informasi terkini.
Hal ini dapat dilakukan, misalnya, dengan memberikan data atau laporan khusus hanya bagi media yang hadir langsung.
Penawaran seperti tur fasilitas pabrik atau kantor perusahaan juga dapat menjadi upaya yang Anda lakukan.
Semakin mudah Anda memberi mereka kesempatan untuk meliput acara, maka semakin besar pula kemungkinan mereka untuk meliput dengan baik.
Libatkan Narasumber Penting
Melibatkan narasumber penting dalam konferensi pers juga akan menarik perhatian media untuk hadir.
Narasumber penting ini bisa berasal dari CEO perusahaan, influencer, pejabat pemerintahan yang relevan, maupun nama besar lain yang sesuai bidang.
Everwall menyebut, mendatangkan narasumber penting ke acara Anda dapat meningkatkan peluang untuk diliput media.
Rencanakan sesi utama, panel, atau wawancara eksklusif dengan narasumber penting ini untuk media.
Ketika media tahu ada peluang untuk mendengar dari nama besar di industri, acara Anda diyakini akan menjadi yang teratas dalam daftar liputan wajib mereka.
Sediakan Press Kit
Anda dapat menyediakan press kit bagi media yang hadir dalam konferensi pers.
Press kit ini dapat membantu media bekerja lebih efisien karena tak perlu mencatat terlalu banyak selama acara. Selain itu, semua media juga menerima informasi yang sama dari press kit sehingga mencegah terjadi misinformasi.
Press kit dapat berupa press release, profil perusahaan, informasi produk, hingga kontak narasumber.
Anda juga dapat menambahkan goodie bag yang berisi produk sampel atau merchandise perusahaan untuk media.
Kesimpulan
Memastikan media hadir ke konferensi pers butuh strategi yang tepat. Kunci utamanya adalah menyediakan informasi yang bernilai dan relevan bagi media.
Hal ini di antaranya dapat dilakukan dengan menyediakan konten eksklusif hingga melibatkan narasumber penting dalam acara.
Anda juga perlu menentukan lokasi yang strategis. Jangan lupa mengingatkan media untuk hadir sejak beberapa hari sebelum acara.
Apakah Anda berencana untuk menggelar konferensi pers dalam waktu dekat?
