Media visit adalah aktivitas tatap muka antara perusahaan dan jurnalis yang berlangsung di kantor media.
Kegiatan ini merupakan salah satu strategi public relations (PR) yang strategis untuk memperkuat hubungan dengan jurnalis.
Dalam kesempatan tersebut, kedua pihak dapat saling berbagi informasi terkait produk atau layanan perusahaan, maupun perkembangan berita terkini.
Selain itu, PR juga berkesempatan untuk berinteraksi dengan media yang hadir secara lebih personal.
Lalu, bagaimana cara menyelenggarakan media visit yang efektif?
6 Langkah Mengadakan Media Visit
RadVoice Indonesia menjabarkan enam langkah yang harus diperhatikan PR saat hendak mengadakan media visit. Berikut selengkapnya.
Tentukan Tujuan yang Jelas
Sebelum mengadakan media visit, PR perlu menentukan tujuan mengadakan acara ini.
Apakah PR ingin memperkenalkan produk perusahaan, meningkatkan citra perusahaan, atau mendorong media untuk menghasilkan pemberitaan yang relevan?
Dengan tujuan yang jelas, PR dapat menyusun kegiatan apa saja yang harus dilakukan saat media visit.
Baca juga: Ingin Menjalin Hubungan dengan Media? Hindari 5 Kesalahan Ini!
Pilih Media yang Tepat
Tidak semua media relevan untuk menjadi tujuan kegiatan ini.
Mengutip Briefer, PR harus memilih media dengan target audiens yang sesuai dengan segmen perusahaan.
Misalnya, jika perusahaan bergerak di bidang yang berkaitan dengan teknologi, maka pilih media yang juga biasa meliput isu teknologi. Apabila perusahaan bergerak di bidang lingkungan, pilih media yang juga meliput isu lingkungan.
Pemilihan media yang tepat akan memudahkan PR menyampaikan pesan perusahaan.
Perusahaan Anda ingin mengadakan media visit? Hubungi RadVoice sekarang.
Atur Jadwal Kunjungan
Hubungi pihak media sejak jauh hari jika ingin melakukan media visit, setidaknya dua minggu sampai sebulan sebelum melakukan kunjungan.
Konfirmasi ulang jadwal beberapa hari sebelum melakukan kunjungan sebagai pengingat, sekaligus menghindari kesan mendadak.
Pastikan bahwa jadwal kunjungan ini tak menganggu agenda atau kegiatan yang berlangsung di redaksi.
Siapkan Materi
Sebelum melakukan media visit, PR perlu mempersiapkan sejumlah materi yang akan disampaikan.
Materi ini dapat berupa press kit yang berisi profil perusahaan, data pencapaian, dan informasi lain yang terkait.
PR biasanya juga menyiapkan presentasi singkat yang berisi data-data dari perusahaan untuk dipaparkan kepada media. Jika perlu, bawa juga contoh produk untuk ditunjukkan secara langsung.
Jalin Interaksi Positif
Saat melakukan kunjungan media, PR harus bersikap profesional dan membangun suasana yang menyenangkan.
Kunjungan dapat dimulai dengan pengenalan tim PR dan dilanjutkan dengan penyampaian informasi yang relevan dengan kebutuhan media.
Baca juga: 3+ Strategi Mudah untuk Membangun Hubungan dengan Media
Dalam pertemuan itu, PR juga harus terbuka mendengarkan kebutuhan jurnalis dengan memberikan mereka kesempatan bertanya atau memberi masukan.
Kunjungan ini biasanya juga menjadi kesempatan bagi jurnalis untuk menggali informasi lebih jauh tentang perusahaan, ketimbang saat mengikuti agenda di luar.
Follow Up Hasil Kunjungan
Langkah terakhir usai melakukan media visit adalah memastikan komunikasi tetap terjalin. Hal ini dapat dilakukan dengan menyampaikan ucapan terima kasih.
PR juga perlu menyampaikan informasi tambahan tentang perusahaan jika diperlukan. Kirim materi atau data yang mungkin belum tersampaikan saat kunjungan.
Setelah itu, pantau pemberitaan dari media visit yang telah dilakukan. Pemantauan berita yang muncul ini menjadi salah satu upaya untuk mengukur efektivitas kunjungan ini.
Kesimpulan
Media visit dapat membantu PR memperkuat hubungan dengan jurnalis.
Namun perhatikan sejumlah langkah yang harus diperhatikan sebelum melakukan kunjungan, salah satunya yakni menentukan media yang tepat.
Dengan menentukan media yang tepat, PR dapat menyampaikan pesan perusahaan dengan lebih efektif.
Selain itu, perlu juga menyiapkan materi tentang perusahaan yang memuat profil perusahaan, data pencapaian, dan informasi lain yang terkait.
Terakhir, jangan lupa follow up hasil kunjungan dan tetap jalin hubungan baik dengan media.
Jadi, apakah Anda tertarik untuk mengadakan media visit?
