Saat ingin mengumumkan sebuah berita penting, Anda perlu bantuan media dengan mengadakan press conference.
Media bisa bertanya berbagai hal yang bisa menguntungkan Anda. Namun, apa sebenarnya konferensi pers itu?
Apa Itu Press Conference?
Press conference adalah salah satu jenis media relations yang bertujuan untuk menyampaikan pesan kepada media.
Berbagai hal bisa Anda sampaikan, mulai dari peluncuran produk baru, cara Anda menangani crisis management, hingga pengumuman aturan baru.
Banyak perusahaan dan bisnis menggelar press conference untuk menyampaikan informasi. Tapi apakah manfaat-manfaat lain dari konferensi pers untuk bisnis?
Sebelum masuk ke pembahasan utama, Anda harus mengerti dengan baik alasan mengapa press conference dibutuhkan. Dilansir dari UN Women, konferensi pers adalah strategi yang bisa Anda lakukan untuk menarik perhatian media.
Anda bisa menggelar konferensi pers kapan saja Anda memiliki acara atau materi penting yang ingin Anda sebar ke publik. Pada skenario lain, Anda mungkin butuh mengadakannya untuk menyampaikan breaking news yang tidak mungkin ditunda.
Dilansir dari Community Tool Box, press conference adalah acara yang spesial, jadi Anda disarankan untuk tidak menggelarnya terlalu sering.
Mengapa Press Conference itu Penting?
Dilansir dari laman Freshbooks, press conference penting digelar untuk:
- Merespons kontroversi atau informasi yang simpang siur
- Merespons rangkaian berita yang membahas brand, perusahaan, atau isu tertentu
- Menanggapi pendapatan atau pendanaan yang diraih perusahaan atau brand
- Meluncurkan dan memperkenalkan produk atau jasa baru
- Mengumumkan fasilitaas produksi yang baru
- Mengumumkan adanya merger dan akuisisi (M&A) perusahaan
Sementara itu, laman Community Tool Box mengatakan, konferensi pers dapat menyajikan informasi lebih dari siaran pers atau press release.
Sebab, konferensi pers bersifat langsung, interaktif, dan Anda dapat menekankan poin-poin tertentu yang belum tentu dilakukan di pertemuan selanjutnya.
Bahkan ketika press conference, jurnalis bisa saja menyetop narasumber untuk melakukan doorstop.
Ini sebenarnya menjadi sesuatu yang bisa saja tidak diduga oleh Anda jika acara tersebut padat dan narasumber memiliki agenda yang berdekatan.
Ditambah lagi, press conference memungkinkan Anda untuk berelasi dengan jurnalis yang hadir.
Artinya, semakin banyak perwakilan jurnalis yang datang, maka press conference Anda tampak bernilai berita. Dapat dikatakan, kehadiran rekan media menambah pentingnya acara itu sendiri.
Tidak jarang, ketika perusahaan atau brand sering mengundang media untuk press conference. Ini pun menandakan bahwa mereka tidak hanya berhasil mempublikasikan berita melalui rekan media, melainkan juga meningkatkan kebanggaan dan moral perusahaan.
“… that is, your group can take pride in knowing that the press will really turn out to hear what you have to say.”
– Community Tool Box, University of Kansas
Namun yang paling penting, alasan press conference perlu diadakan ketika perusahaan atau brand Anda mengumumkan kabar terbaru. Rekan media dapat menyiarkan berita Anda dengan cepat.
Menurut laman Investopedia, pada beberapa kondisi atau kasus, perusahaan dapat mengadakan sebuah press conference sebelum terjadi breaking news.
Tujuan ini akan menguntungkan untuk mendahului berita negatif yang menggambarkan perusahaan atau brand secara jujur dan benar dibandingkan perusahaan yang berusaha menyembunyikan berita negatif.
Agar press conference berjalan efektif, apa saja yang perlu dibahas? Berikut poin selanjutnya.
Apa yang Dibahas saat Press Conference?
Apa saja yang perlu dibahas selama press conference? Agar acara berjalan efektif dan bernilai berita, sebuah press conference dapat membahas:
- Pengumuman perusahaan atau brand yang menerima penghargaan
- Pengumuman atau peluncuran produk/jasa
- Pengumuman kemitraan strategis brand atau perusahaan
- Pengumuman merger dan akuisisi brand atau perusahaan
- Pengumuman kolaborasi dengan kementerian, lembaga, lembaga swadaya masyarakat (LSM), atau perorangan
- Pemaparan materi riset
- Pengumuman pameran atau expo
- Pembahasan isu yang sedang tren
- Konfirmasi informasi yang beredar atau simpang siur saat breaking news
- Permintaan maaf brand atau perusahaan
- Pada beberapa kondisi, pengumuman terkait penangkapan tersangka atau pengungkapan sebuah kasus
Laman Community Toolbox Universitas Kansas memberi tips agar paparan selama press conference tepat sasaran.
Pertama, Anda harus menentukan pesan utama yang ingin disampaikan ke publik.
Pesan ini harus diringkas dalam tiga atau lima poin utama yang jelas, padat, dan mudah dimengerti oleh rekan media.
Kedua, pastikan acara press conference yang Anda adakan, cukup hanya sekali yang disertai dengan tampilan informasi menyeluruh melalui press kit.
Pastikan setelah jurnalis mengikuti press conference, Anda harus menyertakan press kit sebagai tambahan informasi atau follow up yang berisi siaran pers, aset foto atau video, lembar fakta, kutipan, ringkasan wawancara.
Jangan lupakan kontak narasumber atau tim komunikasi internal atau eksternal perusahan.
Ketiga, selama acara press conference berlangsung, pastikan pemaparan narasumber atau pembicara disajikan dengan bahasa yang mudah dimengerti.
Buat presentasi secara santai, tidak terburu-buru, dan artikulasi yang jelas. Ini memudahkan jurnalis untuk mengambil kutipan.
Dari penyelenggara acara, akan lebih baik jika peralatan mic dan sound system mumpuni dan tidak ada gangguan.
Sesi press conference yang baik disajikan interaktif, terbuka, dan transparan. Anda dapat menjadwalkan sesi tanya jawab secara langsung atau dikumpulkan form daring.
Press conference sebaiknya dijalankan tepat waktu. Alasannya, jurnalis memiliki agenda berdekatan dengan acara Anda. Bahkan, membutuhkan waktu jika mereka bepergian dengan transportasi umum.
Keempat, ketika press conference berakhir, jurnalis akan doorstop dengan narasumber. Pastikan Anda dan narasumber siap untuk sesi tersebut.
Berdasarkan fakta lapangan, jurnalis merasa kurang engage atau dekat ketika narasumber dan pengelola acara tidak menyediakan sesi doorstop. Bahkan narasumber yang cenderung menghindar, membuat jurnalis kelimpungan.
Ketika Anda mengundang jurnalis di acara berikutnya, mereka cenderung enggan menghadirinya. Ini justru memperkecil peluang untuk terhubung dengan rekan-rekan media.
Kelima, selama press conference berakhir, pastikan Anda standby. Tujuannya, untuk mengumpulkan pertanyaan agar narasumber dapat mengirim respons secara tertulis kepada jurnalis.
Keuntungan Mengadakan Press Conference
Strategi seperti membuat press release, wawancara, dan kontak media secara informal bisa jadi strategi yang Anda butuhkan.
Namun, konferensi pers bisa jadi strategi pelengkap untuk meningkatkan impresi yang lebih baik.
Berikut merupakan beberapa keuntungan yang bisa Anda dapatkan dari menggelar konferensi pers.
1. Menyampaikan Informasi yang Lebih Lengkap
Terkadang, Anda tidak bisa menuliskan informasi yang begitu panjang dan cukup detail lewat press release.
Namun, lewat konferensi pers, Anda bisa memberikan informasi yang lebih lengkap lewat sesi tanya jawab dengan media.
2. Menjelaskan Proses Pengembangan Sebuah Produk
Saat melakukan peluncuran produk baru, Anda bisa menjelaskan proses pengembangan dan manfaatnya dengan lebih jelas dan interaktif.
3. Mengatasi Crisis Management Perusahaan
Ketika perusahaan Anda tengah dihadang crisis management, Anda bisa menjelaskan permasalahan secara langsung dan meluruskannya dengan menggelar press conference.
4. Terlihat Lebih Terpercaya di Mata Publik
Anda akan terlihat lebih terpercaya ketika berbagai perwakilan media besar datang untuk meliput konferensi pers Anda.
5. Meningkatkan Moral Perusahaan
Sebuah konferensi media yang sukses tidak hanya akan menghasilkan berita yang baik, namun juga meningkatkan moral perusahaan Anda.
Kesimpulan
Press conference bisa menjadi salah satu strategi relasi media yang Anda butuhkan. Konferensi pers bisa memberi berbagai keuntungan berikut untuk Anda dan perusahaan.
- Menyampaikan informasi yang lebih lengkap
- Menjelaskan proses pengembangan sebuah produk
- Mengatasi crisis management perusahaan
- Terlihat lebih terpercaya di mata publik
- Meningkatkan moral perusahaan
Itulah beberapa keuntungan yang bisa Anda dapatkan saat mengadakan konferensi pers. Kira-kira bisnis Anda perlu untuk menggelarnya tidak, ya? Yuk, cari tahu!
