Media invitation atau undangan media menjadi hal yang penting ketika perusahaan atau lembaga akan mengadakan sebuah acara.
Beberapa orang berpikir, undangan media merupakan hal yang mudah untuk dipersiapkan. Nyatanya tidak.
Para praktisi PR mungkin akan merasa tertekan ketika mengundang rekan media.
Undangan yang diberikan oleh praktisi PR dapat menjadi pertimbangan jurnalis untuk datang ke acara yang diadakan.
Isi undangan yang jelas dan detail biasanya dapat meningkatkan rasa penasaran para wartawan untuk menghadiri acara tersebut.
Jika isinya sudah sesuai, Anda juga harus mengetahui cara melakukan invitation kepada rekan media untuk hadir ke acara perusahaan atau lembaga Anda.
Lalu, bagaimana caranya? Berikut beberapa cara mengirimkan media invitation yang menarik perhatian jurnalis untuk datang.
Cara Mengirimkan Media Invitation
RadVoice Indonesia telah merangkum cara mengirimkan media invitation yang efektif dan dilirik oleh jurnalis.
1. Kirim Email Personal
Saat akan mengundang media melalui email, pastikan Anda mengirimnya secara personal. Hindari pengiriman email secara massal.
Cara ini dianggap paling efektif ketika ingin mengajak wartawan hadir di acara perusahaan atau lembaga tempat Anda bekerja.
Undangan yang ditujukan secara personal dapat memberikan efek psikologis kepada wartawan ketika menerima undangan tersebut.
Wartawan akan merasa lebih dihargai sewaktu mendapat undangan secara personal dibandingkan ditujukan untuk instansi.
Pastikan Anda mengirimkan undangan dengan penjelasan singkat tentang dan mengapa acara tersebut diadakan.
Jangan tertukar dengan siaran pers, ya. Imbauan media hanyalah pemberitahuan singkat, biasanya tidak lebih dari dua paragraf.
Jika Anda berencana untuk menggelar press conference lainnya di kemudian hari, menemui media secara langsung bisa jadi ide yang bagus.
Pastikan Anda sudah siap dengan materi yang ingin ditunjukkan sebelumnya. Susun daftar media yang berpotensi untuk datang ke press conference Anda dan bisa menjadi mitra ke depannya.
2. Buat Media Advisory
Cara berikutnya adalah membuat media advisory untuk mengirimkan undangan.
Mengutip Chatter Buzz, media advisory atau media alert adalah pemberitahuan yang diberikan kepada rekan media untuk hadir dan meliput acara dengan menampilkan detail terpenting.
Ini adalah undangan yang dapat memikat wartawan untuk hadir di acara Anda.
Detail acara sebaiknya dibuat singkat dan padat ketika Anda menulis sebuah media advisory.
Pada umumnya, media advisory hanya berisi satu halaman dan berisikan informasi dasar yang menjawab pertanyaan umum seperti Who, What, When, Where, dan Why.
Pada bagian awal, PR akan menuliskan ‘Media Advisory’ atau ‘Media Alert’ sebelum dilanjutkan dengan judul dari acara yang diadakan.
Selanjutnya, media advisory akan dilanjutkan dengan informasi terkait lokasi, waktu, dan detail singkat terkait acara tersebut.
Dalam artikel Indonesia PR dijelaskan, media advisory biasanya dikirim tujuh hari sebelum acara, kemudian PR akan melakukan follow up satu hari sebelum acara.
Saat melakukan follow up, pastikan Anda tidak meneror wartawan karena akan membuat mereka merasa terganggu dan mungkin tidak akan hadir ke acara Anda.
3. Lakukan On-Site Pitching
Selanjutnya, Anda dapat melakukan pitching di tempat dengan rekan media sebelum mengadakan acara.
On-site pitching dianggap lebih efektif dibandingkan hanya mengirimkan undangan melalui email.
Mengutip Daily Social, pitching merupakan sebuah proses mempresentasikan ide kepada orang lain.
Anda dapat melakukan hal tersebut ketika akan mengadakan sebuah acara yang cakupannya sangat besar.
Kenalkan secara detail tentang acara yang akan Anda akan gelar secara langsung di kantor media.
Selain dapat mengundang wartawan, cara ini juga dapat menjalin hubungan baik di masa dengan kepada teman-teman dari kantor media.
Kesimpulan
Cara mengirimkan media invitation yang benar dapat meningkatkan hubungan baik dengan wartawan dalam jangka panjang.
Jika ingin mendapatkan manfaat tersebut, coba mengirimkan media invitation dari RadVoice Indonesia berikut ini.
- Kirim email personal
- Buat media advisory
- Lakukan on-site pitching
Ketiga cara tersebut sebaiknya mulai Anda lakukan saat akan mengadakan acara perusahaan atau lembaga agar diliput oleh wartawan.
