Sebagai tim media relations, pernahkah Anda menghubungi wartawan tapi ternyata bidang liputannya tidak sesuai dengan brand atau perusahaan Anda? Sebelum hal ini terjadi lagi, Anda perlu tahu cara menghubungi wartawan yang tepat.
Di media, jurnalis ditugaskan untuk meliput berbagai bidang. Biasanya, satu jurnalis hanya akan ditugaskan untuk meliput satu bidang tertentu. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk menemukan jurnalis yang sesuai dengan bidang yang digeluti brand atau perusahaan Anda.
Hal ini penting untuk liputan media. Dengan menghubungi wartawan yang tepat, pesan dan value dari brand atau perusahaan Anda juga akan tersampaikan ke audiens yang tepat pula.
Lantas, bagaimana cara menghubungi wartawan yang tepat? RadVoice Indonesia merangkum tiga cara menghubungi wartawan yang tepat sesuai dengan kebutuhan Anda.
Cara Menghubungi Wartawan yang Tepat
Dari sekian belas ribu wartawan di Indonesia beserta spesifikasi bidang yang digeluti, Anda perlu memilah wartawan dan media yang cocok dengan kebutuhan Anda. Dirangkum dari berbagai sumber, berikut cara-cara menghubungi wartawan yang tepat.
1. Gunakan Basis Data Media Jurnalis
Cara menghubungi wartawan yang pertama adalah menggunakan basis data media jurnalis. Di Indonesia, terdapat empat organisasi wartawan yang dinaungi oleh Dewan Pers Indonesia, yakni Pewarta Foto Indonesia, Ikatan Jurnalis Televisi Indonesia (IJTI), Persatuan Wartawan Indonesia (PWI), dan Aliansi Jurnalis Independen (AJI).
Empat organisasi wartawan tersebut dapat menjadi pegangan sebagai basis data media, baik secara regional atau nasional. Cara menghubungi wartawan seperti ini memudahkan Anda tanpa keterbatasan.
Anda juga dapat menggunakan media sosial untuk mengontak jurnalis. Dirangkum dari laman Prowly, cara menghubungi wartawan seperti ini dapat Anda temui di Twitter atau LinkedIn sebagai platform yang aktif dipakai jurnalis.
Selain itu, Anda pun boleh mengandalkan wartawan yang juga berprofesi sebagai KOL (key opinion leader) atau influencer untuk mempromosikan brand Anda. Cara menghubungi wartawan seperti ini justru memberi pengalaman yang fleksibel dan tidak kaku pada seseorang di bidang jurnalistik saja. Hasilnya, coverage publikasinya pun makin luas.
2. Bidik Jurnalis yang Membahas Topik Sesuai Kebutuhan
Cara menghubungi wartawan yang kedua adalah dengan membidik jurnalis yang membahas topik sesuai kebutuhan Anda.
Secara umum, wartawan dapat menulis reportase atau rilis pers, namun masing-masing tentu memiliki spesifikasi bidang, perspektif, dan minat yang ditekuni. Inilah tugas Anda untuk memilah kembali wartawan yang membahas topik spesifik. Kembali lagi, apa kebutuhan Anda dan topik apa yang ingin Anda ajukan?
Salah satu tips mengirim artikel yang dapat memikat media adalah mengirim ke jurnalis yang tepat dan pastikan Anda mengamati karya jurnalistiknya. Perhatikan bagaimana mereka mengemas dan membahas satu peristiwa. Cara ini juga dapat menjadi pembuka jalan bahwa rilis Anda ditanggapi baik oleh wartawan.
Cara menghubungi wartawan juga akan lebih efektif ketika Anda memaksimalkan basis data media jurnalis dan menggali lebih dalam informasi mereka, baik itu berupa publikasi hingga isu yang diliput. Dengan begitu, Anda akan lebih mudah mendistribusikan rilis atau artikel yang Anda ajukan.
3. Jelaskan Siapa Anda
Cara menghubungi wartawan yang terakhir adalah jelaskan identitas perusahaan atau brand Anda. Dikutip dari laman Youth Central Victoria State Government Australia, sebelum melakukan pitching ke wartawan yang Anda tuju, Anda perlu familiar betul wartawan dan medianya. Jika yang dituju adalah media daring, jangan lupa juga berkenalan dengan editor atau redaktur desk yang menangani isunya.
Hasilnya ketika menghubungi wartawan, Anda tidak lagi kikuk dan bingung memperkenalkan diri. Jika disambut baik, tanyakan waktu yang tepat untuk mengobrol dan berdiskusi. Kebanyakan wartawan menghadapi deadline pada sore hari dan mungkin saja lebih lowong dihubungi pada pagi hari.
Selain itu, jelaskan ide atau pesan yang Anda buat dalam satu atau dua kalimat. Jelaskan secara singkat mengapa pembaca atau target audiens peduli pada ide Anda. Bila perlu, buatlah proposal atau pitch singkat Anda menjadi lebih menarik untuk wartawan. Terakhir, tanyakanlah, apakah wartawan tersebut tertarik pada pitch Anda.
Jika mereka tertarik, wartawan tersebut akan menanyakan Anda terkait ketersediaan rilis pers atau foto beresolusi tinggi. Balas dengan cepat agar wartawan dapat memprosesnya lebih lanjut.
Jangan lupa, lakukan follow up.
Kesimpulan
Cara menghubungi wartawan yang tepat akan mempertemukan Anda dengan tim media yang tepat pula. Wartawan juga memiliki minat dan perspektif masing-masing. Pastikan Anda:
- Gunakan basis data media jurnalis untuk menemukan bidang yang sesuai kebutuhan
- Bidik jurnalis yang membahas topik sesuai kebutuhan
- Jelaskan siapa Anda secara singkat dan padat
Itulah beberapa cara menghubungi wartawan yang tepat. Semoga cara-cara ini dapat membantu Anda memikat media untuk proyek Anda selanjutnya.
