Jika Anda mempromosikan produk atau layanan baru, Anda perlu membuat press kit untuk media.
Salah satu tools PR ini dapat memudahkan jurnalis untuk mendapatkan akses ke informasi penting perusahaan.
Press kit juga memiliki foto dan video berkualitas tinggi yang mewakili brand Anda.
Singkatnya, press kit memudahkan media untuk mengakses informasi yang akurat tentang perusahaan Anda.
Folder dokumen ini menyatukan semua siaran pers, lembar fakta, serta foto-foto yang menyertai produk dalam satu folder.
Apa itu Press Kit?
Jika Anda baru terjun ke dunia PR, Anda mungkin bertanya apa itu press kit?
Dilansir dari laman Prowly, press kit adalah gudang informasi yang dibutuhkan kontak media jika mereka ingin meliput Anda.
Press kit dapat dihimpun dalam berbagai ukuran dan bentuk. Misalnya dalam bentuk dokumen PDF, Microsot Word, folder Google Drive yang berisi dokumen seperti siaran pers (versi PDF atau Word), foto, lembar fakta, atau materi terkait, hingga berbentuk cetak.
Dahulu ada perbedaan antara press kit dan media kit. Press kit berisi informasi yang tepat waktu dan sering digunakan untuk acara, pembaruan produk atau jasa, hingga peluncuran produk.
Sementara itu, media kit adalah dokumen permanen yang berkembang seiring waktu.
Namun karena industri media kini didominasi media online, maka perbedaan press kit dan media kit tidak lagi jelas, karena sama-sama diakses melalui situs yang dibagikan.
Apa yang Wajib Ada dalam Press Kit?
Lantas, apa saja yang wajib dalam press kit?
Laman Forbes mengatakan, press kit mencantumkan informasi umum perusahaan (company overview), informasi produk atau jasa, logo, aset media (foto atau video), detail kontak, dan materi lainnya. Berikut rinciannya.
1. Informasi Umum Perusahaan (Company Overview)
Pertama, informasi umum perusahaan dapat berupa lembar deskripsi berisi latar belakang perusahaan, baik itu kapan bisnis dimulai, lokasi, hingga sejarahnya. Informasi ini kerap disebut boilerplate.
Anda juga dapat menyertakan infografis atau statistik yang mendukung cerita Anda. Misalnya jumlah pelanggan, pertumbuhan perusahaan, jumlah negara yang bermitra dengan perusahaan, dan sebagainya.
Pastikan lembar fakta tersebut ringkas, padat, dan jelas, muatlah dalam dua halaman.
Di samping itu, pastikan informasi tersebut memudahkan jurnalis untuk cepat copy paste demi mengurangi kesalahan informasi.
Seperti di poin sebelumnya, Anda dapat membuat dokumen ni dalam format PDF atau Microsoft Word, agar jurnalis mudah membukanya dari ponsel, tablet, atau laptop.
2. Informasi Produk atau Jasa
Kedua, Anda dapat melampirkan informasi produk atau jasa secara jelas dan singkat.
Jika Anda memasarkan sebuah layanan, pastikan menyertakan informasi tentang paket yang termasuk di dalamnya.
Informasi ini dapat diperbarui setiap tiga bulan sekali untuk memastikan kualitas layanan sesuai dengan perkembangan bisnis.
3. Logo dan Aset Media Beresolusi Tinggi
Ketiga, pastikan Anda menyertakan logo dan aset media seperti foto atau video.
Variasi logo dapat ditawarkan jika jurnalis atau desainer grafis membutuhkan informasi detail terkait perusahaan Anda.
Aset media foto dan video diperlukan untuk bahan pendukung berita.
Pastikan nama dokumen relevan dengan acara yang diadakan.
Pisahkan aset foto dan video dalam folder. Aset video akan membantu jurnalis mengerjakan segmen video yang menampilkan brand Anda.
4. Detail Kontak
Keempat, sertakan informasi kontak untuk mempermudah jurnalis melakukan konfirmasi tambahan atau kutipan dari tim Anda. Cara ini membuat jurnalis dapat membuat janji wawancara lebih lanjut.
Informasi kontak dapat berupa nomor ponsel tim internal atau eksternal perusahaan, email, dan alamat kantor.
Agar lebih mudah, sertakan kontak persis di bawah siaran pers. Jika Anda mengirim press kit di email, sertakan juga agar jurnalis dapat cepat mengontak Anda.
5. Materi Lainnya
Kelima, materi press kit tambahan dapat dilampirkan jika penting.
Misalnya, tim komunikasi eksternal atau internal perusahaan melampirkan biografi eksekutif atau informasi penghargaan.
Asumsikan jurnalis tidak memiliki banyak waktu untuk membaca seluruhnya, jadi buatlah secara singkat, padat, dan jelas.
Mengapa Press Kit Perlu Disertakan?
Ada lima alasan mengapa press kit perlu disertakan. Dilansir dari laman Newswire, RadVoice Indonesia merangkumnya sebagai berikut.
1. Memberikan Kesempatan Jurnalis untuk Memulai
Sebuah press kit yang lengkap akan membuka kesempatan jurnalis untuk menggali informasi mendalam dan mewawancarai orang penting brand Anda.
2. Memperkenalkan Perusahaan atau Brand
Tidak hanya sekadar press kit, informasi ini dapat memperkenalkan perusahaan atau brand Anda ke publik.
Anda dapat menceritakan latar belakang, misi, hingga orang-orang yang terlibat di dalamnya.
Karena itulah, press kit yang baik dapat membuka pintu bagi jurnalis, calon investor, atau calon mitra bisnis, hingga calon pelanggan Anda.
Publik juga dapat lebih mengetahui cara kerja bisnis yang akan menguntungkan mereka, bahkan ampuh membuat koneksi awal.
3. Memasarkan Brand Anda
Press kit secara tidak langsung dapat memasarkan brand atau perusahaan.
Dengan cara soft marketing, Anda ditantang untuk memasarkannya mulai dari boilerplate hingga aset media.
4. Mengarahkan Calon Pengiklan atau Sponsor
Press kit juga dapat mengarahkan calon pengiklan atau sponsor untuk berinvestasi pada perusahaan atau brand Anda.
Untuk itu, informasi dalam press kit perlu menunjukkan gambaran bisnis sekaligus misi ke depan.
Siapa tahu acara Anda mendapat sponsor dari perusahaan terkemuka, bukan?
5. Membuat Bisnis Menonjol dari Kompetitor
Terakhir, press kit membuat bisnis Anda menonjol dari kompetitor.
Hasilnya, Anda berkesempatan untuk stand out dari yang lain. Cara agar lebih stand out adalah menyertakan siaran pers yang informatif di press kit Anda.
Cara Membuat Press Kit
Seperti beberapa poin penting dalam press release, memahami langkah-langkah yang perlu Anda lakukan untuk membuat press kit dapat mempermudah pekerjaan Anda.
Dalam artikel ini, RadVoice Indonesia akan membahas langkah-langkah yang harus Anda lakukan, seperti dikutip dari Indeed.
1. Tentukan Tujuan Press Kit
Penting untuk memulai pembuatan press kit dengan memahami bagaimana Anda ingin menggunakannya.
Bagaimanapun juga, hal ini akan menentukan jenis gambar dan informasi yang Anda sertakan.
Sebagian besar perusahaan menggunakan press kit untuk salah satu alasan seperti:
- Memperkenalkan produk atau layanan baru: Folder Anda kemungkinan besar tidak hanya berfokus pada informasi perusahaan, tetapi juga pada detail dan fitur produk.
- Memperkenalkan bisnis baru: Folder ini menyertakan informasi tentang perusahaan, apa yang Anda tawarkan, dan cerita di balik alasan Anda meluncurkan bisnis tersebut.
- Mempromosikan sebuah acara: Jika Anda ingin mempromosikan sebuah acara, maka press kit sangat bermanfaat karena ini menyediakan semua informasi penting yang dibutuhkan oleh media.
2. Sertakan Informasi Kontak
Langkah selanjutnya adalah menentukan siapa yang akan menjadi kontak utama jika ada media yang memiliki pertanyaan lebih lanjut.
Anda harus menyertakan nama kontak utama, alamat email, nomor telepon, lokasi, dan website perusahaan.
3. Buatlah Business Story
Langkah selanjutnya yang harus Anda lakukan adalah membuat story bisnis Anda.
Cerita tersebut dapat menjelaskan sejarah dan misi perusahaan. Akhiri dengan acara, produk, atau layanan yang dipromosikan.
Bagian dari press kit ini biasanya disebut sebagai gambaran umum perusahaan. Business story Anda harus terdiri dari 50 hingga 100 kata dan disesuaikan dengan tujuan press kit.
4. Kumpulkan Fakta-fakta Perusahaan
Setelah menulis business story Anda, langkah selanjutnya yang harus Anda lakukan adalah membuat daftar 5 hingga 10 fakta tentang perusahaan, acara, produk, atau layanan Anda.
Seperti halnya dalam press release, manfaat fact sheet kerap dirasakan oleh para wartawan.
Namun, tetaplah ingat bahwa fakta-fakta tersebut harus relevan dengan tujuan Anda. Permudahlah pekerjaan media untuk membuat konten menarik.
Beberapa informasi yang mungkin ingin Anda berikan dalam lembar fakta meliputi:
- Tanggal bisnis didirikan
- Lokasi kantor pusat perusahaan
- Jumlah karyawan
- Jumlah pelanggan
- Pelanggan penting
- Dan informasi lainnya
5. Mengumpulkan Foto
Selanjutnya, Anda harus mengumpulkan foto-foto berkualitas tinggi dari produk Anda, acara-acara yang telah berlalu, karyawan, atau kantor serta pabrik perusahaan.
Anda dapat menggunakan gambar yang lebih kecil di seluruh press kit Anda untuk menambah daya tarik visual dan membuatnya lebih informatif.
Sebutkan apakah foto-foto tersebut dapat dipublikasikan oleh media. Sertakan link ke gambar beresolusi tinggi yang dapat diunduh.
6. Menyediakan Logo
Sediakan logo beresolusi tinggi yang dapat digunakan oleh wartawan.
Untuk memastikan logo tersebut digunakan sejalan dengan brand Anda, sebaiknya Anda memberikan panduan branding tentang bagaimana dan di mana wartawan dapat menggunakannya.
7. Membuat Biografi Tim
Jika Anda memiliki tim yang besar, Anda harus menyertakan biografi singkat dan foto setiap orang dalam tim Anda tersebut.
Setidaknya, Anda harus memberikan foto dan biografi CEO dan pendiri.
Namun, jika ada beberapa eksekutif C-level dan karyawan tingkat senior, Anda juga dapat menyertakan biografi dan foto mereka.
Jika Anda mempromosikan sebuah produk, jasa, atau acara yang dipimpin oleh seorang direktur atau manajer divisi terkait, maka Anda harus menyertakan biografi dan foto sosok penanggung jawab.
8. Tautan ke Siaran Pers Lainnya
Tergantung pada tujuan press kit Anda, Anda mungkin ingin menyertakan tautan ke siaran pers sebelumnya yang relevan.
Susunlah daftar siaran pers secara kronologis untuk menekankan poin-poin penting sejarah perusahaan Anda.
Jangan lupa untuk memperhatikan pertimbangan wartawan saat menerima press release.
9. Pertimbangkan untuk Menambahkan Informasi Lainnya
Karena Anda membuat press kit untuk tujuan tertentu, ada beberapa jenis informasi lain yang dapat menyempurnakan press kit Anda
Beberapa hal yang mungkin bisa Anda pertimbangkan untuk ditambahkan antara lain testimoni pelanggan, penghargaan, akun media sosial, materi iklan, dan sampel produk.
Kesimpulan
Menyediakan press kit saat Anda merilis produk, jasa, atau acara dapat membantu jurnalis dan menunjukkan bahwa Anda adalah perusahaan yang kredibel.
Langkah-langkah membuat press kit yang bisa Anda ikuti, yaitu:
1. Tentukan tujuan dari press kit
2. Sertakan informasi kontak
3. Buatlah business story
4. Kumpulkan fakta-fakta perusahaan
5. Mengumpulkan foto
6. Menyediakan logo
7. Membuat biografi tim
8. Tautan ke siaran pers lainnya
9. Pertimbangkan untuk menambahkan informasi tambahan.
Membuat press kit bukanlah hal yang sulit. Coba buat press kit untuk mempromosikan produk, jasa, atau acara Anda yang akan datang.
