Media relations adalah salah satu elemen yang penting bagi perusahaan untuk membangun reputasi. Hubungan dengan media yang solid akan membantu mengembangkan sebuah perusahaan menjadi lebih dikenal.
Dikutip dari laman Cakrawala University, media relations bertujuan agar informasi dari organisasi bisa tersampaikan kepada publik secara akurat melalui media.
Meski sepertinya hanya soal menjalin hubungan, ternyata masih banyak perusahaan yang melakukan kesalahan sehingga berakhir gagal.
Kesalahan-kesalahan itu di antaranya adalah mengirimkan pitch yang kurang tepat hingga kurang responsif sehingga membuat media malas menjalin hubungan.
Bagi Anda yang masih bingung soal kesalahan media relations, RadVoice telah merangkumnya di dalam artikel ini.
Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Pitching
Kesalahan yang sering terjadi saat pitching. (Foto oleh Freepik)
Mengirim pitch pada dasarnya adalah memberikan ide isu atau cerita yang menarik dan bisa diliput oleh media.
Praktisi PR sebelumnya harus memahami cara membuat pitch ke media agar tidak diabaikan jurnalis.
Meski terkesan sederhana, tapi sebenarnya menyusun sebuah pitch bisa cukup menyulitkan, lho. Lantas, apa saja sih kesalahan umum saat pitching?
Baca juga: Apa Itu Pitch Deck? Arti, Fungsi, Cara Membuat, dan Contohnya
Mengirim Pitch yang Terlalu Umum
Sehari-hari, media mendapatkan banyak sekali ide isu dari berbagai macam sumber. Oleh karena itu, isu yang tidak menarik sudah pasti akan diabaikan.
Jika isi pitch yang dikirimkan praktisi PR terlalu umum, maka kemungkinan besar media akan mengabaikannya.
Praktisi PR harus benar-benar memikirkan ide isu menarik dan mempertimbangkan jenis media yang dihubunginya.
Tidak Menyesuaikan dengan Beat Jurnalis
Memikirkan fokus liputan suatu media menjadi hal yang penting sebelum memutuskan untuk mengirimkan sebuah pitch. (Foto oleh Magnific)
Memahami beat atau fokus liputan jurnalis menjadi hal yang wajib bagi para praktisi PR. Sebab, jika fokus pitch bukan hal yang biasa diliput oleh media tersebut maka sudah pasti akan diabaikan.
Kesalahan ini malah bisa membuat pitch yang dikirimkan ke email media akan dianggap sebagai spam.
Oleh karenanya, memikirkan fokus liputan suatu media menjadi hal yang penting sebelum memutuskan untuk mengirimkan sebuah pitch.
Subject Email yang Tidak Menarik
Sebuah pitch tidak cukup hanya memiliki isi yang menarik, tapi harus punya subject email membuatnya langsung dilirik media.
Tentunya akan percuma jika isi pitch sudah dibuat semenarik mungkin, tetapi subject email-nya terlalu datar. Akhirnya, ide isu itu juga akan berakhir diabaikan.
Sebelum mengirim email, pastikan subject-nya mendeskripsikan tentang poin utama pitch dengan menarik.
Kesalahan dalam Menjaga Hubungan dengan Media
Untuk menjaga media relations yang baik, praktisi PR harus membentuk interaksi timbal balik. (Foto oleh Magnific)
Setelah memahami kesalahan yang mungkin dilakukan ketika membuat pitch, selanjutnya praktisi PR harus mengetahui cara berhubungan baik dengan media.
Pada dasarnya, untuk menjaga media relations yang baik, praktisi PR harus membentuk interaksi timbal balik.
Selain itu, praktisi PR juga harus menghormati keinginan ataupun kebutuhan media supaya hubungan keduanya tetap berjalan baik.
Beberapa hal ini menjadi kesalahan yang paling sering dilakukan praktisi PR ketika menjalin hubungan dengan media.
Follow-up yang Terlalu Agresif
Sebagai praktisi PR, mungkin Anda diminta agar banyak media bisa memuat informasi berkaitan tentang perusahaan. Semakin banyak media yang meliput maka brand akan makin berhasil.
Namun, sering kali setelah mengirim pitch atau press release, media tidak juga memberikan respons. Bisa jadi karena pitch yang kurang menarik atau press release yang sulit dipahami.
Seorang praktisi PR harus mengetahui cara membuat press release agar dilirik media dan juga membuat pitch yang menarik.
Kendati begitu, jika Anda merasa materi atau usulan liputan yang dikirimkan cukup menarik dan penting tapi tetap diabaikan, maka follow-up terhadap media diperlukan.
Satu hal yang paling penting dari follow-up ini adalah jangan terlalu agresif dan terkesan memaksa media untuk memuat materi yang Anda kirim.
Hal ini justru akan membuat media merasa tidak nyaman dan hubungan dengan perusahaan pun bukan tidak mungkin akan memburuk.
Oleh karena itu, ketika melakukan follow-up sebaiknya juga tanyakan kepada media apakah ada hal yang kurang jelas.
Selain itu, praktisi PR juga bisa menawarkan jika media membutuhkan wawancara eksklusif dengan pihak terkait.
Baca juga: 5+ Strategi Media Relations yang Terinspirasi dari Warung Madura
Hanya Menghubungi Media Saat Butuh Saja
Media serta jurnalis di dalamnya adalah manusia juga. Oleh karena itu, interaksi yang terjalin dengan perusahaan harus timbal balik.
Sering kali PR dari suatu perusahaan hanya menghubungi media ketika butuh saja, baik itu mengirim press release atau memberi undangan acara.
Jika pihak perusahaan menghubungi media hanya ketika butuh, maka hal ini akan memperburuk hubungan kedua pihak.
Tidak Responsif Saat Ada Permintaan Informasi
Pastikan ketika media menghubungi perusahaan, praktisi PR tidak mengabaikannya. (Foto oleh Magnific)
Hubungan timbal balik antara perusahaan dan media adalah unsur yang sangat penting dalam media relations.
Ketika media membutuhkan informasi soal perusahaan, maka hal ini harus menjadi perhatian praktisi PR.
Pastikan ketika media menghubungi perusahaan, praktisi PR tidak mengabaikannya dan bisa memberikan respons dengan baik.
Selain itu, membuat diskusi bersama para jurnalis untuk membahas isu-isu terkini juga bisa dilakukan agar hubungan baik dengan media tetap terjaga.
Kalau Anda mulai melihat tanda-tanda di atas, bekerja sama dengan tim seperti RadVoice Indonesia bisa membantu meringankan beban sekaligus memastikan strategi media relations berjalan lebih terarah dan konsisten.
Cara Menghindari Kesalahan Tersebut
Kesalahan dalam media relations tentunya adalah hal yang wajar. Namun, jangan sampai hal itu dilakukan berulang sehingga merugikan perusahaan.
Berikut ini adalah cara menghindari agar praktisi PR tidak melakukan kesalahan media relations.
Buat Media List yang Tepat
Masing-masing media memiliki fokus liputan, misalnya terkait isu ekonomi, musik, teknologi, atau gaya hidup.
Membuat list media yang tepat menjadi penting agar praktisi PR tidak bingung ketika akan mengirimkan pitch atau press release.
Mengetahui list media sejak awal juga akan mempercepat kerja-kerja kehumasan yang tentunya akan menguntungkan perusahaan.
Baca juga: Kesalahan Umum dalam Menyusun PR Content Calendar dan Cara Menghindarinya
Susun Angle yang Lebih Relevan
Sudut pandang isu atau cerita yang dibagikan praktisi PR kepada media harus relevan dengan kondisi yang ada.
Jika angle isu yang diberikan terlalu bersifat promosi, biasanya akan langsung ditolak sejak awal oleh media.
Isu yang dikirimkan juga akan ditolak jika tidak sesuai dengan fokus liputan media tersebut.
Selain itu, sebaiknya kaitkan angle isu yang dikirim dengan situasi relevan sehingga lebih menarik untuk dimuat di media.
Bangun Relasi Jangka Panjang
Media relations dibutuhkan untuk keperluan jangka panjang, bukan satu kali komunikasi saja.
Selain mengirimkan informasi-informasi kepada media, perusahaan juga harus memikirkan jika suatu saat ada krisis dan membutuhkan publikasi.
Oleh karenanya, membangun relasi jangka panjang diperlukan agar kepentingan kedua pihak tetap terpenuhi.
Kesimpulan
Aktivitas media relations bisa jadi memusingkan bagi praktisi PR yang masih belum terbiasa.
Kesalahan-kesalahan yang tidak terpikirkan bisa terjadi di tengah proses membangun sebuah hubungan dengan media.
Namun, bagaimanapun media relations adalah elemen penting bagi perusahaan agar namanya dikenal dengan baik oleh publik.
Menghindari kesalahan-kesalahan ini sering kali butuh pengalaman dan pemahaman terhadap cara kerja media. Di sinilah peran partner media relations agency seperti RadVoice bisa membantu menyusun pendekatan yang lebih tepat sejak awal.
