Siaran pers menjadi salah satu media untuk brand atau perusahaan yang ingin menjangkau audiens dengan luas.
Sayangnya, tidak semua jurnalis bersedia untuk mengolah press release yang Anda tawarkan.
Perlu diketahui, seorang jurnalis mendapat banyak kiriman siaran pers setiap hari dan tidak mungkin dapat mengolah semuanya.
Jurnalis biasanya memiliki banyak pertimbangan ketika menerima press release yang telah Anda berikan. Anda perlu bersabar dan menunggu kabar dari mereka.
Jika sudah lebih dari beberapa hari belum mendapat kabar atau tidak tayang di media massa, artinya siaran pers Anda tidak diolah oleh jurnalis.
RadVoice Indonesia telah merangkum beberapa alasan wartawan tidak mengolah siaran pers Anda dalam artikel ini.
Apa Itu Siaran Pers?
Menurut laman Prowly, siaran pers adalah sebuah alat untuk mengumumkan informasi bernilai berita dengan cara yang paling objektif.
Sementara itu, Indonesia PR mengatakan, siaran pers merupakan salah satu cara yang dilakukan tim humas atau PR untuk menyampaikan informasi kinerja, peristiwa, isu, tanggapan, hingga acara kepada masyarakat melalui jurnalis.
Apa Tujuan Siaran Pers?
Tujuan dibuatnya siaran pers adalah untuk mendapatkan liputan dan diperhatikan target audiens.
Karena itu, jurnalislah yang meliputnya, sembari melaporkan isu, peristiwa, atau acara secara langsung.
Siapa yang Bertanggung Jawab terhadap Siaran Pers?
Umumnya, siaran pers akan ditangani oleh tim komunikasi atau humas internal atau eksternal perusahaan dan agensi PR.
Dokumen siaran pers dibuat oleh tim tersebut, kemudian didistribusikan pada rekan media melalui email pribadi jurnalis atau email redaksi media.
Tidak hanya itu, rilis ini juga dapat disebar melalui media sosial atau situs resmi perusahaan.
Apa Saja Jenis-jenis Siaran Pers?
Secara umum, terdapat tiga jenis siaran pers yakni basic publicity release, product release, dan financial release. Berikut pembahasannya:
- Basic publicity release adalah jenis rilis berisi pengumuman perusahaan. Misalnya: penghargaan, kemitraan strategis perusahaan, kolaborasi dengan lembaga, riset, dan sejenisnya.
- Product release adalah jenis press release berisi peluncuran layanan produk atau jasa yang dijual pada publik. Misalnya: spesifikasi produk, keunggulan, segmentasi pasar, atau kanal penjualan produk.
- Financial release adalah jenis siaran pers berisi pengumuman hasil keuangan tahunan atau kuartalan perusahaan, dan wajib diumumkan bagi perusahan yang melantai di bursa efek. Isinya berupa laporan keuangan umum, laporan kerugian, pendanaan, merger dan akuisisi, penjualan saham, dan sebagainya.
Apa yang Wajib Ada dalam Siaran Pers?
Dilansir dari berbagai sumber, terdapat hal-hal yang wajib ada dalam press release. Berikut pembahasannya.
1. Frasa “Untuk Disiarkan Segera” atau “For Immediate Release”
Pertama, frasa ini wajib untuk memperjelas isi dokumen rilis.
2. Judul Siaran Pers
Kedua, judul press release wajib ditulis jelas agar mewakili dan menjelaskan intensi atau maksud pengumuman Anda.
3. Informasi Lokasi Perusahaan di Kalimat Pertama
Ketiga, sertakan informasi lokasi perusahaan atau brand di kalimat pertama siaran pers.
Informasi tersebut menjelaskan latar belakang perusahaan secara singkat, mulai dari nama perusahaan, kode listing bursa efek perusahaan (jika diperlukan), sektor atau bidang usaha, basis lokasi, hingga usia perusahaan. Kemudian, lanjutkan dengan hal yang ingin diumumkan.
Misalnya, “Perusahaan global dalam industri mobilitas, inDrive, baru-baru ini menyelenggarakan acara upDrive, sebuah program untuk memberdayakan ekosistem perusahaan rintisan teknologi (startup) di Asia Tenggara.” (Warta Ekonomi)
4. Latar Belakang, Tujuan, Alasan Pengumuman, dan Kutipan
Bagian latar belakang, tujuan, alasan pengumuman, biasanya terletak di teks rilis di paragraf kedua, ketiga, dan seterusnya.
Bagian ini perlu dirinci sebaik mungkin agar jurnalis mudah mengolah siaran pers dan mengambil sudut pandang berbeda.
Jurnalis memiliki kecenderungan untuk tidak menyalin isi siaran pers secara persis.
Mendekati paragraf terakhir, isilah press release dengan kutipan narasumber, eksekutif, ahli, atau tokoh. Penempatan kutipan sebenarnya juga dapat diletakkan di paragraf kedua atau ketiga, tergantung alur penulisan.
5. Tanda Asteriks sebagai Tanda Siaran Pers Selesai
Jangan lupa, tutup rilis Anda dengan tanda asteriks atau bintang (***), pagar (###), atau “SELESAI” di akhir tulisan. Biasanya tanda ini disertakan di halaman dua.
6. Boilerplate dan Kontak Tim Komunikasi
Terakhir, sertakan informasi atau profil perusahaan Anda secara singkat dan detail penting yang perlu diketahui publik.
Di samping itu, tambahkan juga kontak tim komunikasi (internal perusahaan atau eksternal seperti agensi media atau PR). Kontak ini memudahkan jurnalis untuk memverifikasi informasi dan mengusulkan jadwal wawancara.
Bila perlu, tambahkan juga akun media sosial untuk melihat profil perusahaan atau brand Anda secara keseluruhan.
Lalu, apa saja alasan wartawan tidak mengolah rilis? Scroll untuk poin berikutnya, yuk!
Alasan Wartawan Tidak Mengolah Siaran Pers
Beberapa alasan berikut sering menjadi alasan wartawan tidak mengolah siaran pers yang dikirimkan brand atau perusahaan, lho.
1. Judul Tidak Menarik
Jurnalis mungkin tidak memiliki banyak waktu untuk melihat siaran pers, apalagi membacanya hingga selesai.
Biasanya, para jurnalis akan melihat judul dari press release yang dikirimkan oleh perusahaan atau lembaga.
Jika judul tidak menarik, jurnalis mungkin tidak akan membaca apalagi mengolah press release Anda menjadi sebuah artikel berita.
Praktisi PR perlu melakukan riset ketika menentukan sebuah judul, sehingga jurnalis akan mengolah press release Anda tanpa perlu berpikir panjang.
2. Terlalu Panjang
Seorang wartawan mungkin tidak akan mengolah siaran pers dari perusahaan jika isinya terlalu panjang.
Penyampaian informasi yang detail memang bagus, tetapi jika terlalu panjang dan bertele-tele mungkin tidak akan menarik lagi untuk seorang wartawan.
Mengutip Prezly.com, siaran pers rata-rata tidak boleh lebih dari 500 kata, atau idealnya sekitar 300-400 kata.
Pastikan Anda sudah merangkum semua informasi yang akan disampaikan, sehingga wartawan akan lebih mudah untuk mengolahnya menjadi sebuah artikel.
Selain jumlah kata, Anda juga harus menyertakan nilai berita atau news peg dalam sebuah press release.
Sebuah cerita atau informasi yang memiliki nilai berita lebih disukai oleh wartawan, sehingga mereka tidak ragu untuk mempublikasikannya melalui media massa.
3. Kutipan Terlalu Normatif
Kutipan juga menjadi salah satu hal penting dalam penulisan siaran pers. Jadi, Anda harus memperhatikannya dengan baik, ya.
Sebuah kutipan tidak boleh digunakan untuk menyatakan fakta atau mengutip statistik yang sudah ada dalam press release.
Anda harus membuat sebuah kutipan untuk menghidupkan cerita, bukan penegasan dari data yang sudah diberikan.
Selain itu, kutipan juga tidak boleh bersifat normatif atau berisi ucapan syukur dari perwakilan perusahaan.
Siaran pers dengan kutipan seperti itu mungkin akan langsung diabaikan oleh wartawan yang menerimanya.
4. Bersifat Promosi
Press release yang bersifat promosi sudah pasti akan diabaikan oleh seorang jurnalis.
Perlu diketahui bahwa wartawan bukan seorang copywriter yang menulis sesuai dengan brief dari perusahaan atau pengiklan.
Mereka lebih senang menulis sebuah kisah yang memberikan imbas positif atau informatif kepada publik.
Anda boleh menuliskan brand atau jargon perusahaan, tetapi tidak terlalu mendominasi dalam siaran pers.
Gunakan bahasa yang ringan dibaca seolah Anda sedang menjelaskannya secara langsung kepada rekan media.
5. Informasi Tidak Punya Dampak untuk Publik
Mengutip Forbes.com, perusahaan mungkin akan mengirimkan sebuah siaran pers demi menyenangkan hati stakeholder atau investor setelah melakukan akuisisi atau mengeluarkan kebijakan baru.
Padahal, informasi seperti itu tidak layak untuk diumumkan melalui sebuah press release, lho.
Informasi terkait dengan kebijakan atau akuisisi sebuah perusahaan cukup disiarkan melalui blog, newsletter, atau media sosial.
Jadi, jangan heran jika banyak wartawan menolak siaran pers yang berisi tentang hal-hal terkait dengan internal perusahaan dan tidak ada dampaknya terhadap publik.
Jika ingin memberikan pengumuman yang berhubungan dengan stakeholder atau investor, sebaiknya Anda gabungkan dengan informasi lain seperti campaign terbaru atau kegiatan CSR perusahaan.
Hal tersebut mungkin akan lebih menarik untuk wartawan ketika membaca press release yang dikirimkan.
Kesimpulan
Wartawan mungkin tidak akan mengolah siaran pers dari perusahaan Anda dengan alasan berikut.
- Judul tidak menarik
- Isi tidak terlalu panjang
- Kutipan terlalu normatif
- Bersifat promosi
- Informasi tidak berdampak untuk publik
Penting untuk praktisi PR selalu memperhatikan empat hal tersebut sebelum menulis dan mengirim press release kepada rekan media.
Sudah siap membuat dan mengirimkan press release yang disukai oleh wartawan? Semoga berhasil!
