Dalam berbagai kebutuhan bisnis saat ini, publikasi menjadi bagian yang semakin penting bagi brand dan organisasi. Bukan hanya untuk menyampaikan informasi, melainkan untuk membangun persepsi dan kepercayaan publik. Di titik inilah, hubungan dengan media menjadi elemen yang tidak bisa diabaikan.
Aktivitas ini dikenal sebagai media relations, yaitu upaya membangun dan menjaga hubungan baik antara organisasi dan media.
Menurut Frank Jefkins, tujuan media relations adalah pencapaian publikasi atau penyiaran maksimal atas informasi organisasi.
Artinya, keberhasilan strategi ini tidak hanya ditentukan oleh seberapa sering informasi dikirimkan, tetapi juga bagaimana hubungan tersebut dikelola secara berkelanjutan.
Untuk mencapainya, terdapat beberapa do and don’ts yang perlu diperhatikan, mulai dari hal-hal kecil yang terlihat sederhana hingga hal-hal yang sangat perlu diperhatikan.
Baca juga: 4 Tipe Brand Awareness yang Wajib Diketahui Pelaku Usaha, Lengkap dengan Contoh!
Hal yang Perlu Dilakukan dalam Media Relations
Membangun hubungan dengan media membutuhkan pemahaman yang tepat terhadap cara kerja jurnalis serta dinamika redaksi.
Pendekatan yang relevan akan membantu komunikasi Anda dan organisasi berjalan lebih efektif sehingga berpeluang menghasilkan publikasi yang lebih optimal. Berikut beberapa hal dasar yang perlu dilakukan.
Memahami Kebutuhan Jurnalis
Selalu ingat bahwa setiap jurnalis memiliki fokus liputan dan kebutuhan informasi yang berbeda. Memahami hal ini akan membantu Anda dapat menyesuaikan materi yang hendak dibagikan, agar lebih relevan.
Tidak hanya menyampaikan informasi dasar, platform pemantauan media, Cision, menyebut bahwa materi yang dilengkapi dengan data, kutipan narasumber, atau hasil riset akan memberikan nilai tambah sebab jurnalis membutuhkan insight untuk membantu mereka membangun cerita yang lebih kuat dan kredibel.
Memberikan Informasi yang Jelas dan Akurat
Dalam rutinitasnya, jurnalis bekerja dengan tenggat waktu yang ketat. Informasi yang terlalu panjang atau tidak terstruktur justru dapat memperlambat proses penulisan.
Karena itu, penting untuk menyampaikan informasi Anda dengan ringkas, jelas, dan tetap akurat. Materi yang mudah dipahami akan mempermudah jurnalis dan redaksi mengolahnya menjadi pemberitaan yang utuh.
Menjaga Komunikasi yang Profesional
Hubungan yang baik dibangun dari interaksi yang profesional. Respons yang cepat, komunikasi yang sopan, serta apresiasi sederhana seperti ucapan terima kasih setelah peliputan dapat memberikan kesan positif.
Melalui pengalaman RadVoice, hal-hal kecil ini justru menjadi pembeda yang membuat jurnalis lebih terbuka untuk bekerja sama kembali di kemudian hari.
Membangun relasi media membutuhkan pendekatan yang konsisten dan strategis. Jika diperlukan, RadVoice dapat membantu mengelola hubungan media secara lebih terarah dan berkelanjutan.
Hal yang Perlu Dihindari dalam Media Relations
Selain memahami apa yang perlu dilakukan, penting juga untuk menghindari pendekatan yang dapat mengurangi efektivitas komunikasi.
Kesalahan kecil dapat berdampak pada bagaimana brand atau organisasi Anda dilihat oleh publik. Berikut hal-hal yang perlu dihindari.
Mengirim Informasi yang Tidak Relevan
Mengirimkan informasi yang tidak sesuai dengan fokus liputan jurnalis dapat mengurangi efektivitas komunikasi. Selain berpotensi diabaikan, hal ini juga dapat membuat brand dianggap kurang memahami kebutuhan media.
Pendekatan yang lebih relevan dan terarah akan membantu meningkatkan peluang publikasi sekaligus menjaga kualitas hubungan.
Terlalu Sering Follow-up
Follow-up memang penting, tetapi jika dilakukan terlalu sering justru dapat terasa mengganggu. Jurnalis menerima banyak informasi setiap harinya sehingga pendekatan yang berlebihan dapat memberikan kesan tidak profesional.
Memberikan jeda yang cukup dan memahami waktu yang tepat untuk follow-up menjadi bagian dari etika dalam media relations.
Mengabaikan Feedback dari Media
Feedback dari media, baik secara langsung maupun tidak langsung, dapat menjadi bahan evaluasi yang berharga. Mengabaikannya berpotensi membuat strategi komunikasi tidak berkembang.
Dengan memahami feedback, Anda dan tim dapat menyesuaikan pendekatan agar lebih relevan dan efektif dalam menjangkau media di kebutuhan selanjutnya.
Cara Membangun Hubungan Jangka Panjang dengan Media
Media relations yang efektif tidak berhenti pada satu kali publikasi. Hubungan yang baik justru dibangun melalui konsistensi dan kepercayaan dalam jangka panjang.
Perlu diketahui jika hubungan jangka panjang ini tidak hanya bergantung pada frekuensi komunikasi, tetapi juga pada kualitas interaksi yang terbangun. Berikut tiga cara yang bisa Anda lakukan.
Baca juga: Kantor Berita: Peran dan Bedanya dengan Perusahaan Media
Konsistensi dalam Komunikasi
Konsistensi menjadi kunci dalam menjaga hubungan dengan media. Interaksi yang terjaga secara berkelanjutan membantu membangun familiarity dan kepercayaan. Tidak hanya saat membutuhkan publikasi, komunikasi yang rutin dan relevan akan memperkuat hubungan tersebut.
Memberikan Nilai, Bukan Hanya Promosi
Hubungan yang sehat dengan media dibangun dari nilai yang diberikan. Insight, data, atau perspektif yang relevan akan membuat brand lebih dipandang sebagai sumber informasi, bukan sekadar pihak yang ingin dipublikasikan.
Pendekatan ini juga membantu menciptakan hubungan yang lebih seimbang dan saling menguntungkan.
Menjaga Kepercayaan
Pahami bahwa kepercayaan merupakan fondasi utama dalam media relations. Menurut Public Affairs Advisory, menjaga kepercayaan merupakan dasar dari hubungan yang dapat bertahan lama dan saling menguntungkan.
Sebab hal ini bukan hanya berkaitan dengan akurasi informasi, melainkan bagaimana brand atau organisasi Anda dapat hadir sebagai mitra yang konsisten dan dapat dipercaya.
Transparansi, respons yang tepat, serta pemahaman terhadap kebutuhan jurnalis menjadi bagian penting dalam menjaga hubungan tersebut tetap kuat dari waktu ke waktu.
Membangun media relations membutuhkan pendekatan yang konsisten, strategis, dan relevan dengan dinamika komunikasi saat ini. Jika dilakukan dengan tepat, media relations dapat menjadi salah satu fondasi penting dalam memperkuat reputasi dan visibilitas brand atau organisasi Anda.
Jika ingin mengelola hubungan media secara lebih terarah dan berkelanjutan, tim RadVoice dapat membantu merancang strategi komunikasi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
