Membangun brand image bukanlah hal yang mudah. Dibutuhkan strategi yang matang dan realistis agar brand dapat tumbuh kuat dan dipercaya publik.
Di sinilah peran penting dari PR content calendar. Kalender ini membantu aktivitas PR diatur secara terstruktur, mulai dari press release, pitching media, hingga kampanye komunikasi jangka panjang.
Dengan banyaknya deadline yang harus dikelola, penggunaan tools untuk mengelola PR content calendar menjadi penting.
Tools yang berkualitas biasanya dilengkapi dengan fitur-fitur dan otomatisasi yang mampu membuat pekerjaan Anda menjadi lebih efisien dan terorganisir.
RadVoice Indonesia akan membahas mulai dari definisi PR content calendar hingga rekomendasi tools terbaik yang dapat membantu Anda mengelola jadwal konten PR secara optimal.
Apa Itu PR Content Calendar?
PR content calendar adalah rencana terstruktur dan strategis yang memetakan semua aktivitas komunikasi publikasi organisasi seperti press release, acara, dan konten media sosial.
Tujuannya untuk memastikan konsistensi pesan, mengidentifikasi celah media, serta mengelola alur kerja tim secara efektif, seperti yang digambarkan oleh CoSchedule dan konsep perencanaan media secara umum.
Di dunia PR, content calendar menjadi jadwal kerja yang digunakan untuk merencanakan, mengatur, dan melacak semua aktivitas komunikasi serta publikasi konten dalam periode waktu tertentu, baik mingguan, bulanan, maupun tahunan.
Dengan perencanaan yang jelas, brand dapat menyampaikan narasi yang berkelanjutan di media, bukan pesan yang terputus-putus.
Berikut beberapa manfaat utama PR content calendar bagi bisnis:
- Brand tampil lebih konsisten dan profesional di media
- Pesan komunikasi lebih terarah dan terukur
- Reputasi brand dibangun secara jangka panjang
- Hubungan dengan media lebih terjaga
Adapun empat tahap dalam menyusun PR content calendar, antara lain menentukan tujuan PR, mapping isu, menyusun konten dan aktivitas PR, serta evaluasi PR content calendar.
Baca Juga: Konten PR Dibuat AI, Bagaimana Jurnalis Menyikapinya?
Kriteria Memilih Tools Content Calendar
Berikut 3 kriteria memilih tools untuk PR content calendar:
Kolaborasi Tim yang Mudah
PR content calendar menghidupkan strategi Anda, membantu Anda tetap terorganisasi, dan membuat kolaborasi antar anggota tim.
Penjadwalan dan Reminder Otomatis
Dikutip dari Hootsuite, tim besar menggunakan tools content calendar yang mendukung komunikasi antar platform, workflow, dan proses persetujuan.
Anda dapat menjadwalkan konten sekaligus mendapatkan pengingat otomatis.
Monitoring dan Evaluasi Kinerja
Tools yang baik juga harus menyediakan fitur untuk memantau dan mengevaluasi kinerja konten, sehingga strategi konten Anda bisa semakin matang.
5 Tools Populer untuk Tim PR
Adapun rekomendasi 5 tools populer untuk PR content calendar Anda, antara lain Trello, Notion, Asana, Airtable, dan Google Calendar.
Trello: Visual dan Mudah Disesuaikan
Trello menjadi salah satu alat yang paling mudah digunakan untuk menyusun strategi, merencanakan, menjadwalkan dan menerbitkan konten blog.
Fitur kotak masuk Trello memungkinkan Anda mengirim tugas ke Trello dari berbagai platform seperti email, Slack, dan Siri.
Selain itu, fitur planner Trello memungkinkan Anda menyeret kartu tugas ke kalender yang terhubung.
Misalnya, Anda punya kartu bernama “Rilis Press Release” dan Anda jadwalkan ke tanggal 10 Februari di kalender.
Dengan begitu, Anda dan tim bisa langsung lihat kapan tugas itu harus selesai.
Menambahkan kalender bersama adalah cara yang berguna untuk melihat dan menambahkan jadwal tim Anda.
Baca Juga: 7+ Alat Promosi Public Relations yang Wajib Anda Ketahui
Notion: Serba Bisa untuk Dokumentasi dan Kalender
Dengan menggunakan Notion, Anda dapat menggabungkan strategi konten, jadwal penerbitan, dan aset konten Anda di satu tempat.
Alat ini mampu menggabungkan informasi dan dokumen penting menjadi satu.
Dikutip dari Hootsuite, Notion cocok bagi individu atau tim yang membutuhkan fleksibilitas dalam perencanaan konten ringan serta mengatur alur kerja editorial.
Kelebihan Notion adalah mudah disesuaikan dan fleksibel, mudah berkomunikasi menggunakan fitur komentar, serta fitur pembuatan konten berbasis AI.
Asana: Menangani Tugas dan Deadline dengan Jelas
Menurut Non Profit Marketing Guide, Asana merupakan tools yang efektif untuk mengatur content calendar.
Dengan Asana, Anda dapat membuat tugas dan subtugas, menetapkan tugas ke anggota tim, menetapkan deadline dan melacak progres pekerjaan.
Fitur-fitur tersebut sangat berguna saat bekerja dengan tim, karena mempermudah kolaborasi dan komunikasi.
Airtable: Fleksibel untuk Database Konten
Airtable adalah platform aplikasi terhubung yang memungkinkan tim untuk membangun aplikasi dan alur kerja khusus sesuai kebutuhan mereka.
Tools ini fleksibel karena digunakan untuk membuat kalender konten khusus selain banyak kasus penggunaan lainnya seperti kampanye, audit konten, dan manajemen aset.
Karena Airtable memungkinkan data saling terhubung, informasi di kalender Anda bisa langsung terintegrasi dengan berbagai fungsi pemasaran lain seperti penganggaran, manajemen vendor, manajemen acara, rencana peluncuran, dan lainnya.
Hal ini membantu workflow kerja yang efisien dan menghindari data yang terpisah-pisah.
Google Calendar: Simpel tapi Efektif
Google Calendar adalah tools yang sederhana untuk menyusun content calendar.
Anda bisa menjadwalkan konten berdasarkan tanggal dan waktu spesifik, serta mendapat pengingat untuk deadline.
Setiap kali ada konten yang perlu diposting, cukup buat acara baru dengan deskripsi jenis konten tersebut.
Tips Menggunakan Tools Agar Lebih Efektif
Berikut tiga tips menggunakan tools PR content calendar agar lebih efektif:
Sinkronisasi Antar Tim
Pastikan semua anggota tim selalu sinkron agar penggunaan tools PR calendar berjalan lancar.
Pakar social media marketing Viktorija Nikoloska menyarankan agar perencanaan konten dilakukan 1–2 minggu sebelumnya untuk menjaga alur kerja tetap terorganisir.
“Selaraskan konten dengan tanggal-tanggal penting, acara industri, dan hari libur,” ujar Viktorija.
Gunakan Label dan Kategori Konten
Manfaatkan label dan kategori memudahkan pengaturan konten. Misalnya, beri kategori “Konten April” untuk semua konten yang akan diposting pada bulan April.
Dengan dukungan partner seperti RadVoice, perusahaan dapat menjalankan strategi PR yang lebih terarah untuk menyusun content calendar.
Update Kalender Secara Berkala
Jangan lupa untuk memperbarui content calendar rutin agar konten tetap segar dan audiens tidak bosan dengan konten yang itu-itu saja.
Kesimpulan
Dengan banyaknya deadline yang harus dikelola, penggunaan tools untuk mengelola PR content calendar menjadi penting.
Ada 5 tools yang bisa menjadi alternatif PR content calendar, yaitu Trello, Notion, Asana, Airtable, dan Google Calendar.
Jangan biarkan deadline dan ide konten terlewat begitu saja. Gunakan tools PR content calendar dari RadVoice untuk menyusun dan memantau semua aktivitas PR Anda dalam satu platform yang praktis.
