Dalam dunia komunikasi, konferensi pers atau press conference adalah alat resmi bagi organisasi untuk berinteraksi langsung dengan media.
Press conference bukan sekadar acara formal, melainkan alat strategis untuk membangun kepercayaan, menjaga transparansi, dan menyampaikan informasi penting secara tepat.
Bagi perusahaan besar, startup, lembaga pemerintah, hingga organisasi non profit, press conference menjadi cara efektif untuk mengumumkan berita, menjawab pertanyaan wartawan, dan memastikan informasi tersampaikan secara benar.
Dengan gaya bahasa profesional dan struktur yang informatif, press conference dapat membantu memastikan pesan utama tersampaikan dengan jelas sekaligus menarik perhatian media dan publik.
Lalu, apa itu press conference, apa saja fungsinya, dan kapan sebaiknya diadakan? RadVoice Indonesia sudah merangkum ulasannya untuk Anda.
Apa Itu Press Conference?
Dilansir dari Investopedia, press conference adalah salah satu cara paling umum yang digunakan organisasi untuk berkomunikasi langsung dengan media.
Melalui acara ini, perusahaan atau institusi dapat menyampaikan informasi penting sekaligus menjawab pertanyaan wartawan secara terbuka.
Press conference biasanya dihadiri oleh jurnalis dari berbagai media, sehingga informasi yang disampaikan dapat tersebar luas secara serentak.
Baca juga: 5 Hal Penting Saat Menggelar Press Conference, Wajib Diperhatikan!
Fungsi Press Conference dalam Public Relations
Press conference memiliki peran strategis dalam membangun komunikasi perusahaan dengan publik dan media. Berikut penjelasannya.
Memberikan Informasi Secara Transparan
Dalam konferensi pers, narasumber dapat menjelaskan inti dari informasi sehingga publik bisa menerima informasi yang akurat dari sumber pertama, bukan spekulasi atau rumor.
Mengendalikan Narasi Saat Ada Isu, Digunakan Ketika Terjadi Krisis
Dengan menyampaikan pernyataan resmi dan mengklarifikasi fakta secara langsung depan wartawan, perusahaan dapat memulihkan cara pandang publik dan menekan reputasi negatif.
Menghasilkan Liputan yang Lebih Mendalam
Karena wartawan bertanya langsung kepada narasumber, mereka memperoleh konteks tambahan yang tidak tersedia lewat siaran pers tertulis saja, sehingga berita yang dipublikasi menjadi lebih lengkap dan akurat.
Dengan demikian, press conference bukan hanya alat penyampaian informasi, tetapi juga bagian penting dari strategi PR untuk menjaga kredibilitas, transparansi, dan hubungan baik dengan media.
Kapan Perusahaan Perlu Mengadakan Press Conference?
Menurut Investopedia, perusahaan biasanya mengundang media ke press conference dalam beberapa situasi berikut:
- Menanggapi laporan keuangan, berita, atau kontroversi dengan menjelaskan isu yang sedang ramai dibicarakan publik.
- Mengumumkan pergantian atau penambahan eksekutif baru, seperti CEO, direksi, atau manajemen kunci.
- Memperkenalkan fasilitas produksi baru: misalnya pabrik atau kantor baru yang strategis bagi perusahaan.
- Meluncurkan produk baru, merger, atau akuisisi agar informasi sampai ke media secara resmi dan serentak.
Selain itu, perusahaan kadang memilih untuk mengadakan press conference sebelum berita muncul di publik. Strategi ini berguna untuk mengendalikan narasi dan menampilkan perusahaan secara jujur dan transparan, daripada terlihat menutupi kabar negatif.
Jenis-Jenis Press Conference
Dilansir dari Tempo Institute, press conference dibedakan berdasarkan tujuan dan konteksnya:
Press Conference saat Peluncuran Produk
Digelar untuk memperkenalkan produk atau layanan baru kepada media dan publik, lengkap dengan penjelasan fitur serta sesi tanya jawab.
Press Conference Krisis
Dilaksanakan ketika organisasi menghadapi isu sensitif atau krisis yang berpotensi merusak reputasi, dengan tujuan memberikan klarifikasi langsung dan mengendalikan informasi.
Press Conference saat Ada Update dari Perusahaan
Jenis ini mencakup acara untuk menyampaikan perkembangan penting seperti prestasi, pengumuman internal, atau berita lain yang perlu disebarkan secara resmi kepada media
Best Practice Saat Mengadakan Press Conference
Pilih Lokasi yang Tepat
Press conference biasanya digelar di lokasi yang strategis untuk dicapai oleh media. Pastikan lokasi yang Anda pilih memiliki lahan parkir yang cukup luas, karena media pastinya akan membawa berbagai perlengkapan yang dibutuhkan untuk meliput.
Dalam memilih lokasi press conference yang strategis akan memudahkan media untuk berpindah dari satu lokasi ke lokasi lainnya.
Hal yang satu ini mungkin terdengar sepele, namun Anda juga perlu perhatikan visual dan atmosfernya. Pastikan lokasi dan topik yang ingin Anda sampaikan saling berhubungan.
Baca juga: 3+ Tips Memilih Lokasi Press Conference yang Bikin Wartawan Tertarik
Tentukan Juru Bicara yang Kompeten
Juru bicara adalah wajah organisasi saat press conference, jadi pemilihan yang tepat sangat penting. Ia harus mampu menyampaikan materi secara jelas, santai, dan menarik perhatian wartawan.
Postur tubuh, ekspresi wajah, dan cara berbicara yang natural akan membantu audiens memahami pesan dengan baik.
Visual pendukung seperti slide juga perlu mendukung materi tanpa berlebihan. Selain itu, juru bicara harus mampu menjawab pertanyaan media dengan profesional, transparan, dan menjaga citra perusahaan. Persiapan matang akan membuat press conference lebih efektif dan berkesan.
Siapkan Press Kit yang Informatif
Dalam dunia komunikasi, press release memegang peran penting sebagai jembatan antara organisasi dan publik melalui media.
Press release bukan sekadar dokumen pengumuman, tetapi bagian utama dari press kit yang membantu membangun citra, meningkatkan kepercayaan, dan memperluas jangkauan informasi.
Bagi perusahaan besar,startup, lembaga pemerintah, hingga organisasi nirlaba, press kit yang lengkap, termasuk press release, profil perusahaan, foto atau logo resmi, serta data pendukung, memungkinkan media menulis berita secara akurat dan profesional.
Dengan materi yang jelas dan informatif, organisasi dapat memastikan pesan utama tersampaikan sekaligus menarik perhatian jurnalis dan publik.
Kirim Undangan Media Lebih Awal (Idealnya 3-5 hari)
Ketika Anda menggelar press conference yang disiarkan di TV, media cetak, radio, bahkan media digital, Anda perlu memperhatikan cara menggaet perhatian media. Hal ini dilakukan agar Anda tahu kapan kira-kira audiens akan mengonsumsi informasi yang Anda sampaikan.
Pastikan juga setidaknya konferensi pers yang Anda gelar tidak bertabrakan dengan jadwal konferensi pers penting lainnya.
Dilansir dari Community Tool Box, Anda disarankan untuk mengundang media setidaknya satu hari sebelum jadwal agar mereka bisa mengatur waktu.
Jangan lupa untuk menjadwalkan waktu luang di akhir press conference untuk waktu berfoto. Media cetak maupun media digital membutuhkan foto sampul saat menulis hasil dari konferensi pers Anda.
Kesimpulan
Press conference adalah alat komunikasi penting untuk menyampaikan informasi langsung kepada media dan publik. Acara ini tidak hanya menyampaikan berita, tetapi juga membangun kepercayaan, menjaga transparansi, dan memperkuat kredibilitas organisasi atau perusahaan.
Keberhasilan press conference bergantung pada persiapan matang, mulai dari pemilihan lokasi, juru bicara yang kompeten, press kit yang lengkap, hingga pengiriman undangan media lebih awal.
Dengan pendekatan yang tepat, organisasi dapat memastikan pesan tersampaikan dengan jelas, liputan media menjadi lebih akurat, dan hubungan dengan publik serta wartawan terjaga dengan baik.
Perlu press conference yang tepat sasaran? RadVoice siap membantu menulis dan menyebarkan berita Anda secara profesional!
