Sesi doorstop kerap menjadi momen penting dalam interaksi antara narasumber dan media.
Meskipun berlangsung singkat dan sering kali terjadi secara spontan, doorstop memiliki potensi besar dalam membentuk opini publik dan citra perusahaan.
Mengutip dari Humas Indonesia, sesi ini juga bisa menjadi kesempatan untuk menyampaikan pesan-pesan kunci perusahaan, asalkan persiapan sesi doorstop dilakukan dengan matang.
Oleh karena itu, peran tim public relations (PR) sangat krusial dalam memastikan sesi tersebut berjalan lancar dan sesuai arah komunikasi yang diinginkan.
RadVoice Indonesia akan membahas langkah-langkah persiapan sesi doorstop yang strategis untuk menciptakan komunikasi yang lebih efektif, terarah, dan berdampak positif bagi kedua belah pihak.
Checklist Persiapan Sesi Doorstop yang Wajib Dilakukan PR
Sesi doorstop adalah kesempatan emas bagi PR untuk memastikan pesan perusahaan disampaikan dengan jelas dan tepat.
Berikut adalah checklist persiapan sesi doorstop yang perlu dilakukan oleh tim PR guna memastikan semuanya berjalan lancar.
Briefing Narasumber dengan Ringkas
Saat persiapan sesi doorstop, pastikan narasumber memahami pesan kunci yang ingin disampaikan.
Siapkan poin-poin utama yang jelas dan mudah diingat.
Selain itu, pastikan mereka tahu posisi perusahaan terhadap isu yang mungkin muncul.
Simulasikan beberapa pertanyaan potensial agar narasumber merasa lebih siap dan tidak gugup saat berbicara.
Kenali Karakter Jurnalis yang Akan Hadir
PR perlu mengetahui media yang diwakili oleh jurnalis yang hadir.
Cek topik-topik yang sering mereka angkat untuk mengantisipasi jenis pertanyaan yang mungkin diajukan.
Cara ini memudahkan PR dalam mempersiapkan jawaban yang lebih relevan dan sesuai dengan sudut pandang media tersebut.
Baca juga: 3+ Hal Penting dalam Media Gathering, Wajib Disiapkan!
Update Isu Terkini yang Relevan
Pastikan narasumber selalu up-to-date dengan isu terkini yang relevan dengan perusahaan atau industri.
PR harus memberikan informasi terbaru dan ringkas tentang topik hangat yang mungkin muncul dalam sesi doorstop.
Ini termasuk menyediakan fakta-fakta terbaru dan mempersiapkan jawaban atas pertanyaan yang mungkin berhubungan dengan trending topic.
Koordinasi Internal
Apabila ada isu sensitif seperti yang terkait dengan hukum atau keuangan, penting bagi PR untuk berkoordinasi dengan tim legal atau manajemen sebelum sesi.
Pastikan narasumber memahami batasan apa yang dapat dan tidak dapat mereka bahas di depan media. PR bertugas untuk menjaga agar komunikasi tetap sesuai dengan kebijakan internal.
Siapkan Penampilan dan Bahasa Tubuh Narasumber
Penampilan narasumber dapat memengaruhi kesan pertama yang diberikan kepada jurnalis.
PR harus membantu narasumber memilih pakaian yang sesuai dan memberi masukan terkait bahasa tubuh yang tenang dan percaya diri.
Penampilan yang rapi dan bahasa tubuh yang positif dapat meningkatkan kredibilitas di mata media.
Baca juga: 3+ Hal Penting Saat Presentasi di Press Conference, Wajib Diperhatikan!
Tentukan Titik Doorstop dan Durasinya
Lokasi sesi doorstop berdampak pada kenyamanan dan efektivitas komunikasi.
Pilihlah spot yang cukup terang, tidak terlalu ramai, dan bebas dari gangguan suara.
PR juga harus memastikan durasi sesi tidak terlalu panjang untuk menjaga fokus dan tidak membuat narasumber kehabisan energi.
PR Standby di Lokasi
PR harus berada di lokasi sebelum sesi dimulai untuk memastikan semuanya berjalan sesuai rencana.
Perhatikan siapa yang hadir, suasana sekitar, dan potensi gangguan.
Apabila ada hal tak terduga, PR perlu siap bertindak cepat untuk menjaga agar sesi doorstop tetap berjalan lancar dan sesuai dengan tujuan komunikasi.
Tips Tambahan agar Persiapan Sesi Doorstop Lebih Efektif
Selain checklist utama, ada beberapa hal tambahan yang dapat membuat persiapan sesi doorstop semakin optimal.
Siapkan Media Kit Ringkas Jika Perlu
Jika ada waktu sebelum sesi doorstop, PR bisa menyiapkan press release singkat atau infografik sebagai referensi tambahan bagi jurnalis.
Ini membantu narasumber untuk memperjelas konteks dan memperkuat narasi yang hendak disampaikan.
Baca juga: 5 Tips Menyusun Media Kit yang Informatif untuk Brand Anda
Latih Narasumber Menjawab dengan Durasi Pendek
Doorstop bersifat cepat, jadi pastikan jawaban narasumber tidak bertele-tele.
Latihan menjawab dalam durasi 10-30 detik bisa membantu menjaga ritme dan memastikan pesan tersampaikan tanpa kehilangan makna.
Kenali Timing dan Gesture Jurnalis
Biasanya, jurnalis akan menutup sesi dengan bahasa tubuh atau gestur tertentu.
PR dapat membekali narasumber untuk membaca sinyal ini agar tidak bingung saat sesi berakhir mendadak.
Kesimpulan
Sesi doorstop adalah momen penting untuk menyampaikan pesan kunci perusahaan secara cepat dan efektif kepada media.
Agar berjalan lancar, PR perlu melakukan briefing singkat kepada narasumber, memahami karakter jurnalis, memperbarui isu terkini, serta berkoordinasi dengan tim internal.
Selain itu, penting menyiapkan penampilan narasumber, memilih lokasi yang tepat, dan standby di lapangan.
Tips-tips lainnya seperti membawa media kit, melatih durasi jawaban, dan mengenali gestur jurnalis juga akan membantu doorstop berlangsung lebih lancar dan berdampak positif.
