Mengundang media hadir di konferensi pers bukan hal mudah.
Banyak jurnalis memiliki jadwal liputan yang padat, sehingga diperlukan strategi khusus agar kehadiran mereka dapat dipastikan.
Tanpa strategi yang matang, minimnya kehadiran media bisa mempengaruhi kesuksesan acara Anda.
Lalu, apa saja langkah yang perlu dilakukan untuk memastikan media hadir?
RadVoice Indonesia membahas lima cara efektif agar media hadir di konferensi pers Anda dan menyukseskan acara secara optimal.
Cara Menarik Perhatian Media Hadir di Konferensi Pers
Sebar Undangan dari Jauh Hari
Tentukan terlebih dahulu media mana saja yang akan Anda undang. Sebaiknya, kirimkan undangan minimal satu bulan atau paling lambat dua minggu sebelum acara berlangsung.
Pemberitahuan awal ini memberikan kesempatan bagi media untuk mengatur jadwal liputan mereka.
Undangan bisa dikirim lewat email atau pesan pribadi, terutama jika Anda sudah menjalin hubungan baik dengan wartawan tersebut.
Jangan lupa lakukan follow up sebagai pengingat agar mereka tidak lupa dengan undangan yang Anda kirim.
Berencana mengundang media hadir di konferensi pers? Hubungi RadVoice sekarang.
Pilih Tempat yang Strategis
Setelah membuat daftar undangan media, langkah berikutnya adalah memilih lokasi konferensi pers yang tepat.
Lokasi dapat mempengaruhi keputusan media untuk hadir, sehingga perlu disesuaikan dengan tujuan dan pesan yang ingin Anda sampaikan.
Misalnya, kantor perusahaan cocok untuk pengumuman internal atau peluncuran produk.
Konferensi pers juga bisa digelar pada tempat lain yang lebih santai dan menarik, seperti restoran, kafe, hotel, coworking space, atau ruang terbuka seperti taman.
Menurut Imogen PR, pemilihan lokasi juga bisa disesuaikan dengan identitas brand.
Misalnya, untuk brand kecantikan yang ingin meluncurkan produk baru, lokasi ideal adalah tempat dengan suasana modern, terbuka, dan estetis sesuai dengan kebutuhan dokumentasi visual untuk media sosial.
Selain estetika, aksesibilitas juga penting. Pilih tempat yang mudah dijangkau, dekat dengan transportasi umum seperti stasiun kereta atau MRT, dan hindari lokasi terpencil.
Tawarkan Konten Eksklusif
Agar media semakin tertarik untuk hadir, berikan mereka alasan kuat berupa konten eksklusif.
Mengutip Content Grip, penawaran konten eksklusif dapat menciptakan rasa memiliki bagi media atas berita yang akan dipublikasikan.
Misalnya, Anda bisa menyediakan data khusus, hasil riset internal, atau laporan yang hanya dibagikan kepada media yang hadir secara langsung di acara.
Anda juga dapat menambahkan daya tarik dengan memberikan pengalaman langsung yang jarang ditemui.
Misalnya, ajak media mengikuti tur fasilitas pabrik, kunjungan ke kantor perusahaan, atau melihat langsung proses kerja di balik layar.
Semakin mudah Anda memfasilitasi media untuk mendapatkan bahan liputan yang menarik, maka semakin besar peluang mereka untuk menulis berita yang mendalam dan positif tentang acara Anda.
Libatkan Narasumber Penting
Menghadirkan narasumber penting dapat menjadi daya tarik tersendiri bagi media hadir di konferensi pers.
Narasumber tersebut bisa berupa CEO perusahaan, influencer, pejabat pemerintah terkait, atau sosok berpengaruh lainnya yang relevan dengan tema acara.
Mengutip Everwall, kehadiran narasumber penting dalam sebuah acara dapat meningkatkan kemungkinan untuk mendapatkan perhatian media.
Susun agenda utama, sesi diskusi panel, atau wawancara eksklusif bersama tokoh tersebut khusus untuk media.
Jika media tahu bahwa mereka berkesempatan mendengar langsung dari sosok ternama di industri, besar kemungkinan acara Anda akan menjadi prioritas utama untuk diliput.
Sediakan Press Kit
Menyiapkan press kit untuk media yang hadir di konferensi pers dapat membantu memperlancar proses peliputan.
Dengan adanya press kit, jurnalis tidak perlu mencatat terlalu banyak selama acara berlangsung, karena seluruh informasi penting sudah tersedia. Selain itu, semua media menerima data yang seragam, sehingga mencegah terjadi misinformasi.
Isi press kit bisa mencakup press release, profil perusahaan, informasi produk, hingga kontak narasumber.
Sebagai tambahan, Anda juga dapat menambahkan goodie bag berisi produk sampel atau merchandise perusahaan untuk media.
Kesimpulan
Mengundang media hadir di konferensi pers memerlukan perencanaan yang matang dan strategi yang tepat. Kunci utamanya terletak pada penyajian informasi yang relevan serta memiliki nilai berita bagi media.
Beberapa langkah yang bisa dilakukan meliputi pemberian konten eksklusif, menghadirkan narasumber berpengaruh, hingga memilih lokasi acara yang mudah dijangkau.
Pastikan juga untuk mengingatkan media beberapa hari sebelum acara berlangsung agar kehadiran mereka lebih terjamin.
Apakah Anda berencana mengundang media di konferensi pers dalam waktu dekat?
