Cara pertama agar press release dimuat media massa adalah memiliki cerita yang relevan dengan audiens dan diiringi sudut pandang yang menarik.
Namun, tahukah Anda bahwa cara distribusi siaran pers juga menjadi kunci dari kesuksesan siaran pers?
Anda dapat mengirimkan siaran pers ke media yang meliput bidang bisnis Anda atau menghubungi jurnalis tertentu untuk memberikan wawancara eksklusif.
Ada banyak pilihan dalam hal bagaimana Anda mendistribusikan press release, kepada siapa Anda mengirimkannya, dan hasil yang Anda harapkan.
Apa Itu Press Release?
Menurut laman Prowly, press release adalah sebuah alat untuk mengumumkan informasi bernilai berita dengan cara yang paling objektif.
Pengertian lain dari laman Fit Small Business, rilis adalah sebuah dokumen ringkas yang didistribusikan ke media dan informasinya bernilai berita.
Tujuan Press Release
Tujuan press release adalah untuk mendapatkan “panggung” atau coverage dan diperhatikan oleh target audiens. Siaran pers memudahkan jurnalis untuk membuka jalan demi “panggung” tersebut.
Biasanya press release akan ditangani departemen hubungan masyarakat (humas), agensi public relations (PR), atau tim komunikasi internal perusahaan atau brand.
Setelah itu, mereka mengirim rilis kepada rekan media melalui email redaksi atau email pribadi jurnalis. Dokumen ini juga dapat disebarkan melalui media sosial atau situs resmi perusahaan.
Cara Membuat dan Jenis Press Release
Lantas, bagaimana membuat press release? Singkatnya, gunakan panduan 5W+1H.
Setelah itu, tambahkan deskripsi singkat perusahaan (boilerplate), lembar fakta, kutipan, dan kontak tim komunikasi perusahaan atau brand.
Ingin membuat rilis? Kenali tiga jenis press release ini, yakni basic publicity release, product release, dan financial release. Berikut bahasan singkatnya:
- Basic publicity release adalah jenis siaran pers yang berisi pengumuman perusahaan, seperti penghargaan, kemitraan strategis perusahaan, kolaborasi dengan lembaga atau individu, riset, dan sejenisnya.
- Product release adalah jenis rilis yang berisi peluncuran layanan produk atau jasa yang dijual pada publik, seperti spesifikasi produk, keunggulan, segmentasi pasar, hingga kanal penjualan produk atau jasa.
- Financial release adalah jenis rilis yang berisi pengumuman hasil keuangan tahunan atau kuartalan perusahaan. Siaran pers ini wajib diumumkan bagi perusahan yang resmi melantai di bursa efek. Isinya berupa laporan keuangan umum, laporan kerugian, pendanaan, merger dan akuisisi, penjualan saham, dan sebagainya.
Perbedaan Press Release dan Berita
Banyak orang-orang menganggap rilis sama dengan berita. Ternyata terdapat perbedaan press release dan berita.
Singkatnya, siaran pers dibuat tim humas atau PR, sedangkan berita dibuat jurnalis yang mengedepankan etika jurnalistik.
Kemudian, materi rilis bersumber dari berita perusahaan, isinya berupa iklan secara soft selling, baik melalui peluncuran produk dan press conference.
Sementara berita bersumber dari mana saja, seperti liputan peristiwa, press release, laporan keuangan, hasil riset, hingga wawancara dengan narasumber.
Soal keberimbangan, rilis menulis dari satu sisi. Sedangkan berita dapat mengulas sisi positif dan negatif (cover both sides) dalam satu tulisan.
Mengapa Press Release Penting?
Dilansir dari laman Community Tool Box University of Kansas dan Cision, ini menjadi penting karena dapat:
- Mengumumkan acara, jadwal, studi, kampanye, lokakarya (workshop), atau pemilihan umum
- Mengumumkan pengembangan bisnis, produk, jasa, fitur, atau layanan
- Menunjukkan perspektif atau wawasan perusahaan terhadap sebuah pengembangan, tren, atau isu
- Meningkatkan visibilitas pemimpin perusahaan, jika pernyataannya dikutip dalam press release
- Mengingatkan publik terkait kontribusi brand atau perusahaan terhadap komunitas
- Menyorot atau meringkas hasil laporan atau survei melalui tulisan
- Menjalin relasi baru atau menyambung silaturahmi dengan rekan-rekan media
- Membangun kredibilitas brand atau perusahaan dan mengontrol narasi
- Membangun trafik SEO di mesin pencari
- Meningkatkan keterlibatan (engagement) dengan pelanggan
Isi Press Release
Secara prinsip, isi press release terdiri dari judul yang bersifat kata kerja, dan paragraf pertama harus menjawab 5W+1H. Ditambah lagi, materi harus disajikan dalam bahasa yang mudah dimengerti dan terdapat kutipan.
Laman Hubspot mengatakan, hal mendasar ini harus disertakan dalam rilis seperti:
- Informasi kontak yang terletak di akhir teks
- Frasa “For immediate release” atau “Untuk segera disiarkan” di bagian kiri atau kanan atas
- Judul press release yang menjelaskan dan mewakili pengumuman Anda
- Informasi lokasi brand atau perusahaan yang terletak di kalimat pertama teks. Misal, “perusahaan perkebunan kelapa X (PT ABC; kode Bursa Efek Indonesia ABCD) yang berbasis di Ternate, Maluku Utara sejak tahun 1980.”
- Tanda bintang (***), pagar (###) atau “SELESAI” di akhir press release
- Informasi singkat perusahaan atau boilerplate di akhir siaran pers
Secara rinci, paragraf pertama teks harus menyatakan pengumuman sambil menyediakan konteks informasi seputar bisnis dan cara kerjanya.
Paragraf kedua, dan seterusnya dapat berisi tentang latar belakang, tujuan, atau alasan pengumuman, serta kutipan dari narasumber atau eksekutif perusahaan.
Paragraf terakhir atau boilerplate dapat berisi “About Us” atau “Tentang Kami” perusahaan atau brand secara singkat.
Sebelum mengirim press release, pastikan Anda memeriksa kembali artikel, menentukan media yang akan dituju, dan membuat subjek email yang menarik kepada jurnalis.
Cara Mendistribusikan Press Release
Distribusi press release dapat menjadi elemen kunci dalam membuat cerita Anda menjadi berita.
Seperti dikutip dari Fit Small Business, berikut beberapa cara pendistribusian rilis yang dapat Anda lakukan.
1. Membangun Hubungan Baik dengan Jurnalis
Cara pertama dalam mendistribusikan press release secara efektif adalah membangun hubungan dengan media.
Sama seperti pelaku bisnis, jurnalis juga memiliki tujuan yang harus mereka penuhi secara teratur.
Mereka dapat membantu Anda untuk mencapai tujuan kampanye dengan meliput berita terkini dari perusahaan Anda. Selain itu, bangun juga hubungan secara personal dengan jurnalis.
Tawarkan kesempatan untuk terhubung dengan sumber-sumber yang berharga bagi mereka seperti direktur perusahaan dan lainnya.
Jangan lupa untuk berikan apresiasi, terutama ketika jurnalis sudah memberikan liputan tambahan atas press release yang Anda kirimkan.
2. Update Terus Daftar Kontak
Sebelum mendistribuskan press release ke media, ada baiknya Anda memeriksa apakah daftar kontak tersebut sudah diperbaharui atau belum.
Jangan sampai daftar kontak Anda berisi informasi yang sudah tidak akurat. Beberapa jurnalis barangkali sudah pindah media atau sudah tidak lagi bekerja sebagai wartawan.
3. Kirim Email Langsung ke Jurnalis
Mendistribusikan press release ke alamat email umum seperti info@newsroom.com (atau melalui formulir web online) bukanlah cara terbaik untuk mengirim rilis.
Sebaiknya, kirimkan siaran pers Anda langsung ke jurnalis yang kemungkinan besar akan tertarik dengan cerita Anda.
Anda bisa melihat secara teliti jurnalis yang secara teratur menulis berita di bidang subjek Anda dan mempublikasikannya kepada audiens target Anda.
Setelah itu, kirimkan siaran pers Anda langsung ke alamat email mereka.
Misalnya, jika Anda meluncurkan restoran baru di daerah Anda, Anda dapat langsung menghubungi reporter yang meliput topik makanan, alih-alih mengirimkannya ke alamat email publikasi umum atau formulir web.
4. Jangan Lupa Manfaatkan Blogger dan Influencer
Selain mengirimkan berita Anda kepada jurnalis, jangkau juga para influencer dan blogger yang membuat konten di bidang subjek Anda.
Bagaimanapun juga, banyak sekali manfaat bekerja sama dengan influencer dan blogger.
Dalam beberapa kasus, mereka memiliki hubungan langsung dengan sejumlah besar anggota audiens target Anda.
Saat menghubungi influencer dan blogger secara langsung, kirimkan pesan singkat yang meringkas berita Anda.
Undang mereka untuk mencari informasi lebih lanjut dan tanyakan apakah Anda dapat mengirimkan salinan press release.
Infokan mereka bahwa berita tersebut eksklusif karena belum ditayangkan. Ini dapat menarik minat mereka agar menawarkan informasi terbaru kepada para pengikut mereka.
Kesimpulan
Mendistribusikan press release dapat menjadi cara yang hemat biaya untuk menjaga perusahaan Anda tetap berada di mata publik.
Berikut beberapa cara mendistribusikan press release.
1. Membangun hubungan baik dengan jurnalis
2. Update terus daftar kontak
3. Kirim email langsung ke jurnalis, bukan redaksi
4. Jangan lupa manfaatkan blogger dan influencer
Itulah beberapa hal yang harus Anda perhatikan. Namun tentu saja, jangan pernah melupakan poin-poin penting dalam press release dan memahami apa saja pertimbangan wartawan saat menerima press release.
