Menyiapkan sebuah press release adalah salah satu cara terbaik untuk meningkatkan brand awareness dan mendapatkan perhatian masyarakat.
Selain digunakan sebagai alat promosi perusahaan, siaran pers juga dapat digunakan untuk penanganan krisis atau menangani dampak negatif berita negatif yang melanda perusahaan.
Press release dapat memberikan banyak manfaat bagi perusahaan terkait. Tidak heran, setiap perusahaan berlomba-lomba untuk mengirim siaran pers kepada wartawan.
Alhasil, wartawan bisa menerima puluhan pers setiap minggunya. Di sisi lain, mereka hanya menyisihkan satu menit untuk membacanya.
Oleh karena itu, press release yang dikirim harus dipastikan dapat menarik perhatian jurnalis sesaat setelah membacanya.
Tidak hanya isi dari siaran pers, email pengantar dan pitch yang dikirim kepada jurnalis juga harus diperhatikan.
Hal yang Harus Diperhatikan sebelum Mengirim Press Release
Lantas, apa saja hal yang perlu diperhatikan sebelum mengirim press release kepada wartawan? Berikut ulasannya.
1. Periksa Kembali Artikel
Artikel press release yang dikirim haruslah matang dan siap terbit.
Tidak hanya dari segi penulisan yang harus diperhatikan, gaya bahasa dan pembawaan pada artikel juga tidak boleh luput dari perhatian.
Satu hal yang juga harus dipastikan adalah artikel yang ditulis haruslah dikemas dalam sebuah cerita yang relevan.
Bila siaran pers ditulis dalam nada terlalu promosi atau berjualan, minat audiens untuk membaca juga akan berkurang. Begitu juga dengan wartawan yang Anda kirimi press release.
Pastikan juga Anda melengkapi artikel dengan media kit yang berisi dokumen pendukung seperti fact sheet dan foto-foto pendukung beresolusi tinggi.
Dikutip dari pr.co, Anda mungkin tidak bisa mengontrol apa yang akan ditulis media. Namun, Anda bisa mengontrol foto yang mereka gunakan.
Selain itu, Anda juga wajib mencantumkan kontak yang bisa dihubungi jika wartawan ingin melakukan wawancara lebih lanjut terkait siaran pers tersebut.
Ini akan meningkatkan peluang siaran pers Anda diterbitkan media.
2. Tentukan Media yang Akan Dituju
Setelah menulis artikel press release, pilih media yang ingin dituju dan kirim ke jurnalis yang sekiranya tertarik untuk meliput siaran pers yang disampaikan.
Menentukan jurnalis mana yang akan dituju dapat menghemat banyak waktu.
Salah satu cara yang dapat digunakan adalah dengan mem-filter daftar media mana saja yang sekiranya sering meliput topik atau industri terkait.
Dengan begitu, kemungkinan press release akan diliput oleh jurnalis juga akan semakin besar.
3. Buatlah Subjek Email yang Menarik
Menulis subject email yang menarik dapat meningkatkan kemungkinan email yang dikirim terbaca oleh jurnalis.
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, jurnalis mendapatkan puluhan email setiap harinya. Oleh karena itu, penting untuk menulis subject email yang dapat menarik perhatian jurnalis.
Berikut beberapa tips yang dapat membantu untuk membuat subject email yang efektif, antara lain:
- Singkat dan padat: Batasi subject email maksimal 10 kata agar tetap efisien.
- Spesifik: Gunakan subject email sebagai tempat untuk menyampaikan topik dan isi dari press release yang dikirim.
- Unik: Buatlah subject email yang unik agar terlihat berbeda dari email yang lain.
4. Pilih Waktu yang Tepat Saat Mengirim Email
Langkah selanjutnya adalah memilih waktu yang tepat saat ingin mengirim email kepada jurnalis.
Mengirim email pada pertengahan hari kerja seperti Selasa-Kamis sangatlah dianjurkan karena jurnalis umumnya menerima email paling banyak setiap Senin dan Jumat.
Mengirim email pada pagi hari saat jam kerja juga sangat dianjurkan karena pesan akan muncul pada bagian teratas inbox email jurnalis. Ini dapat meningkatkan kemungkinan pesan yang dikirim untuk dibaca.
Kesimpulan
Sebagai kesimpulan, ada beberapa hal yang harus dilakukan sebelum mengirim press release yaitu:
- Periksa kembali artikel sebelum dikirim
- Tentukan dan pilih media yang akan dituju
- Tulis subject email yang menarik agar menarik perhatian jurnalis
- Pilih waktu yang tepat saat ingin mengirim press release
Itulah beberapa hal yang perlu Anda perhatikan sebelum mengirim siaran pers.
Semoga artikel ini dapat membantu Anda mengetahui apa saja yang harus dilakukan sebelum mengirim press release, ya!
