Setelah selesai membuat press release, Anda perlu membuat email pitching ke wartawan. Tujuannya tentu saja agar press release yang Anda buat bisa dimuat di media massa.
Email pitching ini merupakan pengantar yang membantu media memutuskan apakah press release tersebut menarik dan layak untuk ditayangkan. Email tersebut harus berisi rangkuman isi press release dan mengapa media yang Anda tuju adalah sasaran yang tepat untuk memuat press release tersebut.
Sayangnya, seringkali praktisi public relations (PR) kurang memperhatikan penulisan email pitching ini. Dampaknya, kesempatan rilis bisa ditayangkan juga melayang. Padahal, ini adalah salah satu cara agar strategi media relations bisa sukses.
Anda tentu tidak ingin hal ini terjadi, bukan? Oleh karena itu, sebagai praktisi PR, penting bagi Anda untuk memahami cara menulis email pitching saat mengirimkan press release ke wartawan.
Tips Menulis Email Pitching saat Mengirim Press Release
Berikut tiga tips menulis email pitching yang efektif. Jangan ada yang terlewat, ya!
1. Email Pitching Ditulis Singkat dan Jelas
Sebagai email pengantar, email pitching harus ditulis secara singkat dan to the point. Dikutip dari laman Muck Rack, di baris subjek, pastikan menggunakan 49 karakter atau kurang. Jangan terlalu panjang.
Kemudian, awali email dengan memperkenalkan diri secara jelas dan sampaikan maksud dan tujuan dari email yang menyertakan lampiran press release.
Di paragraf kedua, jelaskan secara singkat poin terpenting yang newsworthy atau layak muat dari lampiran press release. Jika memungkinkan, tuliskan poin terpenting dalam bentuk daftar. Dengan begitu, media yang menerima email dapat cepat mencerna isi email.
Sertakan bagian informasi penting dalam press release yang memuat elemen utama berita dalam format 5W1H (apa, siapa, di mana, kapan, mengapa, dan bagaimana) di poin teratas. Kemudian, diikuti dengan informasi tambahan yang sifatnya melengkapi.
Tambahkan juga komentar dari juru bicara yang dikutip di dalam press release untuk membantu menjelaskan konteks. Poin selanjutnya dapat disesuaikan menurut urgensi berita.
Sisanya dapat dibiarkan tetap di dalam rilis terlampir untuk diakses langsung oleh media yang tertarik memberitakan rilis.
Semua hal tersebut dilakukan dengan tujuan menghargai waktu dari media yang bersangkutan. Tanpa perlu mengunduh rilis, pastikan pihak media sudah dapat memahami apa kira-kira isi dari press release yang Anda kirim.
2. Sediakan Foto Pendukung
Salah satu hal penting yang masih sering terlewatkan saat mengirim email pitching adalah menyediakan foto pendukung. Anda perlu menyediakan foto berkualitas baik dengan ukuran yang mudah diunduh.
Sebaiknya, foto pendukung yang Anda kirim berformat horisontal yang umumnya dibutuhkan oleh media. Dengan memperhatikan detail sederhana ini, rilis Anda punya peluang lebih besar untuk ditayangkan.
3. Lengkapi dengan Kontak untuk Follow Up
Hal lain yang tidak boleh tertinggal di email pitching adalah kontak untuk follow up press release. Tidak jarang wartawan membutuhkan tambahan informasi terkait press release yang Anda kirim.
Anda perlu melengkapi email pitching dengan nomor telepon dan email yang dapat dihubungi jika media tertarik dengan detail lebih lanjut. Kemudahan untuk dihubungi menjadi kunci penting keberhasilan penayangan berita di media yang dituju.
Kesimpulan
Agar rilis bisa lolos ke meja redaksi, ada beberapa cara menulis email pitching yang perlu Anda perhatikan, antara lain:
- Email harus singkat dan jelas
- Email dilengkapi dengan foto penunjang
- Tersedia kontak untuk follow up
Itulah beberapa tips menulis email pitching saat mengirimkan press release ke wartawan. Menulis email pitching yang tepat sasaran bisa membuahkan banyak keuntungan.
Tidak hanya berita yang berhasil ditayangkan, namun Anda sebagai humas juga dapat menjalin serta memperluas koneksi dengan pihak media. Hal ini tentunya akan menjadi modal berharga selaku humas untuk bisa memperkaya daftar kontak.
