Utami Noviandini membagikan beberapa tugas humas yang penting untuk dijalankan.

Setiap praktisi PR dituntut dapat mengundang wartawan untuk menghadiri acara perusahaan atau kliennya.

Hanya saja, tugas ini tidak dapat dilakukan dengan mudah oleh para praktisi PR, baik dari lembaga maupun agency.

Dilansir dari Otter PR, beberapa tips mendapatkan media coverage yang bisa dilakukan di antaranya memilih tempat yang mudah diakses dan memilih hari yang tidak berbenturan dengan hari besar lainnya.

Selain mengirimkan media invitation, press release juga perlu disiapkan agar wartawan semakin memahami acara dan klien. Siaran pers pun dikirimkan bersamaan dengan undangan.

Utami Noviandini, seorang praktisi PR yang bekerja di sebuah agency di Jakarta, pun mengakui bahwa hal ini menantang.

Namun, ia memiliki beberapa tips seperti yang diungkapkan dalam wawancara bersama RadVoice Indonesia berikut ini. 

Apakah Utami Noviandini memiliki cara tersendiri untuk mengundang wartawan?

Menurut saya, mengundang wartawan untuk hadir ke sebuah acara memerlukan pendekatan yang terstruktur dan profesional. 

Saya biasanya akan melakukan beberapa langkah seperti mengidentifikasi wartawan dan media yang relevan dengan acara. 

Hal ini penting, sehingga undangan sesuai dengan target market yang diinginkan oleh stakeholder atau client yang bekerjasama dengan PR agency. 

Selanjutnya, saya akan membuat daftar kontak media yang akan diundang ke acara.

Setelah memiliki kontak rekan media, saya akan menyusun undangan yang menarik.

Dalam hal ini, saya akan membuat undangan yang menggambarkan acara secara singkat, menuliskan nama narasumber, serta tempat dan waktu penyelenggaraan. 

Baca juga: 3 Cara Mengirimkan Media Invitation, Praktisi PR Wajib Tahu! 

Nantinya, mengundang wartawan bisa dilakukan melalui email atau nomor terkait. Jika sudah dikirimkan, saya akan melakukan follow up secara personal kepada rekan media. 

Selain itu, saya akan menawarkan konten eksklusif atau tambahan untuk wartawan.

Biasanya, hal ini akan membuat mereka lebih dihargai karena dapat mengelaborasi acara yang kami gelar. 

Koordinasi dan fasilitasi di hari acara juga menjadi salah satu hal yang penting saat mengundang wartawan untuk hadir dan meluangkan waktunya. 

Jika acara sudah selesai, saya akan selalu melakukan pemantauan dan analisis liputan yang sudah dilakukan oleh wartawan. Hal ini dapat membantu kami selaku praktisi PR membangun hubungan jangka panjang dengan wartawan. 

Apakah Utami Noviandini memiliki tips untuk PR agency yang ingin mengundang wartawan?

Mengingat wartawan biasanya menerima banyak undangan, penting untuk memastikan bahwa komunikasi sebagai PR menonjol, relevan, dan memberikan nilai kepada mereka. 

Selalu ingat untuk menghormati waktu dan kebutuhan mereka, serta membangun hubungan yang saling menguntungkan.

Bagaimana Anda membuat sebuah press release yang menarik perhatian para wartawan? 

Tugas lain praktisi PR adalah membuat sebuah siaran pers atau press release. 

Untuk membuat sebuah press release yang menarik, menurut saya, memerlukan ketelitian dan akurasi. 

Kalau saya pribadi, biasanya melakukan langkah-langkah yang cukup umum dalam pengumpulan data untuk sebuah press release. 

Pertama, saya akan mendefinisikan tujuan press release sebelum mengumpulkan informasi dasarnya. 

Kemudian, wawancara dengan stakeholder internal dan melakukan penelitian maupun analisis data eksternal. Jangan lupa untuk melakukan verifikasi fakta dan angka saat proses penulisannya.

Baca juga: 3 Tips Menulis Press Release Produk, Gunakan 5W+1H!

Selanjutnya, saya juga harus memahami kepentingan audiens tanpa harus melanggar ketentuan. Koordinasi dengan tim legal dan divisi terkait juga dibutuhkan. 

Terakhir, saya akan membuat draft dan meminta stakeholder baik internal atau eksternal untuk melakukan review sebelum disebarkan secara luas. 

Pengumpulan data yang efektif dan akurat adalah kunci untuk membuat press release yang informatif, menarik, dan kredibel.

Pada akhirnya, siaran pers dapat meningkatkan reputasi dan citra perusahaan atau organisasi yang diwakilinya.

Wawancara dengan Utami Noviandini dilakukan pada Selasa, 30 Januari 2024. Percakapan ini telah diedit agar lebih ringkas.


RadVoice Indonesia dapat menyampaikan pesan institusi Anda melalui laporan media yang kredibel di Indonesia. Berbekal pendekatan bercerita dan standar konten yang tinggi, RadVoice Indonesia akan bekerja sama dengan Anda untuk menulis artikel yang edukatif dan membidik media-media nasional atau internasional yang relevan.

Jadwalkan konsultasi online dengan RadVoice Indonesia di sini. 100% gratis, tanpa komitmen.