Media event adalah salah satu strategi public relations yang efektif untuk mempromosikan produk, layanan, atau peristiwa tertentu kepada media dan khalayak luas.
Agar media event berjalan sukses, praktisi PR perlu memahami berbagai aspek yang terlibat dalam perencanaan dan pelaksanaannya.
Salah satunya adalah menjamu jurnalis yang hadir.
Kehadiran jurnalis menjadi salah satu faktor kesuksesan media event. Oleh karena itu, menjamu jurnalis menjadi bagian terpenting dalam media event.
Bagaimana cara menjamu jurnalis dan membuat media event sukses digelar? Berikut ini ulasan mengenai tips menggelar media event yang perlu diketahui para praktisi PR.
Tips Menggelar Media Event
Berikut ini tips menjamu jurnalis pada media event yang telah dirangkum oleh RadVoice Indonesia.
1. Utamakan Kenyamanan
Ketika Anda akan mengundang wartawan untuk hadir di acara perusahaan, perhatikan kenyamanan mereka selama acara.
Pastikan Anda telah memberikan tempat yang nyaman untuk wartawan mengambil gambar dan menulis selama acara.
Selain itu, Anda juga wajib memberikan tempat khusus ketika wartawan ingin melakukan wawancara dengan pengisi acara atau perwakilan perusahaan.
Saat menyediakan tempat untuk wawancara, Anda harus memastikan lokasinya tidak bising sehingga audio wartawan tidak terganggu dengan musik selama acara.
Dikutip dari SKC, Anda juga harus memastikan wartawan mendapatkan tempat terbaik mereka untuk meliput.
Misalnya, wartawan TV butuh menempatkan kamera, jadi pastikan Anda menyiapkan ruang yang tidak terganggu selama media event berlangsung.
Jika acara tersebut diadakan di tempat terbuka dan melibatkan masyarakat umum, pastikan wawancara tidak terganggu dengan masyarakat atau tamu lainnya.
Hal-hal seperti ini sebaiknya Anda perhatikan dengan sangat baik, sehingga wartawan tidak merasa kecewa usai meluangkan waktu hadir di acara Anda.
2. Berikan Informasi Detail
Informasi yang detail menjadi hal penting untuk wartawan ketika menulis sebuah artikel, sehingga Anda wajib mementingkan aspek ini.
Jika ada hal yang tidak boleh ditanyakan, sebaiknya Anda menyampaikan langsung kepada wartawan sehingga mereka akan menghindarinya sebelum menggali informasi dari Anda.
Beberapa perusahaan atau penyelenggara acara terkadang meminta pertanyaan dari wartawan sebelum acara digelar untuk diberikan kepada narasumber.
Hal ini mungkin sedikit membuat wartawan kurang puas, tetapi jika disampaikan dengan baik mereka akan lebih menerima dibandingkan Anda memberitahukannya secara mendadak.
Penting untuk Anda selalu menjelaskan tentang tujuan acara kepada wartawan secara detail. Ini menjadi background dari berita yang akan disebarkan.
Saat wartawan mendapatkan informasi detail atau lengkap dalam media event, mereka akan lebih mudah mengolah laporan menjadi berita.
3. Buat Acara Jadi Mengesankan
Tips selanjutnya adalah membuat acara menjadi mengesankan, khususnya untuk para wartawan yang sudah hadir.
Hal ini sebaiknya Anda siapkan dengan sangat baik, sehingga mendapat respon positif dari para jurnalis.
Anda dapat memberikan presentasi unik atau menghadirkan sosok yang sangat berpengaruh terhadap perusahaan dalam acara untuk menarik perhatian para wartawan.
Hadirnya sosok yang berpengaruh mungkin dapat diangkat menjadi sebuah berita oleh para wartawan, sehingga dikenal dengan lebih luas.
Selain itu, Anda juga dapat menghadirkan beberapa figur publik yang relevan dengan perusahaan.
Buatlah acara semenyenangkan mungkin, sehingga memberikan kesan baik kepada jurnalis yang datang.
Kesan baik dapat membuahkan berita yang baik juga untuk perusahaan di masa depan.
4. Sertakan Kebudayaan Lokal pada Acara
Tips terakhir yang perlu diperhatikan adalah selalu menyertakan budaya lokal saat menggelar media event.
Budaya lokal merupakan hal yang menarik untuk undangan dan wartawan ketika hadir di sebuah acara.
Perlu diingat, budaya lokal tidak selalu penampilan di atas panggung, tetapi juga makanan atau dekorasi sebuah ruangan.
Hal ini penting untuk diperhatikan sebagai salah satu cara untuk mempromosikan budaya lokal sebuah daerah atau negara secara lebih luas.
Kesimpulan
Jurnalis akan merasa dihargai ketika Anda menjamu kehadiran mereka di acara media event dengan sangat baik.
Hal ini nantinya akan membangun hubungan yang baik dengan jurnalis di kemudian hari.
Jika Anda ingin mendapatkan keuntungan tersebut, sebaiknya ikuti tips menjamu wartawan dari RadVoice Indonesia berikut ini.
- Utamakan kenyamanan
- Berikan informasi detail
- Buat acara jadi mengesankan
- Sertakan kebudayaan lokal pada acara
Jika keempat tips tersebut diterapkan, media event Anda mungkin akan berjalan dengan baik. Semoga berhasil!
