Dalam praktik public relations (PR), banyak perusahaan sudah rutin mengirim press release ke media, tetapi tidak semuanya berhasil dimuat.
Salah satu penyebab utamanya adalah belum memahami poin penting press release yang benar-benar diperhatikan oleh redaksi.
Press release bukan sekadar dokumen promosi, melainkan materi berita yang harus memenuhi standar jurnalistik. Jika struktur, isi, dan nilai beritanya tepat, peluang publikasi akan jauh lebih besar.
Laman Business Wire menyatakan, wartawan kini banyak dituntut dalam berbagai arahan dan menerima ratusan pitch dalam sehari, bahkan lewat media sosial. Hasilnya, Anda perlu fokus pada press release untuk mendapatkan perhatian mereka.
Press release adalah pernyataan resmi yang dikeluarkan perusahaan atau organisasi untuk disampaikan kepada media. Biasanya berisi informasi mengenai peluncuran produk, kerja sama, pencapaian, hingga klarifikasi isu.
Fungsi utama press release adalah membangun eksposur media, memperkuat reputasi, serta menjaga hubungan dengan jurnalis. Namun, untuk mencapai tujuan tersebut, terdapat beberapa poin penting press release yang wajib diperhatikan.
Namun, apa saja poin penting yang wajib ada dalam siaran pers agar dimuat media? RadVoice Indonesia merangkum tujuh poin dalam siaran pers yang jadi pertimbangan wartawan.
Banyak hal yang membuat wartawan tertarik mengolah press release Anda. Jika berbicara soal pertimbangan, umumnya siaran pers harus bernilai berita, ada kutipan atau data dengan teknik penulisan jurnalistik.
Maka, press release Anda wajib memiliki beberapa poin penting ini.
Judul menjadi pintu pertama bagi jurnalis untuk menilai apakah rilis layak dibaca lebih lanjut. Cara membuat judul press release yang menarik yaitu harus langsung menyampaikan inti informasi dan tidak terlalu promosi.
Menurut Genaya PR, judul press release yang efektif biasanya mengandung unsur aktualitas, relevansi, dan manfaat bagi publik.
Laman Cutting Edge PR juga menyatakan, cerita yang Anda paparkan haruslah mendukung tujuan dan sasaran spesifik organisasi.
Selain ringkas dan informatif, judul press release juga harus mempertimbangkan sudut pandang media dan audiensnya.
Hindari penggunaan kata-kata hiperbolik seperti “terbaik” atau “nomor satu” tanpa data pendukung, karena redaksi cenderung menghindari klaim sepihak. Sebaliknya, fokuslah pada fakta konkret, pencapaian terukur, atau momentum aktual yang relevan dengan kepentingan publik.
Bila perlu, Anda dapat memverifikasi ulang informasi yang beredar di perusahaan, sehingga informasi yang Anda pitch tidak sekadar demi publisitas belaka.
Dengan begitu, press release Anda memiliki nilai jual materi berita.
Baca juga: 10 Contoh Judul Press Release dan Cara Membuatnya
Lead adalah paragraf pertama yang merangkum inti berita dalam format 5W+1H (What, Who, When, Where, Why, How).
Lead yang jelas memudahkan redaksi memahami konteks tanpa harus membaca keseluruhan isi terlebih dahulu.
Merujuk pada Content Collision, bagian pembuka press release harus langsung menjawab pertanyaan utama pembaca dan tidak bertele-tele.
Lead yang efektif bukan hanya menjawab 5W+1H, tetapi juga mampu menegaskan mengapa informasi tersebut penting untuk diketahui saat ini.
Paragraf pembuka sebaiknya langsung menyampaikan inti berita tanpa basa-basi agar jurnalis dapat dengan cepat menilai urgensi dan relevansinya.
Jika lead terlalu panjang atau berputar-putar, kemungkinan besar rilis akan terlewat.
Baca juga: 9 Contoh Lead Berita yang Menarik Perhatian Pembaca
Isi press release sebaiknya disusun secara sistematis, dimulai dari informasi terpenting lalu diikuti detail pendukung. Hindari paragraf terlalu panjang dan bahasa yang terlalu teknis.
Maka seorang praktisi PR harus memahami perbedaan antara press release dan berita editorial media
Struktur yang jelas membantu jurnalis mengolah rilis menjadi berita dengan lebih cepat.
Sebab, dalam menyusun isi press release, penting untuk menjaga konsistensi alur informasi agar tidak melompat-lompat. Setiap paragraf sebaiknya memiliki satu fokus utama yang mendukung inti berita.
Struktur yang rapi memudahkan jurnalis memotong, menyunting, atau mengadaptasi isi rilis menjadi format berita tanpa perlu banyak perbaikan tambahan.
Kutipan memberikan sentuhan humanis pada press release. Kutipan sebaiknya tidak hanya formalitas, tetapi memberikan sudut pandang atau insight tambahan.
Menurut Genaya PR, kutipan yang baik biasanya mencerminkan visi perusahaan, alasan strategis, atau dampak dari informasi yang disampaikan.
Kutipan yang kuat biasanya berisi perspektif strategis, komitmen perusahaan, atau penjelasan mendalam yang tidak tertulis di bagian narasi utama.
Hindari kutipan yang hanya mengulang isi paragraf sebelumnya. Sebaliknya, gunakan kutipan untuk memperkaya konteks dan menunjukkan suara manusia di balik informasi resmi yang disampaikan.
Press release yang dilengkapi data, angka, atau pencapaian konkret memiliki peluang lebih besar untuk dianggap kredibel. Angka pertumbuhan, hasil survei, atau statistik industri dapat memperkuat nilai berita.
Merujuk pada Content Collision, informasi berbasis data membuat press release lebih mudah diolah menjadi berita karena memiliki dasar faktual yang jelas.
Angka dan data memberikan dimensi objektif pada press release. Namun, pastikan data yang digunakan berasal dari sumber yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan.
Informasi berbasis riset atau capaian terukur akan meningkatkan kredibilitas rilis serta memudahkan media dalam memvalidasi dan mengembangkan pemberitaan lebih lanjut.
Baca juga: 5+ Cara Menulis Artikel Feature dengan Data Storytelling
Informasi perusahaan di dalam press release biasanya berada paragraf penutup yang menjelaskan profil singkat. Bagian ini membantu jurnalis memahami latar belakang brand tanpa perlu mencari informasi tambahan.
Tentu untuk memahami tujuan komunikasi seperti ini, ada baiknya PR menggali lebih jauh mengenai berbagai jenis press release.
Bagian profil ini tidak perlu terlalu panjang, tetapi cukup menjelaskan siapa perusahaan tersebut, bidang usahanya, serta pencapaian utamanya.
Paragraf tersebut akan membantu media memahami positioning brand tanpa perlu melakukan riset tambahan.
Pastikan informasi selalu diperbarui agar tetap relevan dengan kondisi terbaru perusahaan.
Cantumkan nama, email, dan nomor kontak yang aktif agar jurnalis mudah melakukan konfirmasi atau permintaan wawancara lanjutan. Tanpa kontak yang jelas, peluang liputan bisa terhambat.
Jika press release Anda belum juga dimuat, Anda bisa melakukan evaluasi untuk mendapatkan alasan penyebab siaran pers tidak dimuat di media.
Selain mencantumkan kontak yang aktif, penting juga memastikan tim komunikasi siap merespons dengan cepat jika ada permintaan klarifikasi atau wawancara lanjutan.
Respons yang lambat bisa membuat momentum berita hilang.
Oleh karena itu, koordinasi internal sebelum distribusi press release menjadi bagian penting dalam memastikan kesiapan komunikasi.
Memahami poin penting press release adalah langkah awal untuk meningkatkan peluang publikasi di media. Dari judul yang kuat hingga kontak media yang jelas, setiap elemen memiliki peran strategis dalam menarik perhatian redaksi.
Menurut berbagai referensi praktis komunikasi, press release yang memenuhi standar jurnalistik dan memiliki nilai berita yang jelas akan lebih mudah dilirik media dibanding rilis yang terlalu promosi.
Dengan menerapkan tujuh poin penting press release ini secara konsisten, peluang brand Anda untuk mendapatkan eksposur media akan semakin besar.
Menyusun press release yang efektif membutuhkan pemahaman standar media dan strategi komunikasi yang tepat.
Jika Anda ingin memastikan press release perusahaan Anda memenuhi poin penting yang dibutuhkan redaksi, tim RadVoice siap membantu menyusun dan mendistribusikan rilis yang lebih strategis.
