Ketika ingin menyampaikan hal penting tentang bisnis Anda ke publik, press conference adalah salah satu hal wajib untuk Anda lakukan.
Dengan mengundang media, Anda bisa mendapatkan exposure yang cukup besar.
Press conference atau konferensi pers sendiri adalah salah satu alat komunikasi media yang digunakan oleh public relations, seperti dikutip dari Publikasimedia.com.
Namun, di era yang serba cepat, Anda akan merasakan persaingan ketat untuk menarik perhatian media. Apalagi, media mempunyai waktu yang terbatas untuk meliput konferensi pers Anda.
Anda perlu membuat langkah yang tepat untuk mengundang media ke press conference Anda. Kali ini, RadVoice Indonesia akan memberikan beberapa langkah yang bisa dilakukan saat ingin mengundang media ke press conference Anda.
Lantas, seperti apa langkah mengundang media ke konferensi pers? Simak penjelasan berikut, ya!
Langkah pertama untuk mengundang media ke press conference Anda adalah memilih sarana yang akan digunakan.
Ada beberapa sarana yang bisa Anda gunakan untuk mengundang media agar tertarik datang ke konferensi pers yang Anda gelar. Anda bisa mengundang media lewat email, lewat PR agency, atau bertemu langsung.
Email merupakan sarana yang wajib ada di top of mind Anda! Ini bisa dimanfaatkan untuk membangun hubungan yang baik dengan media ke depannya.
Alih-alih mengirim undangan dengan di-blast, Anda wajib menyiapkan undangan yang ditujukan secara personal agar media bersedia datang ke press conference Anda.
Jika Anda berencana mengundang media lewat agensi, susun daftar nama yang mungkin Anda hubungi dengan baik.
Fokus pada media online, televisi, surat kabar, dan stasiun radio yang paling relevan. Singkatnya, siapa saja yang mungkin bisa datang dan meliput press conference Anda.
Baca juga: 5 Hal Penting Saat Menggelar Press Conference, Wajib Diperhatikan!
Selanjutnya, buat penjelasan singkat tentang dan mengapa acara tersebut diadakan. Jangan tertukar dengan siaran pers, ya. Imbauan media hanyalah pemberitahuan singkat, biasanya tidak lebih dari 2 paragraf.
Jika Anda berencana untuk menggelar press conference lainnya di kemudian hari, menemui media secara langsung bisa jadi ide yang bagus.
Pastikan Anda sudah siap dengan materi yang ingin ditunjukkan sebelumnya dan susun daftar media yang berpotensi untuk datang ke press conference Anda dan bisa menjadi mitra ke depannya.
Membuat undangan yang tidak membosankan adalah langkah kedua untuk mengundang media ke press conference.
Anda harus lebih spesifik saat membuat undangan. Gunakan kata-kata seperti “Anda akan belajar” atau “Anda akan melihat”. Hal ini bisa menarik perhatian media.
Lalu, informasikan juga secara langsung apa yang akan terjadi di press conference sehingga mereka tahu apakah itu menarik untuk dipublikasikan.
Jika Anda mengundang mereka karena Anda melihat mereka menulis artikel tentang topik terkait, beri tahu mereka bahwa hal ini bisa menambah pemahaman mereka tentang mengapa press conference Anda bisa relevan bagi mereka.
Struktur undangan harus memudahkan jurnalis menangkap inti acara. Seperti dikutip dari Malviya Factual Communication, sebuah undangan media yang baik harus mencakup poin dasar seperti What, Where, When, dan Who atau siapa narasumber yang hadir.
Pastikan subjek email juga dibuat menarik agar tidak terabaikan di kotak masuk mereka.
Jurnalis mencari nilai berita yang kuat untuk pembaca mereka. Merujuk pada PA Media, Anda perlu menonjolkan aspek visual atau cerita yang unik agar jurnalis tertarik datang.
Misalnya, demo produk secara langsung atau pengumuman data eksklusif yang belum pernah dipublikasikan sebelumnya.
Baca juga: Perbedaan Press Release dengan Press Conference: Pengertian, Fungsi, dan Kapan Harus Dipakai
Materi pendukung menjadi hal penting dan krusial bagi jurnalis dalam menyusun artikel. Dikutip dari laman Glints, sebuah press conference harus dilengkapi dengan media kit yang berisi siaran pers, profil perusahaan, hingga foto atau video resolusi tinggi untuk mempermudah pekerjaan jurnalis di lapangan.
Jangan sampai materi yang diberikan kurang memberikan informasi yang cukup, karena bisa menyebabkan jurnalis tidak menyiarkan press conference Anda.
Menyediakan sesi khusus untuk tanya jawab mendalam bisa menjadi nilai tambah. Menurut PA Media, memberikan jurnalis akses untuk mewawancarai narasumber kunci secara privat setelah acara utama selesai akan memberikan mereka informasi tambahan dan eksklusif yang sangat dihargai oleh media-media besar.
Jangan biarkan undangan menguap begitu saja setelah dikirim. Dilansir dari Conference.co.id, sangat disarankan untuk melakukan konfirmasi kehadiran (follow-up) satu atau dua hari sebelum hari-H.
Langkah ini penting untuk memastikan jumlah jurnalis yang hadir sehingga Anda bisa mempersiapkan akomodasi dan media kit dengan tepat.
Baca juga: 3 Perbedaan Media Gathering dan Press Conference, Wajib Tahu!
Mengundang media bukan sekadar mengirim teks undangan, melainkan tentang membangun nilai dan kemudahan bagi jurnalis.
Dengan memilih sarana yang tepat, menentukan waktu yang strategis, hingga menyiapkan materi yang lengkap seperti yang disarankan oleh berbagai sumber di atas, peluang acara Anda mendapatkan peliputan berkualitas akan semakin besar, dan press conference yang berkesan tentu akan memberikan keuntungan terhadap bisnis perusahaan.
Semoga langkah-langkah di atas membantu kelancaran press conference Anda!
Ingin mengundang pers atau mengelola seluruh rangkaian konferensi pers? RadVoice Indonesia siap membantu Anda menyusun strategi narasi yang kuat dan memastikan brand Anda mendapatkan jangkauan media yang optimal serta kredibel.
