Menghubungi media bukan sekadar mengirim email berisi informasi brand lalu menunggu publikasi. Di balik proses tersebut, ada persiapan yang menentukan apakah cerita sebuah brand layak tayang menurut jurnalis dan editor.
Dalam media relations, menurut Prowly persiapan menjadi langkah penting karena media menerima banyak informasi setiap hari. Jurnalis menerima setidaknya 11 pitch media per hari, sampai ada yang menerima lebih dari 26 pitch per hari.
Maka jika materi yang dikirim terlalu umum, terlalu promosi, atau tidak memiliki angle yang kuat, peluang Anda untuk dilirik pun semakin kecil.
Karena itu, sebelum menghubungi media, Anda perlu memastikan semua kebutuhan sudah disiapkan.
Sebelum menghubungi media, Anda perlu memiliki materi dasar yang dapat membantu jurnalis memahami apa yang akan mereka tulis.
Materi ini tidak harus selalu panjang atau rumit. Yang terpenting, semua informasi utama tersedia, mudah dibaca, dan bisa digunakan media sebagai pegangan awal.
Materi ini merupakan penjelasan singkat tentang identitas brand atau perusahaan. Biasanya, bagian ini memuat informasi seperti bidang usaha, produk atau layanan utama, target audiens, pencapaian penting, dan posisi perusahaan Anda di industri.
Namun, ingat juga jika profil perusahaan tidak perlu dibuat berlebihan. Hindari memasukkan seluruh sejarah perusahaan secara panjang, apalagi jika tidak relevan dengan pesan yang ingin disampaikan.
Siaran pers adalah dokumen tertulis yang memuat informasi resmi dari brand. Digunakan untuk mengumumkan peluncuran produk, kerja sama, pendanaan, kampanye, atau pencapaian tertentu.
Sementara itu, pitch deck dapat membantu menjelaskan cerita brand secara lebih visual dan ringkas, terutama jika informasi yang disampaikan memiliki banyak data, lini masa, atau konteks bisnis.
Keduanya bisa digunakan sesuai kebutuhan. Derek Herman, seorang praktisi PR mengatakan bahwa siaran pers dan pitch deck dapat digunakan untuk mendetailkan pesan, dampak, dan manfaat yang ingin disampaikan.
Baca juga: 10 Tips Mengirim Press Release ke Media Asing, Lengkap dengan Topik yang Menarik
Data pendukung membantu memperkuat cerita brand. Bentuknya bisa berupa hasil survei, angka pertumbuhan, insight pengguna, tren industri, testimoni pelanggan, atau temuan internal yang relevan.
Dengan angka atau bukti yang jelas, media lebih mudah memahami konteks dan menilai apakah cerita tersebut cukup kuat untuk dikembangkan. Dikutip dari Axios bahwa 68% jurnalis ingin melihat riset original dan data tren dalam pitch yang mereka terima.
Selain data, visual juga penting disiapkan. Brand dapat menyediakan logo, foto produk, foto founder atau juru bicara, infografik, hingga dokumentasi acara. Materi visual membantu media memahami cerita lebih cepat dan menyajikannya dengan lebih lengkap.
Kalau Anda merasa prosesnya terasa ribet, bekerja sama dengan tim seperti RadVoice Indonesia bisa membantu meringankan beban sekaligus memastikan strategi media relations berjalan lebih terarah dan konsisten.
Materi-materi tersebut membantu Anda dan perusahaan terlihat lebih profesional. Lebih dari itu, persiapan membuat proses komunikasi dengan media menjadi lebih jelas sejak awal. Selain itu, berikut manfaat yang akan Anda dapatkan jika melakukan persiapan lebih dulu.
Ketika dokumen, data, dan narasumber sudah siap, proses komunikasi dengan media bisa berjalan lebih cepat. Anda tidak perlu bolak-balik mencari informasi ketika jurnalis meminta detail tambahan.
Misalnya, jika media meminta foto produk, kutipan founder, atau angka pendukung, tim brand sudah bisa langsung memberikannya. Hal ini membantu menjaga momentum komunikasi, terutama jika cerita berkaitan dengan isu yang sedang hangat atau waktu publikasi yang terbatas.
Cerita brand tidak selalu langsung mudah dipahami oleh pihak luar. Sesuatu yang terasa jelas bagi tim internal belum tentu terlihat menarik bagi media atau pembaca.
Dengan persiapan yang baik, Anda dapat menyusun cerita secara lebih kronologis. Mulai dari masalah yang ingin dibahas, solusi yang ditawarkan, data pendukung, hingga narasumber yang bisa memberikan penjelasan lebih lanjut.
Persiapan ini membantu media melihat angle cerita dengan lebih cepat. Mereka tidak hanya menerima informasi tentang brand, tetapi juga memahami mengapa cerita Anda relevan untuk audiens mereka.
Baca juga: Apa Itu Media Relations? Panduan Dasar untuk Bisnis yang Baru Memulai
Media lebih mungkin mempertimbangkan cerita yang jelas, relevan, dan mudah diproses. Sebaliknya, pitch yang terlalu umum atau tidak sesuai dengan kebutuhan media cenderung lebih mudah diabaikan.
Cision mencatat bahwa 86% reporter akan menolak pitch jika tidak relevan dengan audiens atau beat mereka. Data yang sama juga menunjukkan bahwa 49% jurnalis menginginkan angle cerita yang unik dan belum banyak dibahas.
Karena itu, persiapan yang baik bisa membantu Anda menunjukkan bahwa cerita Anda punya alasan kuat untuk diberitakan. Semakin jelas nilai ceritanya, semakin besar peluang Anda mendapat perhatian media.
Menghubungi atau menjangkau media sebaiknya tidak dilakukan secara asal. Mengirim email yang sama ke banyak media tanpa riset bisa membuat pesan terasa tidak profesional dan kurang relevan.
Sebelum menghubungi media, pastikan beberapa hal berikut sudah siap.
Angle adalah sudut pandang utama dari cerita yang ingin disampaikan. Tanpa angle yang jelas, pitch Anda akan terasa seperti informasi umum tentang brand.
Angle yang baik biasanya menjawab pertanyaan: mengapa cerita ini penting? Mengapa perlu dibahas sekarang? Dan mengapa pembaca media tersebut perlu mengetahuinya?
Misalnya, brand tidak hanya mengatakan bahwa mereka meluncurkan layanan baru. Brand bisa menempatkan cerita dalam konteks yang lebih luas, seperti perubahan perilaku konsumen, kebutuhan pasar, atau masalah yang belum banyak dibahas.
Menentukan target media penting untuk meningkatkan relevansi, kredibilitas, dan visibilitas. Setiap media memiliki karakter pembaca, rubrik, dan fokus liputan yang berbeda.
Dengan target media yang tepat, brand tidak hanya mengejar publikasi, tetapi juga menjangkau audiens yang lebih sesuai.
Baca juga: 5 Perbedaan PR & Jurnalistik, Serupa tapi Tak Sama!
Follow-up adalah bagian penting dari penjangkauan media, tetapi perlu dilakukan dengan hati-hati. Tujuannya bukan untuk mendesak media, tapi mengingatkan kembali secara profesional jika pitch belum mendapat respons.
Sebelum follow-up, pastikan Anda sudah memberi waktu yang cukup bagi jurnalis atau editor untuk membaca pesan. Hindari mengirim follow-up terlalu sering karena bisa mengganggu.
Itu adalah adalah hal-hal yang perlu Anda persiapkan sebelum menghubungi media untuk hasil yang maksimal. Persiapan ini membantu komunikasi menjadi lebih cepat, membuat media lebih mudah memahami cerita Anda, dan meningkatkan peluang publikasi.
Dengan materi yang rapi dan pesan yang jelas, penjangkauan media tidak hanya menjadi aktivitas mengirim email, tetapi bagian dari strategi media relations yang lebih menguntungkan.
Kalau proses persiapan ini terasa cukup kompleks, banyak brand memilih bekerja sama dengan tim seperti RadVoice untuk memastikan semua materi sudah siap sebelum penjangkauan media dilakukan.
