Dalam dunia public relations, menulis siasan pers saja tidak cukup. Banyak press release perusahaan yang sudah rapi dan informatif, tetapi tetap tidak mendapatkan publikasi karena distribusinya kurang tepat.
Padahal, cara mendistribusikan press release sangat menentukan apakah sebuah informasi akan sampai ke meja redaksi atau tenggelam di inbox email maupun pesan WhatsApp jurnalis.
Sebelum membahas distribusi, penting memahami terlebih dahulu apa itu press release yang berupa pernyataan resmi perusahaan untuk menyampaikan informasi bernilai berita kepada media. Tanpa strategi distribusi yang tepat, press release berita berpotensi besar tidak pernah dibaca, apalagi dimuat.
Press release adalah dokumen resmi yang dikeluarkan perusahaan atau organisasi untuk menyampaikan informasi penting kepada media.
Fungsinya bukan hanya sebagai pengumuman, tetapi juga sebagai alat komunikasi strategis untuk membangun citra, reputasi, dan kepercayaan publik.
Menurut laman Prowly, press release adalah sebuah alat untuk mengumumkan informasi bernilai berita dengan cara yang paling objektif. Pengertian lain dari laman Fit Small Business, rilis adalah sebuah dokumen ringkas yang didistribusikan ke media dan informasinya bernilai berita.
Tujuan utama press release adalah mendapatkan “panggung” publisitas media yang kredibel. Karena itu, isinya harus memenuhi kaidah jurnalistik dan memiliki nilai berita.
Hal ini juga berkaitan erat dengan jenis dan fungsi press release yang beragam, mulai dari pengumuman produk, kerja sama, hingga krisis.
Biasanya press release akan ditangani departemen hubungan masyarakat (humas), agensi public relations (PR), atau tim komunikasi internal perusahaan atau brand.
Setelah itu, mereka mengirim rilis kepada rekan media melalui email redaksi atau email pribadi jurnalis. Dokumen ini juga dapat disebarkan melalui media sosial atau situs resmi perusahaan.
Baca juga: 3+ Pertimbangan Wartawan saat Menerima Press Release
Cara pertama agar press release dimuat media massa adalah memiliki cerita yang relevan dengan audiens dan diiringi sudut pandang yang menarik.
Namun, tahukah Anda bahwa cara distribusi siaran pers juga menjadi kunci dari kesuksesan siaran pers? Ya, distribusi press release dapat menjadi elemen kunci dalam membuat cerita Anda menjadi berita.
Berikut lima cara mendistribusikan press release yang umum digunakan, lengkap dengan gambaran kelebihan dan keterbatasannya.
Mengirim press release langsung ke email jurnalis adalah cara paling klasik dan personal. Kelebihannya, pesan bisa disesuaikan dengan lingkup liputan jurnalis terkait, sehingga peluang dibaca lebih besar.
Namun, cara ini membutuhkan database jurnalis yang valid dan up-to-date. Jika tidak tepat sasaran atau terkesan massal, email berisiko diabaikan atau masuk spam.
Media database atau tools PR membantu PR profesional mengelola kontak jurnalis berdasarkan kategori media dan topik liputan. Cara ini lebih efisien dibanding manual karena mempercepat proses distribusi.
Keterbatasannya, tools semacam ini tetap membutuhkan strategi personalisasi. Tanpa pendekatan yang relevan, press release tetap bisa tenggelam di antara ratusan rilis lainnya.
Menggunakan layanan distribusi dari PR agency sering menjadi pilihan paling efektif karena didukung relasi media, pemahaman redaksi, dan pengalaman strategis. Pendekatan ini memungkinkan press release perusahaan dikemas dan disalurkan sesuai standar media.
Sebagai catatan realistis, tidak ada layanan distribusi yang bisa menjamin 100% publikasi karena keputusan akhir tetap berada di tangan redaksi masing-masing media.
Namun, dukungan strategi, positioning berita, dan jaringan media membuat opsi ini sering menjadi pilihan terbaik untuk meningkatkan peluang tayang, termasuk layanan distribusi yang disediakan oleh RadVoice.
Platform distribusi seperti newswire memungkinkan press release tersebar luas ke berbagai media sekaligus. Kelebihannya terletak pada jangkauan dan kecepatan distribusi.
Di sisi lain, pendekatan ini cenderung kurang personal dan berbiaya relatif tinggi. Tidak semua media juga menggunakan konten dari platform tersebut sebagai bahan liputan utama.
Mempublikasikan press release di website perusahaan adalah cara paling mudah dan sepenuhnya berada dalam kendali internal. Ini penting sebagai arsip resmi dan referensi informasi.
Namun, kekurangannya adalah jangkauan terbatas. Tanpa promosi tambahan, tidak semua orang, termasuk jurnalis, akan secara aktif mengunjungi website perusahaan untuk mencari press release terbaru.
Baca juga: 5+ Jenis Press Release dan Fungsinya, Mana yang Cocok untuk Perusahaan Anda?
Distribusi siaran pers yang tepat secara langsung memengaruhi peluang publikasi.
Media menerima ratusan email setiap hari, sehingga press release yang salah sasaran atau dikirim dengan cara tidak profesional sangat mudah diabaikan.
Selain itu, distribusi yang kurang tepat sering menjadi penyebab utama press release tak dimuat di media, bukan semata karena kualitas isi. Masalah seperti salah memilih media, waktu pengiriman yang tidak ideal, atau format yang tidak sesuai kebutuhan redaksi sering kali menjadi penghambat utama publikasi.
Agar distribusi berjalan optimal, ada beberapa praktik terbaik yang perlu diperhatikan.
Waktu pengiriman sangat berpengaruh. Umumnya, hari kerja pagi hingga menjelang siang menjadi waktu ideal karena redaksi masih menyusun agenda liputan.
Apabila press release tidak terikat dengan waktu untuk publikasi, materi juga dapat dikirimkan pada malam hari untuk dipublikasikan pada esok paginya.
Subjek email harus singkat, informatif, dan mencerminkan isi press release. Hindari subjek yang terlalu promosi atau clickbait karena berpotensi langsung dihapus.
Cantumkan kontak PR yang aktif dan responsif. Jurnalis sering membutuhkan konfirmasi cepat, dan keterlambatan respons bisa menghilangkan peluang publikasi.
Media kit membantu jurnalis mendapatkan informasi pendukung seperti profil perusahaan, logo, dan foto resmi. Ini mempermudah proses penulisan dan meningkatkan kemungkinan press release berita Anda digunakan.
Baca juga: 5 Langkah Wawancara Narasumber Lewat Telepon agar Press Release Lebih Akurat
Distribusi adalah tahap krusial dalam strategi public relations. Dengan memahami cara mendistribusikan press release yang tepat, mulai dari pendekatan langsung, pemanfaatan tools, hingga dukungan PR agency seperti RadVoice, perusahaan dapat meningkatkan peluang liputan media secara signifikan.
Pada akhirnya, kombinasi antara konten yang bernilai berita dan strategi distribusi yang tepat akan menentukan seberapa jauh pesan perusahaan sampai ke publik.
Itulah beberapa hal yang harus Anda perhatikan. Namun tentu saja, jangan pernah melupakan poin-poin penting dalam press release dan memahami apa saja pertimbangan wartawan saat menerima press release.
Sudah siap untuk mempublikasikan berita baik dari perusahaan Anda? Tim RadVoice akan senang sekali untuk berkolaborasi mewujudkannya.
We collaborate with you to tell your brand’s story, helping people better understand how you can transform their lives.
Copyright © 2025 RadVoice Indonesia | All Rights Reserved
Tell us about your project, and we will get back to you within one business day.
