Press kit menjadi salah satu materi terpenting dalam dunia Public Relations (PR) dan komunikasi brand. Dokumen tersebut membantu membantu jurnalis, blogger, atau publik mendapatkan gambaran singkat namun lengkap tentang perusahaan.
Dalam era digital, press kit tidak lagi terbatas pada dokumen fisik, tetapi berkembang menjadi halaman digital atau folder khusus yang bisa diakses kapan saja.
Langkah-langkah pembuatan press kit perlu dipahami oleh PR agar tidak menimbulkan pertanyaan berulang mengenai satu atau dua topik yang sama.
Baca juga: 9 Cara Membuat Press Kit yang Disukai Jurnalis
Apa Itu Press Kit?
Press kit adalah kumpulan informasi resmi tentang sebuah perusahaan, produk, atau kegiatan yang disusun untuk membantu media memahami dan meliput topik tersebut secara akurat. Ia dapat berbentuk dokumen PDF, halaman website, atau folder digital yang berisi profil perusahaan, foto, video, hingga kontak PR.
Dalam industri komunikasi, press kit sering digunakan untuk peluncuran produk, konferensi pers, event besar, atau pengumuman strategis. Menurut PRNewswire, press kit berfungsi sebagai “sumber rujukan resmi” yang mempermudah jurnalis mendapatkan fakta valid dan konten pendukung.
Tujuan dan Fungsi Press Kit
Press kit memiliki beberapa fungsi penting:
1. Mempermudah pekerjaan jurnalis
Jurnalis dapat menemukan semua informasi yang mereka butuhkan dalam satu tempat sehingga pemberitaan lebih akurat.
2. Membangun citra profesional
Perusahaan yang menyediakan press kit lengkap menunjukkan kesiapan dan kredibilitasnya dalam berkomunikasi.
3. Mempercepat publikasi media
Dengan materi lengkap (foto, data, profil), media dapat menghasilkan berita lebih cepat tanpa menunggu klarifikasi tambahan.
4. Menyatukan pesan perusahaan
Press kit memastikan semua pihak menyampaikan informasi dengan format dan pesan yang seragam.
Komponen Utama Press Kit
Setiap komponen dalam press kit memiliki fungsi strategis. Berikut elemen-elemen penting yang harus ada:
1. Company Profile
Berisi gambaran ringkas tentang perusahaan: sejarah singkat, visi-misi, produk utama, dan pencapaian. Profil yang jelas membantu jurnalis memahami konteks dan positioning perusahaan.
Selain memberikan gambaran umum, company profile juga membantu membangun konteks yang lebih kuat mengenai siapa perusahaan Anda dan apa yang ingin dicapai. Profil ini biasanya menjadi bagian pertama yang dibaca jurnalis, sehingga penting untuk ditulis secara ringkas, faktual, dan mudah dipahami.
Sertakan elemen-elemen seperti tahun berdiri, nilai inti perusahaan, serta milestone penting yang menunjukkan perkembangan bisnis Anda. Company profile yang baik akan mempermudah media menempatkan perusahaan Anda dalam lanskap industri yang sesuai.
2. Logo
Media membutuhkan logo untuk keperluan visual di artikel atau liputan. Sediakan dalam format PNG transparan dan resolusi tinggi. Hal ini membantu menjaga konsistensi branding.
Menyediakan logo dalam berbagai format seperti PNG, SVG, dan versi horizontal dan vertikal akan memudahkan media menyesuaikan penempatannya pada layout berita. Idealnya, Anda juga menyediakan versi berwarna dan monokrom agar fleksibel digunakan di berbagai jenis publikasi.
Logo yang konsisten, bersih, dan berkualitas tinggi memperkuat identitas visual perusahaan dan memastikan brand Anda selalu terlihat profesional dalam setiap pemberitaan.
3. Foto dan/atau Video
Visual berkualitas tinggi meningkatkan peluang media menggunakan materi Anda. Foto produk, foto kantor, dokumentasi event, dan video singkat akan sangat membantu jurnalis memperkaya pemberitaan.
Pastikan foto dan video yang disediakan memiliki variasi, seperti close-up produk, foto tim, suasana kantor, hingga dokumentasi acara. Semakin lengkap variasi visual yang PR berikan, semakin banyak pilihan yang bisa dimanfaatkan jurnalis saat menyusun artikel.
Selain meningkatkan peluang liputan, visual yang baik juga membantu media menyampaikan cerita perusahaan Anda secara lebih menarik dan informatif.
4. Tim
Perkenalkan tim inti atau jajaran eksekutif. Sertakan foto, jabatan, dan bio ringkas. Informasi ini bermanfaat jika media ingin menuliskan profil perusahaan lebih mendalam.
Selain mencantumkan jajaran eksekutif, Anda dapat menambahkan detail seperti pencapaian individu atau pengalaman profesional yang relevan. Informasi ini berguna ketika media ingin mengutip pendapat ahli atau membuat profil mendalam tentang perusahaan.
Menampilkan tim secara jelas juga menambah sisi humanis dan kredibilitas brand, terutama di industri yang mengutamakan kepercayaan.
5. Kontak PR
Poin ini sangat penting. Media harus bisa menghubungi Anda kapan saja untuk permintaan kutipan, konfirmasi data, atau wawancara. Cantumkan nama, nomor telepon, dan email yang aktif.
Sebaiknya Anda menyediakan lebih dari satu kontak, misalnya nomor telepon PR utama dan email bagian komunikasi, untuk memastikan jurnalis mudah menghubungi Anda kapan pun dibutuhkan. Sertakan pula jam ketersediaan atau preferensi kontak jika diperlukan.
Kontak PR yang responsif tidak hanya mempermudah proses peliputan, tetapi juga membantu menjaga hubungan baik dengan media dalam jangka panjang.
Baca juga: 9 Cara Membuat Press Kit yang Disukai Jurnalis
Press Kit vs Media Kit
Walaupun sering dianggap sama, press kit dan media kit sebenarnya memiliki perbedaan fungsi. Menurut PRNewswire, press kit digunakan untuk kebutuhan peliputan spesifik seperti peluncuran produk atau event tertentu.
Sementara media kit memiliki cakupan lebih luas sebagai materi resmi perusahaan yang memuat profil lengkap brand, statistik audiens, tarif iklan, hingga panduan kolaborasi.
Media kit disusun untuk keperluan jangka panjang seperti kerja sama dengan influencer, media partner, hingga agensi.
Dengan kata lain press kit digunakan untuk satu event/ pengumuman. Sedangkan media kit lebih ditujukan sebagai identitas dan kolaborasi jangka panjang.
Kapan Menggunakan Press Kit dan Media Kit?
Gunakan press kit ketika:
- Meluncurkan produk baru
- Mengadakan konferensi pers
- Mengumumkan kerja sama besar
- Menggelar event yang membutuhkan peliputan media
Gunakan media kit ketika:
- Membangun kolaborasi dengan media partner
- Mencari sponsor
- Menyediakan profil lengkap bagi pihak eksternal
- Menjelaskan statistik audiens dan paket kerja sama
Best Practices dalam Membuat Press Kit
Agar press kit Anda terlihat profesional, berikut praktik terbaik yang bisa diterapkan:
1. Sederhana namun lengkap: Jangan membuat dokumen terlalu panjang. Media butuh informasi yang cepat dan padat.
2. Gunakan visual berkualitas tinggi: Foto resolusi rendah akan memengaruhi kredibilitas.
3. Update secara berkala: Pastikan informasi terbaru seperti perubahan tim atau produk sudah diperbarui.
4. Gunakan format digital: Press kit online memudahkan akses dan pembaruan dibanding PDF statis.
5. Pastikan mudah diunduh: Jangan gunakan file terlalu besar yang menyulitkan jurnalis.
Kesalahan Umum yang Harus Dihindari saat Membuat Press Kit
1. Informasi terlalu umum dan tidak relevan: Media membutuhkan data yang akurat, bukan deskripsi pemasaran yang bias.
2. Tidak menyediakan kontak PR yang aktif: Ini membuat jurnalis kesulitan mendapatkan klarifikasi.
3. Visual buruk atau tidak lengkap: Kurangnya foto atau logo berkualitas membuat pemberitaan tidak maksimal.
4. Terlalu banyak jargon teknis: Jurnalis membutuhkan bahasa yang jelas dan mudah disampaikan kembali.
5. Tidak memiliki halaman web khusus: Press kit yang tersebar di banyak file membuatnya sulit ditemukan.
Baca juga: 5+ Jenis Press Release dan Fungsinya, Mana yang Cocok untuk Perusahaan Anda?
Contoh Press Kit yang Efektif
Beberapa perusahaan besar memiliki press kit digital yang menjadi standar industri:
Airbnb
Airbnb menghadirkan press kit yang rapi, dengan tampilan yang diperuntukan mudah diakses oleh ponsel, dan dilengkapi dengan data perjalanan produk penginapan terbaru mereka, foto resolusi tinggi, serta kontak media global. Navigasinya sederhana dan informasinya lengkap.
Selain itu, mereka juga memiliki media kit. Airbnb menyebutnya media asset yang bercerita mengenai perusahaan mereka, brand, pengalaman paket menginap yang ditawarkan bersama kegiatan wisata seperti konser, foto-foto kisah para tamu, produk penginapan, para host, hingga layanan jasa di luar paket menginap, seperti wellness, kelas memasak, dan lainnya.
Spotify
Spotify menyediakan press center lengkap dengan statistik pengguna terbaru, foto artis, musik terbaru, event dan berita perusahaan, dan dokumen press kit untuk kebutuhan media industri musik.
Mereka membagi per tab sesuai konsumennya, yaitu informasi untuk artis, kreator, pengiklan, lowongan kerja, untuk desainer, vendor, penulis lagu, investor dan lainnya.
Anda butuh bantuan merancang press kit brand maupun event perusahaan? Diskusikan dengan Tim RadVoice untuk menemukan solusi terbaik!
