Menghubungi jurnalis bukan sekadar mengirim press release dan berharap langsung dimuat.
Di balik pemberitaan dan media relations yang berhasil, ada komunikasi yang rapi, personal, dan penuh pertimbangan.
Dalam ritme kerja yang cepat, tak jarang praktisi PR menghubungi media tanpa persiapan memadai. Padahal, dengan riset dan perencanaan yang tepat, pesan akan lebih mudah diterima dan membantu membangun hubungan profesional yang kuat.
RadVoice Indonesia akan membahas hal-hal penting yang perlu dipersiapkan oleh PR sebelum menghubungi jurnalis, agar komunikasi Anda lebih tepat sasaran dan menciptakan kerja sama jangka panjang yang saling menguntungkan.
Sebelum Menghubungi Jurnalis, Lakukan Riset
Sebelum menghubungi jurnalis, langkah pertama yang tak boleh dilewatkan adalah melakukan riset.
Jangan hanya melihat nama dan media tempat mereka bekerja, namun luangkan waktu untuk memahami jenis liputan yang biasa mereka tulis.
Apakah mereka fokus pada berita ekonomi, teknologi, gaya hidup, atau isu lingkungan? Informasi ini akan membantu Anda menilai apakah topik yang akan Anda sampaikan benar-benar relevan bagi mereka.
Kenali Juga Audiens Mereka
Selain itu, penting juga untuk memahami siapa audiens dari media tersebut.
Misalnya, jika Anda ingin mengirimkan informasi tentang inovasi teknologi peternakan, pendekatan Anda tentu akan berbeda jika menyasar media bisnis seperti Kontan dibandingkan dengan media lifestyle seperti FIMELA.
Di media bisnis, Anda bisa menekankan aspek dampak ekonomi dan efisiensi sistem. Sedangkan, di media lifestyle, Anda mungkin perlu menyoroti cerita inspiratif di balik inovasi tersebut atau bagaimana teknologi itu memengaruhi kehidupan sehari-hari.
Menyesuaikan pesan dengan karakter jurnalis dan media tidak hanya meningkatkan kemungkinan untuk diliput, tetapi juga menunjukkan bahwa Anda menghargai pekerjaan mereka.
Baca Juga: 3 Etika PR saat Menghubungi Wartawan, Jangan Salah Langkah!
Menyusun Pesan yang Jelas dan Padat
Untuk memastikan pesan Anda efektif dan menarik perhatian, penting untuk menyusunnya dengan jelas dan padat.
Fokuslah pada informasi yang penting dan relevan, hindari detail yang tidak perlu. Pesan yang singkat namun informatif lebih mudah dipahami dan lebih mungkin untuk diterima oleh jurnalis, seperti dikutip dari PR Week.
Selain itu, hindari penggunaan jargon atau istilah teknis yang mungkin tidak dipahami oleh semua orang.
Gunakan bahasa yang sederhana dan mudah dimengerti agar pesan Anda dapat diterima dengan baik oleh berbagai kalangan.
Jika pesan Anda jelas, padat, dan bebas dari jargon, peluang pesan Anda untuk diterima dan dipublikasikan oleh media semakin besar.
Siapkan Materi Pendukung yang Berkualitas
Jika Anda ingin mengirimkan press release, pastikan Anda menyertakan materi pendukung yang berkualitas.
Mengirimkan materi yang lengkap dan relevan tidak hanya meningkatkan peluang Anda untuk diliput, tetapi juga mempermudah jurnalis dalam menyusun cerita yang lebih informatif dan menarik.
Berikut adalah beberapa materi pendukung yang perlu Anda siapkan sebelum menghubungi jurnalis:
Press release yang rapi dan lengkap
Pastikan press release Anda mudah dibaca dan mengandung semua informasi penting, seperti siapa, apa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana.
Hindari paragraf yang terlalu panjang atau bertele-tele.
Foto atau materi visual yang mendukung pesan Anda
Sertakan foto berkualitas tinggi atau grafik yang relevan dengan cerita Anda.
Visual yang menarik dapat membuat pesan Anda lebih menonjol dan membantu jurnalis menyampaikan cerita dengan lebih kuat.
Baca Juga: Panduan Memilih Foto dalam Press Release
Tentukan Waktu yang Tepat
Sebelum menghubungi jurnalis, penting untuk memilih waktu yang tepat agar pesan Anda tidak tenggelam di antara tumpukan email lainnya.
Menurut penelitian dari Prowly, waktu terbaik untuk mengirim press release adalah antara pukul 10.00 hingga 14.00 waktu setempat.
Pada rentang waktu ini, tingkat pembukaan email oleh editor mencapai sekitar 33%, sementara pagi hari sebelum pukul 10.00 menunjukkan tingkat pembukaan yang lebih rendah, sekitar 20,5% .
Selain itu, hindari mengirimkan pesan pada hari Rabu dan Jumat, karena pada hari-hari tersebut, sekitar 85% email dapat terabaikan oleh jurnalis.
Baca Juga: Mengapa Humas Perlu Memahami Kode Etik Jurnalistik?
Kesimpulan
Persiapan yang matang sebelum menghubungi jurnalis sangat penting agar pesan Anda diterima dengan baik.
Riset tentang jurnalis dan media, menyusun pesan yang jelas, memilih waktu yang tepat, dan menyiapkan materi pendukung yang berkualitas adalah langkah-langkah kunci.
Pendekatan yang tepat akan meningkatkan peluang diliput serta membangun hubungan profesional yang kuat dengan media untuk kerja sama jangka panjang yang saling menguntungkan.
