Saat membuat media invitation, pastikan undangan tersebut menarik dan ringkas dengan menyertakan poin-poin penting Who, What, Where, When, Why? (5W).
Pasalnya, para jurnalis menerima banyak undangan acara dalam seminggu, sehingga undangan Anda harus menonjol di antara yang lain.
Membuat media invitation yang jelas dan lengkap adalah langkah awal dalam mengundang media ke press conference atau media event lainnya.
Karena itu, sangat wajar jika membuat undangan untuk media harus dilakukan dengan hati-hati, penuh perhatian, dan strategi.
Menyisipkan 5W pada media invitation juga dapat membuat undangan menjadi lebih menarik bagi wartawan untuk menghadiri acara Anda.
Penerapan 5W pada Media Invitation
Membuat media invitation seharusnya tidak membuat Anda stres.
Seperti dikutip dari Skift Meetings, penerapan 5W pada undangan media yang harus Anda cantumkan yaitu:
1. What: Tentang Apa Acara Ini?
Dalam membuat media invitation, biasanya ini terkait dengan hal utama atau aspek spesifik yang membuat acara ini harus dihadiri.
Mirip dengan elevator pitch berdurasi 30 detik, Anda tidak boleh menggunakan lebih dari 20 kata untuk menyampaikan tujuan acara Anda, termasuk nama acara, tanggal, dan lokasi.
Perjelas juga jenis acara tersebut apakah peluncuran produk, media gathering, upacara penghargaan, atau press conference.
2. When: Kapan Acara Berlangsung?
Selain memikirkan dan mencantumkan tanggal dalam media invitation, pertimbangkan juga jadwal wartawan.
Undangan sebaiknya dikirim satu hingga dua minggu sebelum acara, sehingga orang tersebut dapat membuat perubahan pada jadwal mereka jika diperlukan.
Jadi, kirimkan media invitation jauh-jauh hari. Ini menunjukkan kepekaan Anda terhadap jadwal reporter.
Pastikan juga untuk melengkapi dengan agenda yang akan dilaksanakan. Misalnya, jika acara dilaksanakan selama tiga hari, Anda bisa menuliskan detail acara pada setiap harinya agar media menyesuaikan informasi apa yang bisa mereka kejar.
3. Where: Di Mana Acaranya?
Untuk acara offline, mengetahui lokasi fisik sangat penting untuk menentukan apakah Anda mengundang orang yang tepat ke acara tersebut atau tidak.
Pertanyaan yang perlu dipertimbangkan sebelum mengirim media invitation kepada media yang dituju yaitu:
- Di mana lokasi orang tersebut?
- Apakah media yang mempublikasikannya mengirimkan wartawan untuk meliput acara tersebut?
- Apakah orang ini menghadiri acara dari tahun ke tahun? Jika ya, pada acara yang mana?
Sedangkan meskipun acara virtual lebih nyaman dan lebih terjangkau bagi reporter, pastikan untuk mempertimbangkan kapan Anda mengundang orang tersebut dan mengapa mereka mau hadir.
4. Why: Mengapa Media Harus Datang?
Setelah menjelaskan apa, kapan, dan di mana, media invitation yang Anda buat harus membantu media untuk mengetahui alasan mereka harus datang dan meliput acara Anda.
Sebagian besar reporter harus mendapatkan persetujuan atasan sebelum meliput sebuah acara. Bantu reporter dengan menguraikan secara jelas bagaimana acara ini mencapai misi editorialnya.
Sebagai contoh:
- Apakah acara ini akan merilis teknologi atau produk baru yang tidak tersedia di tempat lain?
- Apakah acara tersebut membahas tren yang sedang terjadi di industri yang akan menarik bagi reporter atau blogger?
5. Who: Siapa Saja yang Akan di Sana?
Selain menekankan mengapa sebuah acara akan menarik bagi media, sorotlah diskusi panel, pembicara, atau peserta tertentu yang menghadiri acara tersebut.
Informasi ini dapat menarik minat reporter sehingga harus dijelaskan dalam media invitation.
Dengan cara ini, Anda telah melakukan pekerjaan berat untuk orang tersebut, menghemat waktunya, dan memfokuskan perhatiannya pada hal-hal tertentu. Hal ini meningkatkan kemungkinan untuk mendapatkan minat dan kehadiran orang tersebut.
Kesimpulan
Ada banyak keuntungan press conference atau acara media lainnya. Jika Anda kesulitan saat memutuskan apa yang harus disertakan dalam media invitation, maka berikut penerapan 5W yang dapat Anda gunakan:
1. What: Tentang Apa Acara Ini?
2. When: Kapan Acara Berlangsung?
3. Where: Di Mana Acaranya?
4. Why: Mengapa Media Harus Datang?
5. Who: Siapa Saja yang Akan Ada di Sana?
Itulah penerapan 5W pada media invitation yang harus Anda ketahui.
Penting agar undangan terlihat sesuai dengan branding yang dibangun, sehingga Anda dapat menunjukan diri Anda di luar sana sejak awal.
Jika mereka sudah pernah mendengar tentang Anda dan mengenali brand Anda melalui media invitation yang diberikan, para jurnalis tentu saja akan hadir.
Terakhir, pelajari juga tips menghindari di-blacklist jurnalis.
