Press conference merupakan acara yang mempertemukan perusahaan atau lembaga dengan media. Acara ini juga sering digelar untuk melakukan klarifikasi terkait masalah yang sedang dialami oleh suatu institusi.
Pasalnya, lokasi bisa menjadi salah satu pertimbangan wartawan untuk hadir atau tidak ke acara tersebut. Perlu diingat, wartawan juga dapat menulis dengan press release tanpa harus menghadiri konferensi pers.
Jadi, penting untuk para praktisi PR selalu memperhatikan lokasi ketika menggelar sebuah konferensi pers.
Nah, jika Anda ingin press conference dihadiri banyak media, simak tipsnya dari RadVoice Indonesia berikut ini.
Tips Memilih Lokasi Press Conference
Lokasi press conference bisa jadi salah satu pertimbangan untuk perusahaan, sehingga banyak wartawan tertarik untuk datang. Simak, yuk!
1. Mudah Diakses Kendaraan Umum
Pertimbangan pertama ketika menggelar konferensi pers adalah lokasi.
Mengutip Investopedia.com, lokasi sangat penting untuk diperhatikan ketika Anda akan menggelar sebuah konferensi pers.
Pastikan Anda memilih lokasi yang mudah diakses oleh kendaraan umum, sebab tidak semua wartawan hadir dengan kendaraan pribadi.
Wartawan mungkin akan melewatkan konferensi pers dari perusahaan Anda jika mereka tidak dapat mengaksesnya dengan kendaraan umum seperti bus atau kereta.
Lokasi press conference yang mudah diakses dengan kendaraan umum dapat mempercepat perjalanan wartawan menuju venue.
2. Penggunaan Ruangan dengan Waktu yang Tidak Terbatas
Hal lain yang perlu diperhatikan ketika menggelar konferensi pers yaitu waktunya.
Seorang wartawan mungkin tidak akan datang kembali ke acara perusahaan Anda jika waktunya terlalu singkat dan tidak leluasa.
Pastikan Anda telah memilih tempat acara yang waktunya tidak terbatas. Wartawan akan lebih leluasa melakukan wawancara setelah acara inti selesai.
Selain itu, Anda juga harus memikirkan waktu untuk wartawan melakukan wawancara doorstop usai acara, di mana media “mencegat” narasumber yang memberi paparan.
Jika Anda memiliki ruangan yang luas di kantor, sebaiknya digunakan sehingga tidak perlu menyewa tempat dengan batasan waktu tertentu.
Wartawan mungkin merasa tidak nyaman jika selalu diingatkan soal waktu ketika melakukan sesi wawancara doorstop.
Penting untuk humas perusahaan atau lembaga memperhatikan hal ini ketika akan menggelar konferensi pers.
3. Ruangan Luas
Hal lain yang juga perlu diperhatikan ketika memilih lokasi konferensi pers adalah ukuran ruangan.
Pastikan Anda memilih ruangan yang luas ketika menggelar press conference, ya.
Jangan biarkan wartawan berdesakan selama paparan dari institusi Anda.
Ruangan yang kecil atau sempit akan membuat suasana tidak kondusif, apalagi jika mengundang banyak jurnalis ke acara Anda.
Pastikan Anda sudah memilih ruangan yang dapat menampung semua undangan, sehingga mereka merasa nyaman ketika mendengar paparan dari organisasi.
4. Audio dan Visual yang Baik
Audio dan visual yang baik juga sangat penting untuk diperhatikan ketika menggelar acara konferensi pers. Apalagi jika Anda menggelar di ruangan yang sangat besar.
Ingat, paparan utama yang Anda sampaikan harus tersampaikan dengan baik kepada rekan media.
Jangan sampai, wartawan harus bertanya ulang kepada Anda di sesi tanya jawab karena tidak dapat melihat presentasi dengan jelas.
Selain itu, Anda juga harus memperhatikan audio ketika sesi tanya jawab dengan rekan media.
Pastikan Anda telah mempersiapkan semua perangkat audio dengan baik dan tidak mengganggu ketika sesi tanya jawab dengan media.
Sesi tanya jawab sangat penting untuk rekan media karena jawaban yang detail dari pengisi acara dapat menjadi angle terbaik untuk sebuah artikel di media massa.
Kesimpulan
Anda yang ingin mengadakan konferensi pers harus memilih lokasi dengan kriteria seperti berikut.
1. Mudah diakses dengan kendaraan umum
2. Penggunaan ruangan dengan waktu tidak terbatas
3. Ruangan luas
4. Audio dan visual yang bagus
Jika keempat hal tersebut diperhatikan dengan baik, acara press conference yang Anda gelar mungkin akan dihadiri oleh banyak rekan media.
Jangan sampai Anda melakukan kesalahan saat press conference yang mengakibatkan wartawan tidak mau hadir lagi, ya.
Jadi, apakah Anda sudah siap menggelar press conference dengan banyak peserta media?
