Media gathering belakangan menjadi suatu kegiatan yang sering dilakukan perusahaan atau lembaga untuk berinteraksi dengan para jurnalis.
Mengutip situs BINUS UNIVERSITY, media gathering atau press gathering memiliki tujuan agar organisasi lebih akrab dan dekat dengan wartawan selaku mitra lembaga.
Adanya hubungan yang dekat antara perusahaan dan media akan berdampak positif terhadap pemberitaan mengenai perusahaan.
Jadi, penting untuk perusahaan mempersiapkan kegiatan ini dengan matang sehingga meninggalkan kesan positif kepada media yang hadir.
Nah, sebelum mengadakan media gathering, sebaiknya siapkan hal-hal wajib yang sudah dirangkum oleh RadVoice Indonesia sebagai berikut.
Apa Itu Media Gathering?
Apa itu media gathering? Menurut jurnal dari laman Perpustakaan Universitas Indonesia, media gathering adalah sebuah acara spesial yang mengundang media massa dan bertujuan untuk mendekatkan hubungan antara perusahaan dan media.
Hubungan tersebut nantinya akan menghasilkan pemberitaan positif tentang perusahaan Anda. Alhasil, citra perusahaan ke publik pun juga semakin dipercaya dan mampu menghadapi persaingan dari kompetitor bisnis.
Lantas, apa bedanya media gathering dengan press conference? Pada dasarnya adalah sama. Beberapa perusahaan belakangan lebih sering menggunakan istilah media gathering daripada press conference atau press gathering.
Meskipun begitu, menurut laman IndonesiaPR, media gathering atau press gathering cenderung bersifat informal karena disajikan dalam bentuk jamuan, resepsi, atau seremonial.
Sementara itu, press conference cenderung bersifat formal karena bertujuan untuk mengenalkan perusahaan kepada masyarakat melalui publikasi media.
Lantas, apa saja yang bisa dibahas ketika media gathering? Berikut pembahasannya.
Apa yang Bisa Dibahas saat Media Gathering?
Walaupun media gathering bersifat santai, namun Anda tetap dapat mengumumkan informasi bernilai berita terhadap jurnalis.
Misalnya, Anda dapat memberikan informasi soal pengumuman kemitraan strategis, rencana perusahaan, informasi soal pendanaan perusahaan, proyeksi atau prediksi terhadap industri, fitur baru sebuah produk atau jasa, diskusi santai, kampanye iklan, dan sebagainya.
Menurut laman The University of Kansas, sesi media gathering Anda dapat memberikan informasi lebih dalam daripada siaran pers atau media kit. Di samping itu, sesi tersebut dinilai lebih interaktif dan langsung, sehingga jurnalis berkesempatan untuk menggali informasi lebih dalam saat sesi doorstop.
Mengapa Media Gathering Itu Penting?
Masih dari sumber jurnal yang merujuk dari laman Perpustakaan Universitas Indonesia, media gathering menjadi penting karena praktisi humas atau public relations (PR) dapat membantu perusahaan, mulai dari meningkatkan citra positif, hingga melakukan konfirmasi ketika ada krisis. Berikut rinciannya.
1. Meningkatkan Citra Positif Perusahaan
Media gathering yang bersifat santai cenderung mempermudah jurnalis untuk lebih leluasa menggali informasi. Mengobrol santai dengan narasumber atau petinggi perusahaan hingga mendengar pembicaraan yang seharusnya off the record secara tidak langsung dapat menambah wawasan jurnalis yang meliput.
Ditambah lagi, transparansi perusahaan saat sesi media gathering juga menjadi nilai tambah bagi jurnalis yang ingin melakukan konfirmasi. Dengan begitu, citra positif perusahaan secara tidak langsung terbentuk di benak jurnalis.
2. Membangun Hubungan Baik dengan Media
Media gathering juga biasanya diadakan selama beberapa hari, nantinya para jurnalis diajak melakukan kegiatan menarik seperti wisata dan lainnya. Bahkan, beberapa perusahaan juga membuat acara di tempat yang lebih privat.
Alhasil, kegiatan ini dapat menjalin kedekatan dengan jurnalis. Penyampaian informasi yang dianggap penting dan bernilai berita akan jauh lebih mudah karena kedua pihak saling percaya.
3. Meluruskan Pemberitaan Negatif
Media gathering memang mempermudah perusahaan untuk mendapatkan pemberitaan gratis. Namun yang terpenting, acara ini dapat mempermudah perusahaan untuk meluruskan pemberitaan negatif.
Nah, hal ini dapat diatasi dengan media gathering, yang memudahkan jurnalis untuk meliput langsung, asalkan acara tersebut bernilai berita dan penting bagi pembaca. Sehingga saat sesi doorstop pun, narasumber atau pihak terkait perusahaan dapat lebih transparan mengonfirmasi publisitas negatif tersebut.
4. Memudahkan Pers Terhubung dengan Perusahaan
Media gathering dapat dinilai sukses ketika banyak perwakilan media yang hadir. Hal ini membuat acara Anda tampak layak diberitakan.
5. Meningkatkan Moral Perusahaan
Terakhir, media gathering juga dapat meningkatkan moral perusahaan. Perusahaan Anda bangga karena media dapat mempublikasikan aspirasi perusahaan Anda.
Hal-hal Wajib Disiapkan saat Mengadakan Media Gathering
Hal-hal wajib berikut ini sebaiknya dipersiapkan dengan matang agar media gathering sukses dan meninggalkan kesan baik di mata media.
1. Informasi tentang Perusahaan
Informasi tentang perusahaan menjadi hal utama yang harus Anda persiapkan.
Anda dapat memberikan informasi terkait sejarah pendirian, penghargaan, serta susunan direksi perusahaan.
Pastikan informasi diberikan dengan lengkap, sehingga wartawan dapat mencari tahu lebih dalam mengenai perusahaan Anda.
Hal ini penting, khususnya untuk perusahaan baru atau startup yang berdiri kurang dari empat tahun. Biasanya, beberapa wartawan tidak mengetahui perusahaan yang dimaksud sehingga harus diinformasikan dengan jelas.
Informasi yang lengkap akan memberikan kesan baik kepada wartawan karena mereka akan lebih mudah meliput tentang perusahaan Anda.
2. Informasi tentang Pembicara
Selain tentang perusahaan, Anda juga wajib menyampaikan informasi tentang pembicara yang hadir di acara media gathering.
Anda dapat menjelaskan tentang pembicara dalam lampiran siaran pers atau undangan yang dikirimkan kepada wartawan.
Jika pembicara berasal dari kalangan professional, Anda juga wajib melampirkan CV sederhana yang memaparkan latar belakang pendidikan atau kariernya.
Selain itu, jika Anda ingin mengenalkan brand ambassador dari perusahaan, sebaiknya jelaskan alasan mengapa menunjuknya secara singkat saat presentasi atau dalam siaran pers.
Wartawan hadir untuk menyebarkan informasi terkait perusahaan atau brand Anda, sehingga penting untuk memberikan informasi yang selengkap mungkin.
3. Merchandise
Hal lain yang wajib dipersiapkan adalah merchandise. Pastikan Anda sudah mempersiapkan sesuai dengan jumlah wartawan yang akan diundang ke kegiatan tersebut.
Selain sebagai kenang-kenangan, merchandise juga bisa jadi ajang promosi perusahaan Anda secara pasif, lho.
Pastikan Anda telah memasang logo atau nama dari brand perusahaan pada merchandise. Saat merchandise digunakan oleh wartawan, logo akan dilihat lebih banyak orang.
Anda tidak perlu menyediakan merchandise yang mahal selama bermanfaat untuk wartawan.
4. Konsumsi
Hal lain yang juga wajib dipersiapkan adalah konsumsi. Pastikan Anda menyiapkan konsumsi lebih dari jumlah undangan yang diberikan.
Konsumsi menjadi hal penting ketika Anda mengadakan acara di waktu makan siang atau makan malam.
Jika acara diadakan pada pagi atau sore hari, Anda dapat menyiapkan konsumsi berupa camilan ringan dengan kopi atau teh.
Persiapan yang matang seperti konsumsi yang layak akan memberikan kesan baik kepada wartawan.
Layaknya mengundang tamu ke rumah, wartawan yang hadir ke acara Anda juga harus dijamu dengan baik.
Anda yang ingin mengadakan acara di restoran, pastikan semua menu dapat dikonsumsi oleh wartawan yang hadir juga, ya.
Kesimpulan
Acara media gathering menjadi salah satu cara penting untuk perusahaan mendekatkan diri dengan wartawan.
Penting untuk perusahaan mempersiapkan acara ini dengan baik dan memperhatikan hal-hal wajib berikut.
- Informasi tentang perusahaan
- Informasi tentang pembicara
- Merchandise
- Konsumsi
Jika keempat hal penting untuk dipersiapkan dengan matang, itu akan meninggalkan kesan baik kepada wartawan yang datang.
Hubungan antara perusahaan dan media pun akhirnya akan terbentuk dengan baik, sehingga citra perusahaan di mata wartawan dan publik pun terbangun secara positif.
Jadi, sudah siap mengadakan media gathering dan menjalin hubungan baik dengan para jurnalis? Jangan lupakan empat hal di atas, ya!
