Media trip dikenal sebagai salah satu strategi media relations yang efektif bagi jurnalis.
Dengan merasakan pengalaman langsung berkunjung ke perusahaan, jurnalis dapat menyampaikan informasi yang diperoleh dengan lebih menarik.
Namun, PR harus cermat karena butuh perencanaan matang untuk menggelar media trip.
Bagaimana Merancang Media Trip untuk Jurnalis?
RadVoice Indonesia telah merangkum sejumlah tips efektif bagi PR untuk merancang media trip bagi jurnalis.
1. Tentukan Media yang Sesuai
Pastikan Anda memilih media yang sesuai dengan target audiens, anggaran perusahaan, dan tujuan dari perjalanan dengan jurnalis tersebut.
Jika tujuannya memperkenalkan produksi salah satu produk teknologi, maka media yang diundang adalah media yang khusus membahas soal teknologi.
Begitu juga apabila tujuannya untuk meliput acara kuliner atau memasak, maka pilih media yang fokus pada konten kuliner.
Mengutip Indonesia PR, penting juga untuk berdiskusi terkait hasil liputan sebelum perjalanan dimulai.
Misalnya, Anda dan media menyepakati topik dan di mana artikel akan dipublikasikan, seberapa panjang artikel yang ditulis, hingga unggahan di media sosial jika diperlukan.
2. Siapkan Itinerary yang Menarik
Susun itinerary atau rencana perjalanan dengan terperinci.
Akan tetapi, hindari jadwal yang terlalu padat agar jurnalis memiliki waktu untuk mengolah informasi yang diperoleh selama media trip.
Anda dapat menggabungkan kegiatan formal seperti presentasi dengan kegiatan informal seperti mengunjungi perusahaan agar jurnalis dapat merasakan pengalaman secara langsung.
Contoh jadwal media trip yang dapat Anda buat:
- Hari pertama: berkunjung ke lokasi utama.
- Hari kedua: menjadwalkan wawancara dengan narasumber.
- Hari terakhir: menggelar diskusi penutup.
Susunan itinerary ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Buat serinci mungkin lengkap dengan waktu, lokasi, dan narasumber terkait.
Kehadiran narasumber yang ahli di bidangnya dapat menambah kelengkapan informasi bagi jurnalis.
Anda ingin menggelar media trip yang menarik minat jurnalis? Hubungi RadVoice sekarang.
3. Sediakan Press Kit
Anda dapat menyediakan press kit dalam bentuk cetak atau digital seperti press release, foto, video, profil perusahaan, fact sheet, dan informasi tambahan lainnya.
Apabila dalam bentuk digital, Anda dapat menyimpannya di USB, Google Drive, atau melalui link unduhan.
Keberadaan press kit saat media trip akan sangat membantu jurnalis lebih cepat memahami topik.
Selain itu, perusahaan dapat menyampaikan pesan yang ingin ditonjolkan melalui informasi yang disampaikan dari press kit tersebut.
4. Atur Logistik
Logistik menjadi salah satu faktor penting saat media trip. Jurnalis pun akan memberikan kesan yang positif jika logistik tersedia dengan baik.
Kebutuhan logistik dapat dimulai dari transportasi, akomodasi, hingga konsumsi.
Untuk transportasi, Anda harus memastikan kendaraan tersedia sejak awal perjalanan.
Jika media trip dilakukan di luar kota, maka persiapkan tiket kereta, pesawat, atau transportasi lain yang memang digunakan.
Sementara jika ke luar negeri, Anda juga harus memastikan tiket, visa, dan dokumen lain yang dibutuhkan sudah tersedia. Jangan lupa koordinasikan waktu penjemputan agar sesuai dengan jadwal peserta.
Untuk akomodasi seperti penginapan, Anda juga sebaiknya memilih penginapan yang dekat dengan lokasi acara agar waktu lebih efisien.
Pastikan tempat menginap memiliki fasilitas seperti koneksi internet atau ruang kerja untuk mempermudah jurnalis.
5. Evaluasi Hasil Media Trip
Usai perjalanan berakhir, jangan lupa untuk mengevaluasi hasilnya. Hitung jumlah publikasi, lihat kualitas pemberitaan, dan minta kritik atau saran dari jurnalis terkait penyelenggaraan acara.
Hasil evaluasi ini penting untuk perbaikan media trip selanjutnya.
Anda juga perlu menjaga komunikasi dengan para jurnalis. Berikan nomor kontak penting yang berkaitan sebagai sumber berita bagi jurnalis.
Kesimpulan
Merancang media trip yang efektif membutuhkan perencanaan yang baik.
Anda dapat memulainya dengan menentukan media yang tepat, menyiapkan itinerary yang menarik, menyediakan press kit bagi jurnalis, mengatur transportasi hingga akomodasi, dan mengevaluasi hasil media trip.
Jangan lupa untuk tetap menjaga hubungan baik dengan para jurnalis usai perjalanan berakhir.
