Salah satu tugas tim public relations adalah membangun media relations atau relasi dengan media. Menjalin hubungan dengan media akan memberikan dampak yang sangat besar untuk perusahaan.
Media relations dapat menjadi sarana brand, perusahaan, atau perorangan untuk menyampaikan pesan ke khalayak umum. Fungsi media relations lainnya adalah dapat menjadi sokongan reputasi perusahaan atau brand.
Sama halnya dengan membangun relasi dengan rekan, membangun relasi dengan media juga tidak instan. Membutuhkan konsistensi dan perjalanan panjang untuk bisa membangun relasi media yang erat.
Lantas, bagaimana caranya membangun relasi media yang erat? Artikel ini akan membahasnya dengan lengkap.
Kunci Membangun Media Relations yang Erat
Membangun relasi media membutuhkan energi dan waktu yang panjang. Berikut ini beberapa kunci membangun media relations yang erat.
1. Mulai dengan Strategi yang Jelas
Salah satu kunci membangun media relations yang erat adalah Anda perlu memulainya dengan strategi yang jelas. Apa fokus kegiatan relasi media yang ingin Anda lakukan tahun ini?
Dirangkum dari laman Prowly, Anda dapat memulai strategi relasi media tersebut dengan cara 5W+1H. Berikut detailnya.
Pertama, apa yang membuat klien atau perusahaan Anda spesial? Kedua, siapakah pelanggan atau customer potensial Anda? Ketiga, di mana pelanggan dapat mengetahui produk atau jasa Anda? Untuk hal ini, biasanya pelanggan atau audiens mendapatkan informasi melalui majalah, blog, podcast, influencer media sosial, atau bahkan media sosial itu sendiri.
Berikutnya, mengapa media harus meliput produk atau jasa Anda? Dan kapan Anda meluncurkan kampanye atau campaign serta seberapa lama itu berlangsung? Terakhir, bagaimana Anda mengukur kesuksesan campaign PR tersebut?
Dengan mengetahui 5W+1H itu, Anda bisa mulai memetakan hal apa yang akan menjadi fokus. Dari situ, Anda bisa mulai membangun strategi kampanye yang tepat.
2. Rekrut Tim yang Tepat
Kunci berikutnya adalah merekrut tim yang tepat. Di dunia media relations, brand atau perusahaan Anda akan sangat beruntung ketika memiliki in-house agency atau tim relasi media internal. Anda pun dapat lebih cepat mengeksekusi strategi kampanye.
Menurut laman Prowly, media relations harus mengandalkan pesan yang jelas dan konsisten sebelum disampaikan, sehingga tim relasi media satu suara dan perspektif. Hal tersebut akan berdampak ketika salah satu rekan tim media relations Anda melakukan pitching ke media.
Bangun tim relasi media Anda hari ini. Anda dapat mulai dengan membuat dokumen yang berisi rencana detail dan mudah dibagikan ke tim, sehingga mempercepat jalur interaksi antar tim. Bonusnya, tim Anda mudah memahami petunjuk berupa “who’s speaking with who about what” atau siapa membahas dengan siapa dan tentang apa.
3. Lakukan Follow-up
Kunci membangun media relations yang terakhir adalah melakukan follow-up. Mengapa Anda perlu melakukan follow–up?
Menurut laman Skogrand PR Solutions, follow-up diperlukan karena jurnalis dan editor menerima hingga ratusan surat elektronik setiap hari. Jika mereka belum merespons, bukan berarti pitch atau siaran pers Anda tidak menarik. Anda perlu mengingatkan kembali tentang surat elektronik yang Anda kirim.
Di samping itu, follow-up dilakukan untuk reframe atau membentuk ulang pitch yang telah Anda lakukan. Anda masih memiliki kesempatan untuk mengubah sudut pandang atau mengubah siaran pers menjadi lebih newsworthy atau bernilai berita.
Keuntungan lainnya adalah Anda berkesempatan membangun kedekatan dengan jurnalis dan editor. Anda dapat mengobrol lebih banyak topik, bahkan mendapat rujukan jurnalis atau editor lain yang mungkin tertarik pada pitch atau siaran pers Anda. Dengan ini, relasi media terjalin lebih maksimal.
Bagaimana caranya follow-up dalam dunia media relations? Menurut PR Couture, Anda dapat lakukan dua hingga tiga hari berikutnya setelah mengirim surat elektronik. Prinsipnya adalah satu surat elektronik, satu panggilan telepon. Bila perlu, kirim surat elektronik baru agar jurnalis dan editor dapat melihat notifikasi Anda lebih dahulu.
Kesimpulan
Media relations dapat membantu brand Anda untuk menjalin hubungan bisnis dan korporasi dengan media. Secara umum, terdapat tiga kunci yang membantu Anda mengeratkan media relations tersebut, yakni:
- Memulai dengan strategi yang jelas dan detail.
- Merekrut tim media relations yang tepat dan cekatan.
- Melakukan follow-up kepada jurnalis atau editor.
Itulah penjelasan tiga kunci membangun media relations yang erat. Semoga dengan tips ini, Anda dapat mengeksekusi strategi kampanye brand atau perusahaan Anda. Selamat mencoba!
